Paruošimas 1 Niekada neplanuokite susitikimo be tikslo. Jei galite atlikti tai, ko jums reikia, naudodami el. laišką ar atmintinę, geriau sutaupykite sau ir kolegoms laiko. 2 Pradėkite nuo vieno pagrindinio veiksmo dalyko – galutinio susitikimo tikslo. Koks jūsų tikslas ar trokštamas rezultatas? Kodėl renkatės? Ką reikia padaryti? 3 Užsibrėžę susitikimo tikslą, pagalvokite, koks susitikimas būtų geriausias – vienas prieš vieną? Sesija tarp dviejų mažų komandų? Ar tiesiog jūs, lyderis, kalbate su keliais pagrindiniais žaidėjais apie savo žaidimo planą? 4 Kai nuspręsite dėl savo pagrindinio dėmesio, apibūdinkite viską, kas turi įvykti, kad palaikytumėte šį rezultatą. Supaprastinkite planą kaip visumą į mažesnius veiksmų elementus; visi konkretūs, apčiuopiami ir priskirtini grupei. 5 Daugelis biurų jau veikia nuotoliniu būdu ir naudoja įprastas virtualių susitikimų programas, pvz., Zoom, Skype ar Google Meet. Jei jums ar jūsų įmonei nuotolinių susitikimų erdvių pasaulis yra naujokas, atlikite tyrimą ir išsirinkite geriausią virtualių susitikimų programą pagal savo poreikius. 6 Nuspręskite, kiek laiko turėtų trukti jūsų susitikimas; kaip įprasta, jūsų susitikimas neturėtų trukti ilgiau nei valandą. Sukurkite paprastą susitikimo trukmės tvarkaraštį, paskirstydami visą laiką, skirtą atskiriems, apibrėžtiems blokams, kurių kiekvienas būtų skirtas kažkam konkrečiam. 7 Tuo atveju, kai susitikimas tikrai turi trukti ilgiau nei valandą, gali būti tinkama trumpa pertrauka viduryje. Suplanuokite penkias minutes, jei planuojama, kad tai bus ilgas atstumas. 8 Jei jūsų namų biuras ar darbo zona dar nėra pritaikyta virtualiam susitikimui, prieš susitikimo dieną įsitikinkite, kad viskas yra tinkamos formos. Šviesus, neutralus fonas ir stiprus apšvietimo šaltinis sukuria profesionalų miniatiūrų vaizdą. 9 Iš anksto paruoškite darbotvarkės lapą, kad susirinkusieji galėtų jais pasinaudoti, kai vedate virtualų susitikimą. Šis lapas padės jiems likti su jumis, kai kalbate; tai taip pat padės išsiaiškinti susitikimo viziją ir sutvarkyti savo mintis. 10 Oficiali skaidrių demonstracija arba „PowerPoint“ pristatymas taip pat gali sutaupyti laiko, ypač jei turite daug faktų, statistikos ar skaičių, kuriais norite pasidalinti per šį ribotą laikotarpį. 11 Jei šaltiniu galima bendrinti skaitmeniniu būdu, visada greičiau pateikti hipersaitų, dokumentų ir nuorodų jūsų komandai, nei išmokyti juos visko, ką jiems reikės žinoti susitikimo metu pats. Jei reikalingas labiau įtrauktas mokymas, jis turėtų būti suplanuotas atskirai ir, jei įmanoma, grupėse. 12 Nustatykite visas kliūtis ir nežinomus dalykus, su kuriais vis dar susiduriate. Jei reikia, suplanuokite šiek tiek laiko atvirai diskusijai. Nurodykite keletą skirtingų galimybių, kurių galite siekti, jei kelias neaiškus. 13. Suteikite sau kontrolinį sąrašą, į kurį turėtumėte kreiptis, kai tik pateiksite savo žaidimą. Tai turėtų būti sąrašas visko, ką turite perduoti savo komandai, taip pat veiksmų elementus ir viską, kas veda prie jų logistiniu požiūriu. Ši nuostata užtikrina, kad šiuo metu niekas nebus pamiršta.
Kviečia 14 Įvertinkite savo veiksmų sąrašą ir įsivaizduokite komandą, kurią turite sudaryti, kad galėtumėte jais efektyviai ir efektyviai pasirūpinti. Kam reikia dalyvauti? Kokia yra kiekvieno dalyvio įtraukimo priežastis? 15 Pakvieskite tik tuos, kurių jums reikia. Nors neturėtumėte jaustis apsiriboję vienu ar kitu konkrečiu numeriu, visada verta sudaryti kuo trumpesnį svečių sąrašą, nepamirštant apie ką nors svarbaus. 16 Jei įmanoma, iš anksto pakvieskite savo dalyvių sąrašą. Paskutinės minutės susitikimai yra puikūs, kai reikia arba esant kritinei situacijai; planuodami sudėtingesnius, organizuotus projektus, jūsų mintys visada turėtų būti keliomis savaitėmis į priekį. Diena 17 Prieš pradėdami, išvalykite savo sritį nuo galimų trukdžių, ypač jei jungiatės iš namų. 18 Prieš tai valgykite pietus ar greitą užkandį ir pasigerkite stikline vandens. 19 Kaip ir bet kurio kito profesionalaus susitikimo metu, jūsų išvaizda turi būti išauklėta ir tinkama biurui. 20 Mikrofono, fotoaparato ir „Wi-Fi“ patikrinimas prieš susitikimą yra vienas iš būdų išvengti nelemtų techninių trikdžių pasirodymo metu. Jei naudojate nešiojamąjį kompiuterį, įsitikinkite, kad esate prijungtas prie maitinimo šaltinio, pripildytas sulčių ir pasiruošęs dundėti. 21 Jūsų internetinė kamera turi pasitikti jus akių lygyje. Stenkitės įspausti langą kuo arčiau internetinės kameros akies. Norite, kad jūsų sklaidos kanalas būtų patogus tiems, su kuriais susitiksite. Akių kontaktas padeda. 22 Jei nervinatės arba niekada nedalyvavote nuotoliniame internetiniame susitikime, prieš tai pasitreniruokite fotoaparate, niekam nežiūrint. Jūsų šypsena ekrane greičiausiai atrodys ir jausis daug kitaip nei tikroji; emocijos fotoaparate yra įgūdis, tačiau po kelių virtualių susitikimų jums net nereikės apie tai galvoti. 23 Nutildykite telefoną; išjunkite darbalaukio pranešimus ir viską, kas gali kelti triukšmą susitikimo metu. Jei įmanoma, prieš pat susitikimą paskirkite laiko atsakyti į paskutinės minutės pranešimus arba susisiekti su bet kuo svarbiu, kurį aktyviai stebite. 24 Po ranka turėtumėte turėti užrašų programėlę arba lapelį ir rašiklį, kad galėtumėte greitai atlikti užrašus ir užduotis. Turėtumėte būti šalia, įsitraukti ir domėtis tuo, kas kalba ir kas yra sakoma. Per 25 Jei esate susitikimo organizatorius, greitai imkitės veiksmų. Pradėkite nedelsdami ir punktualiai ir pasakykite, ką reikia pasakyti, prieš imdamiesi pirmojo veiksmo. 26 Jei reikia, gali reikėti paskirti ką nors įrašyti posėdžio protokolą. Kai kurios bendradarbiavimo programinės įrangos rūšys iš tikrųjų galės tai padaryti už jus. Dokumentacija yra greičiausias būdas greitai sugauti tuos, kurie nedalyvauja, ir visi dalyvaujantys asmenys atsiskaito už tai, kas iš tikrųjų buvo pasakyta ir pasidalinta. Jei įmanoma, stenkitės to nepraleisti. 27 Priklausomai nuo susirinkimo dydžio ir pobūdžio, prisistatymai gali būti tvarkingi. Jei reikia, susitikimo pradžioje suplanuokite tam tikrą pristatymo laiką. 28 Vaidmenų priskyrimas kiekvienam veiksmo elementui, žinoma, bus viena iš svarbiausių bet kurio virtualaus susitikimo dalių. Vėlgi, prieš prasidedant susitikimui jau turėtumėte žinoti, kokie yra šie vaidmenys ir kas juos atliks. 29 Nustatykite laiko juostą ir, jei įmanoma, padarykite tai vizualiai. Praneškite visiems, kada kitą kartą paliesite bazę. Sumaniai paskirkite terminus. Pradėkite pakankamai iš anksto, kad visi turėtų daugiau nei pakankamai laiko sėkmei. 30 Sumažinkite betikslį plepėjimą, ypač susitikimo pradžioje. Kai tik įgausite pagreitį, paprastai nebereikės tęsti mikrovaldymo. 31 Vienas iš būdų sustiprinti susitikimo rezultatą yra greitas pakartotinis aprašymas pabaigoje, peržiūrint kiekvieną vaidmenį ir tikslą. 32 Prieš atidėdami posėdį, įsitikinkite, kad visi nueina nuo stalo su viskuo, ko reikia, kad galėtų judėti pirmyn. Kiekvienas turėtų žinoti savo vaidmenį ir ko iš jų tikimasi prieš pasirašydamas. Pabaigoje skirkite kelias minutes, kad pateiktumėte visus klausimus ir išvalytumėte orą nuo painiavos. 33 Jei užpakalinėje dalyje liko laiko ir niekas nieko nesako, paskambinkite iš anksto. Patvirtinkite, kad visi yra tame pačiame puslapyje, ir tęskite dieną. Po to 34 Jei jūs pats arba viršininkas jums paskyrė veiksmą, užlipkite ant jo. Nedelsdami pradėkite dirbti su trumpalaikiais veiksmais. Pradėkite planuoti dalykus, esančius toliau. 35 Jei jo dar neturite, naujas grupės kalendorius gali būti patogus būdas planuoti tolesnius susitikimus ateityje. Tai bus ypač naudinga, jei ši komanda bendradarbiaus dažnai, bent jau artimiausioje ateityje. 36 Jei vykdote instrukcijas ar nurodymus, sekite visas iškilusias problemas ar kylančius klausimus. Neskubios užklausos paprastai gali būti įtrauktos į sąrašą, kurį papildote eidami. Žinoma, jei tikrai įstrigote, visada turėtumėte nedelsdami ištiesti ranką, kad atsistotumėte. 37 Prisiminkite visus savo „laimėjimus“, net ir mažus dalykus, prieš iš tikrųjų atlikdami visą veiksmą. Jie yra puikus būdas sekti savo pažangą ir gali suteikti labai reikalingą moralinį postūmį nusivylimo akimirkomis. 38 Kai jūs ir jūsų kolegos darote pažangą, iš horizonto iškils nauji tikslai ir iššūkiai. Vaidmenys vystysis ir atsiras naujų tikslų – norint, kad viskas būtų kartu realiuoju laiku, būtina atvira komunikacijos linija. Kai komandos nariui pasiseka, jis turėtų žinoti, kas jo laukia toliau. Visada duokite kiekvienam žmogui ką nors veikti ir kur nueiti. Ateities 39 Sekite viską. Jei organizuojate pastangas, apsilankykite taip dažnai, kaip reikia, ypač jei kam nors atrodo sunku. 40 Pagalvokite apie susitikimą savo laiku. Kas sekėsi gerai? Kas užsitęsė? Apsvarstykite, kas tinka jums ir jūsų komandai, o kas ne. Ateityje darykite tai, ką galite, kad nepatektumėte į tuos pačius spąstus.
5 laiką taupančios programos, skirtos geresniems susitikimams tiek prisijungus, tiek neprisijungus
Nesvarbu, ar esate virtualus, ar asmeniškai, jūsų laikas gali būti praleistas efektyviau ir produktyviau, jei naudojate tinkamus įrankius susitikimams organizuoti ir valdyti.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
