Kaip parašyti projekto pasiūlymą

Galite būti darbuotojas, norintis, kad vadovybė veiktų pagal jūsų idėjas, smulkaus verslo savininkas, bandantis tam tikrais būdais padėti jūsų klientui, arba pradedantysis, norintis pritraukti pinigų iš investuotojų.

Vienas dalykas, kurį turite padaryti, yra parašyti projekto pasiūlymą, kad gautumėte patvirtinimą dėl geresnės priežasties. Taip gausite būtinų išteklių, įrankių ar biudžeto, kad paverstumėte savo idėją kažkuo nuostabiu.

Taigi, supraskime, kaip parašyti projektinį pasiūlymą, kuris patinka ir pritaria sprendimų priėmėjams.

Koks yra idealus projekto pasiūlymo formatas?

Prieš pradėdami rašyti projekto pasiūlymą, pirmiausia pažvelkime į jo apibrėžimą.

Dokumentas, kurį naudojate siūlydamas projektą ir paaiškindamas jo tikslą, rezultatus ir nuoseklų planą, kaip pasiekti šį tikslą, vadinamas projekto pasiūlymu.

Štai projekto pasiūlymo formatas, kurio turėtumėte laikytis pateikdami jį aukštesnėms institucijoms.

1. Viršelis

Pirmas dalykas, kurio jums reikia, yra viršelio lapas, skirtas parašyti projekto pavadinimą. Po jos kitame puslapyje pateikiamas turinys, kad būtų lengviau nuskaityti dokumentą.

2. Santrauka

Antras dalykas jūsų projekto pasiūlyme turėtų būti santrauka. Turėtumėte įtraukti svarbiausius dalykus, kuriuos vadovybė norėtų žinoti apie jūsų projektą. Pavyzdžiui:

• Problema, kurią išspręsite.
• Jūsų siūlomas šios problemos sprendimas.
• Jūsų plano metmenys.
• Šio projekto rezultatas.

Tada apibendrinkite viską į išvadas savo santraukos pabaigoje.

3. Projekto aprašymas

Tai bus didžiausia jūsų projekto pasiūlymo dalis, kurioje viską aptarsite.

Fonas: Šioje skiltyje kalbate apie praeityje vykdytus projektus, pasiektus rezultatus ir kodėl jūs esate tinkamas asmuo ar komanda dirbti su šiuo projektu. Norėdami pabrėžti savo mintį, galite pridėti, kaip galite kad projektas būtų sėkmingas remiantis pamokomis, kurias išmokote iš ankstesnių užduočių, kurias atlikote.

Projekto darbo planas: Čia galite aprašyti žingsnis po žingsnio procesą, kaip ketinate išspręsti konkrečią problemą, kurią sprendžiate.

Susijęs: Geriausi patarimai, kaip išskirti projekto ataskaitas

Projekto reikalavimai: Šiame skyriuje aprašote biudžetą, išteklius arba įrankius, kurių prireiks projektui užbaigti. Jei įmanoma, taip pat galite aprašyti, kur bus išleisti pinigai arba kokių išteklių ar įrankių jums reikės kuriai užduočiai atlikti.

Leidimas / projekto stebėjimas: Tai vieta, kurioje aprašote, kas priims sprendimus dėl projekto ir kaip jūsų organizacija ar komanda viską stebės.

4. Priedai

Galiausiai, čia galima įtraukti papildomos medžiagos, kuri neįtraukta į pasiūlymą. Tai gali būti svarbūs duomenys ar kita smulkmena, kurią vadovybė gali naudoti siekdama daugiau sužinoti apie jūsų projektą ir jo reikalavimus.

Kaip parašyti gerą projekto pasiūlymą

Kad ir kaip būtų svarbu žinoti, kaip pateikti pasiūlymą tinkamo formato su teisinga informacija, jis taip pat turi būti įtikinamas, kad būtų patvirtintas. Taigi, čia yra keletas dalykų, į kuriuos turėtumėte atsižvelgti pradėdami rengti projekto pasiūlymą.

• Prieš ką nors rašydami įsitikinkite, kad pažįstate savo auditoriją. Išsiaiškinkite, su kokiais terminais jie rezonuoja, kokio tipo tonas jiems būtų geresnis, tada atitinkamai parašykite dalykus.
• Sutelkite dėmesį į pristatymą. Įsitikinkite, kad viską perteikėte įtikinamai, aiškiai ir paprastai.
• Kad išvengtumėte painiavos, nenaudokite savo kūrybiškumo formate. Vietoj to, vadovaukitės įprastu metodu. Tačiau, jei jūsų vadovybė jau suteikė jums formatą, įsitikinkite, kad griežtai jo laikotės.
• Pagaliau, redaguoti ir koreguoti savo projekto pasiūlymą kad išvengtumėte bet kokių spausdinimo ar gramatinių klaidų.

Kokios yra septynios projekto pasiūlymo dalys?

Dabar aptarėme, kokio formato turėtumėte laikytis rašydami projekto pasiūlymą, ir įvairius būdus, kaip jį padaryti įtikinamą. Supraskime, kokias dalis turite įtraukti į savo projekto pasiūlymą.

1. Problema

Šiame skyriuje aprašote problemą, kurią sprendžiate, arba projekto pasiūlymo tikslą.

Nors rašydami atminkite, kad žmonės, su kuriais bendraujate, yra užsiėmę. Taigi įsitikinkite, kad viską pateikiate aiškiai, glaustai ir remdamiesi patikimais faktais. Jei įmanoma, nedėkite savo nuomonių ir neilginkite skyriaus ilgio.

2. Sprendimas

Sprendimų skiltyje, užuot nurodę akivaizdžius dalykus, išskirkite jį tiksliai nurodydami, kaip spręsite šią problemą ir kodėl jums pasiseks.

Kad jis būtų paveikesnis, sutelkite dėmesį į sprendimus priimančių asmenų (arba savo skaitytojų) požiūrį. Pagalvokite, ką jie turi galvoti skaitydami, ką jie gali norėti sužinoti toliau arba kokį klausimą jie gali iškelti perskaitę šią detalę ar tą dalyką. Tada galite rašyti toliau pagal tai, ką išmokote.

Be to, viską pagrįskite faktais ir tyrimais.

3. Tikslai

Kai sprendžiate problemą arba laukiate tam tikrų rezultatų, sėkmę užtikrinate išdėstydami tikslus. Būtent tai ir darysite šiame skyriuje – nustatykite SMART (specifinius, išmatuojamus, pasiekiamus, realistiškus ir laiku) tikslus.

Atminkite, kad jūsų tikslai turi pabrėžti jūsų pasiūlymo kokybę. Galų gale, jie yra būdas įtikinti jūsų vadovybę, kad tai įmanoma ir galite išspręsti problemą, kurią sprendžiate.

4. Pristatymas

Rezultatai yra sėkmės kriterijai, apibūdinantys vadovybei, kas bus pasiekta įgyvendinant šį projektą ir kaip jis bus sėkmingas. Įsitikinkite, kad tai taip pat laiku, kaip ir jūsų tikslai. Pavyzdžiui, X % daugiau pardavimų šį atostogų sezoną.

5. Planas ir strategijos

Tada aprašote, kokio požiūrio taikysite siekdami tikslų ir tuos rezultatus. Įtraukite žingsnis po žingsnio procesą ir išsamiai aptarkite strategijas, kurias čia taikysite.

Be to, parodykite, kodėl šis metodas bus tinkamas ir veiksmingas.

6. Projekto biudžetas

Aprašykite viso projekto kainą. Kiek jums reikės finansavimo, kokių išteklių ir priemonių reikės? Būtinai aptarkite visas detales.

7. Išvada

Galiausiai apibendrinkite viską – problemą, sprendimą, savo idėjas, projekto naudą ir visa kita šiame skyriuje. Būtinai pabrėžkite faktus, kad jūsų projekto pasiūlymas būtų patvirtintas.

Kokie yra skirtingų projektų pasiūlymų tipai?

Formaliai prašoma

Kai jūsų klientas pateikia raštišką ar oficialų prašymą dėl projekto, jūs pateikiate oficialiai prašomą pasiūlymą. Šį pasiūlymą parašyti lengviausia, nes tiksliai žinote, ko potencialus klientas ieško projekte, ką įtraukti ir kokio formato laikytis.

Neoficialiai prašoma

Šis projektinis pasiūlymas yra palyginti sudėtingas, nes skirtingai nei ankstesnis, čia pateiktas prašymas yra žodinis arba būtinai neformalus. Neturite specifikacijų, ką pristatyti, todėl gali tekti atlikti kai kuriuos tyrimus.

Neprašytas

Šiuos projektinius pasiūlymus rašyti sunkiausia. Jie panašūs į šaltą piką. Jūs pateikiate juos, kai randate klientą, kuriam gali prireikti išspręsti kokią nors problemą.

Jei dirbate su tokio tipo projekto pasiūlymu, turite atlikti daug tyrimų ir įtikinti.

Tęsinys

Tęstinių projektų pasiūlymai rašomi kaip jau patvirtinto projekto atnaujinimas. Čia nurodote veiksmus, biudžetą ir kiekvieną reikalavimą bei prašote patvirtinti plano tęsimą.

Jei jūsų klientui reikia didelių projekto pakeitimų, jis pats tą kartą pateiks prašymą.

Papildomas

Jei dirbate su projektu ir sužinote, kad jums gali prireikti daugiau išteklių, nei skaičiavote, rašote ir pateikiate papildomą projekto pasiūlymą. Jame pateikiamas prašymas dėl papildomų išteklių, tiksliai paaiškinant, kodėl jums jų reikia ir kiek laiko užtruks projekto užbaigimas.

Atnaujinimas

Jei kai kuriuos projektus klientui įvykdėte sėkmingai, o dabar norite daugiau paramos jiems tęsti, rašote atnaujinimo projekto pasiūlymą.

Projekto pasiūlymas buvo paprastesnis

Rašyti projekto pasiūlymą gali atrodyti bauginanti užduotis, tačiau jei turite reikiamos informacijos, pradėti bus lengviau.

O dabar, kai žinote, kaip parašyti pasiūlymą su tinkamu formatu, įtraukimais ir kokybe, kad gautumėte patvirtinimą, viskas paruošta! Eikite į priekį ir parašykite savo pirmąjį projekto pasiūlymą.

8 geriausi projektų valdymo ataskaitų tipai, kuriuos turėtumėte žinoti

Nesvarbu, ar esate projekto vadovas, ar projektų valdymo komandos narys, turite žinoti apie dažniausiai pasitaikančias ataskaitų rūšis. Štai keletas iš jų!

Skaitykite toliau

Apie autorių