Kaip susieti „Excel“ duomenis su „PowerPoint“ pristatymu

Jei rengiate pristatymą, visada norite turėti naujausius duomenis. Tokiu būdu galite užtikrinti, kad jūsų skaidrės būtų tikslios ir atspindėtų tikrovę.

Tačiau kartais tenka sukurti pristatymą, nes kolegos vis dar kaupia duomenis. Kaip galite užtikrinti, kad bet koks jų atliktas „Excel“ duomenų bazės pakeitimas atsispindėtų „PowerPoint“ skaidrėje?

Čia atsiranda nuorodos įklijavimo funkcija. Štai kaip jį naudoti norėdami užtikrinti, kad savo pristatyme visada turėtumėte naujausią duomenų bazę ir diagramų informaciją.

Norėdami susieti „Excel“ lentelę su pristatymu, ji pirmiausia turi egzistuoti. Jei jūsų kolegos jos dar nesukūrė, galite sukurti rezervuotos vietos lentelę, kurią galite pasirinkti ir nukopijuoti, o tada paprašyti komandos draugų atnaujinti jos turinį. Sukūrę pradinius duomenis, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

1. Pasirinkite lentelę, kurią norite nukopijuoti į pristatymą.
2. Spustelėkite Kopijuoti arba paspauskite Ctrl + C (komandą + C Mac vartotojams).
3. Atviras Microsoft Powerpoint.
instagram viewer
4. Atidarykite failo pristatymą, su kuriuo dirbate, jei tokį jau turite; kitu atveju spustelėkite Tuščias pristatymas.
5. Tuščioje skaidrėje eikite į Pagrindinio meniu juosta.
6. Spustelėkite ant rodyklė žemyn pagal įklijavimo piktograma.
7. Pasirinkite Įklijuoti specialų…
8. Specialaus įklijavimo lange pasirinkite Įklijuoti nuorodą radijo mygtukas.
9. Pasirinkite „Microsoft Excel“ darbalapio objektas.
10. Paspauskite Gerai.

Kai tai padarysite, „PowerPoint“ pristatyme pamatysite lentelę, kurią nukopijavote iš „Excel“.

Tačiau norėdami redaguoti pridėtos lentelės turinį arba formatavimą, turite pasiekti šaltinio „Excel“ failą. Norėdami tai padaryti, galite atidaryti failą, kuriame jį išsaugojote; arba galite dukart spustelėti lentelę ir ji automatiškai atidarys šaltinio failą.

Susijęs: Kaip tvarkyti savo skaičiuokles programoje „Excel“.

Dinaminės diagramos kūrimas

Vienas iš paprasčiausių būdų vizualizuoti, palyginti ir analizuoti duomenis ir tendencijas yra diagramų naudojimas. Tačiau jei norite sukurti diagramą iš ką tik sukurtos susietos „Excel“ lentelės, pirmiausia turite tai padaryti iš jos šaltinio failo. Sukūrę diagramą galite nukopijuoti ir susieti ją su PowerPoint failu. Štai kaip tai padaryti.

1. Pasirinkite diagramą, kurią sukuriate „Excel“.
2. Spustelėkite Kopijuoti arba paspauskite Ctrl + C (komandą + C Mac vartotojams).
3. Atviras Microsoft Powerpoint.
4. Eikite į skaidrę, kurioje norite įdėti ką tik nukopijuotą diagramą.
5. Ant Namaimeniu juosta, spustelėkite rodyklė žemyn pagal įklijavimo piktograma.
6. Viduje konors Įklijavimo parinktys, galite pasirinkti Naudoti paskirties temą ir nuorodos duomenis (L) arba Išlaikyti šaltinio formatavimą ir susieti duomenis (F). Tai yra atitinkamai trečioji ir ketvirtoji piktogramos. Pirmoji parinktis leidžia naudoti temą, kurią naudojate pristatymui, o antroji išlaiko šaltinio „Excel“ failo išvaizdą.
7. Įklijavę diagramą galite perkelti ją pagal savo poreikius.

Susijęs: Kaip sukurti galingus grafikus ir diagramas „Microsoft Excel“.

Diagramos atnaujinimas

Deja, jei reikia pakeisti diagramą, turėsite atidaryti jos šaltinio duomenis programoje „Excel“. Jei turite prieigą prie „Excel“ failo, galite tiesiog atlikti pakeitimus tiesiogiai ir jie turėtų automatiškai atsispindėti „PowerPoint“ diagramoje.

Jei nesate atidarę „Excel“ failo, galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite PowerPoint diagramoje, tada pasirinkite Redaguoti duomenis > Redaguoti duomenis programoje „Excel“. kontekstiniame meniu. Taip pat galite pasirinkti Redaguoti duomenis > Redaguoti duomenis norėdami atidaryti nedidelį langą, jei reikia atlikti tik nedidelius pakeitimus.

Jei atlikti pakeitimai automatiškai neatsispindi PowerPoint diagramoje, galite ją atnaujinti rankiniu būdu. Norėdami tai padaryti, spustelėkite diagramą ir eikite į Diagramos dizaino meniu juosta, tada spustelėkite Atnaujinti duomenis. Tai ištrauks naujausią informaciją iš susieto „Excel“ failo ir atnaujins informaciją, rodomą „PowerPoint“ diagramoje.

Skirtingai nuo „Excel“ duomenų lentelės, bet kokie „Excel“ diagramos dizaino pakeitimai neturės įtakos diagramai „PowerPoint“. Dėl šios priežasties, prieš nukopijuodami į pristatymą, turite užbaigti diagramos, iš kurios kopijuojate „Excel“, dizainą ir pobūdį.

Arba galite savarankiškai atlikti „PowerPoint“ diagramos dizaino pakeitimus. Tai reiškia, kad galite pakeisti pristatymo diagramos išvaizdą nepaveikdami diagramos, kurią nukopijavote iš „Excel“.

Norėdami atlikti šiuos pakeitimus, spustelėkite diagramą, tada eikite į Diagramos dizaino meniu juosta. Galite pasirinkti, kaip atrodo diagrama Diagramos stiliai. Jei manote, kad dabartinis diagramos tipas netinkamai tinka jūsų pristatymui, netgi galite jį pakeisti.

Spustelėkite Keisti diagramos tipą norėdami atidaryti naują langą. Iš ten kairiajame stulpelyje galite pasirinkti bet kurį jums patinkantį diagramos tipą.

Susijęs: Kaip sukurti linijinę diagramą „Excel“.

Kartais negalite prisiminti, ar jūsų pateiktyje esančios lentelės ir diagramos yra susietos su „Excel“ failu. Arba gali būti, kad susiejote PowerPoint duomenis su skaičiuokle, bet neprisimenate, kur juos išsaugojote.

Galite tiesiogiai patikrinti „PowerPoint“ failą, ar jis susietas su kokiu nors failu ir kur šie failai yra. Norėdami tai padaryti, spustelėkite Failas viduje konors meniu juosta. Atsidariusiame viso ekrano meniu eikite į Informacija kairiajame stulpelyje.

Pagal Informacija langas, ant dešinė ranka stulpelį, eikite į Susiję dokumentai. Spustelėkite Atidarykite failo vietą norėdami pamatyti, kur išsaugomi susieti failai.

Jei perkėlėte susietus Excel failus, spustelėkite Redaguoti nuorodas į failus. Atsidarys nuorodų langas, kuriame bus rodomas kiekvienas susietas objektas ir prie jo pridėto failo vieta. Langas siūlo keturis pasirinkimus:

• Atnaujinti dabar: atnaujinkite objekto duomenis į naujausius susieto failo pakeitimus.
• Atviro kodo: atidaromas susietas Excel failas.
• Keisti šaltinį…: atidaro failų naršyklės langą, kad pakeistumėte susietą failą.
• Nutraukti nuorodą: pašalina nuorodą iš pristatymo.

Visada atnaujinkite

Ši puiki funkcija pirmą kartą pasirodė „Microsoft Office 2010“ ir nuo tada buvo prieinama visiems „Office“ vartotojams. Taigi, kai kuriate pristatymą remdamiesi nepilnais duomenimis, jums nebereikės nerimauti, kad ateityje jį atnaujinsite rankiniu būdu.

Nukopijavę „Excel“ informaciją ir įklijuodami ją į pristatymą kaip susietą elementą, garantuojate, kad naujausi duomenys bus automatiškai atnaujinti į „PowerPoint“ failą.

10 „PowerPoint“ patarimų, kaip paruošti profesionalų pristatymą

Naudokite šiuos „Microsoft PowerPoint“ patarimus, kad išvengtumėte dažnų klaidų, sudomintumėte auditoriją ir sukurtumėte profesionalų pristatymą.

Skaitykite toliau

Apie autorių