Kaip kartu naudoti „Microsoft Teams“, „OneDrive“ ir „SharePoint“ bendradarbiaujant

Pastaruoju metu galite pastebėti, kad padaugėjo bendradarbiavimo darbo srities programų. Jei turite „Microsoft 365“ planą, jums nereikia jokių papildomų nuotolinio darbo įrankių. Viskas, ko jums reikia, yra „Microsoft Teams“, „OneDrive“ ir „SharePoint“, kad galėtumėte labai produktyviai ir nesiblaškydami bendradarbiauti namuose ar biure.

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip „Microsoft Teams“, „OneDrive“ ir „SharePoint“ gali padėti tvarkyti užduotis / dokumentus, bendradarbiauti nuotoliniu būdu ir palaikyti pokalbius.

„Microsoft Teams“ bendradarbiaujant

„Microsoft Teams“ laikosi 360 laipsnių bendradarbiavimo ir bendravimo metodo. Jūs ir jūsų komanda galite tiesiog pasirūpinti daugeliu projekto aspektų tiesiai iš komandų. Galite rengti komandos susitikimus, asmeninius skambučius, siųsti pranešimus, pasiekti failų ir dirbti su riktais.

Toliau pateikiamos svarbiausios į bendradarbiavimą orientuotos „Microsoft Teams“ funkcijos, leidžiančios nuotolinėms ir mišrioms komandoms veikti visapusiškai:

1. Skambučiai, susitikimai ir žinutės

„Microsoft Teams“ yra patikima programa, skirta komandos skambučiams ir susitikimams. „Outlook“ kalendoriuje galite planuoti susitikimus konkrečios komandos grupės susitikimams.

Kiekvienas narys gaus automatinius įspėjimus, kad niekas nepraleistų svarbių projekto susitikimų. Komandos taip pat leidžia komandos nariams iš atokių vietų dalyvauti susitikime telefono skambučiais.

„Microsoft Teams“ laikosi sriegiuotų grupių tekstų formato. Atkreipkite komandos narių dėmesį pažymėdami juos @ pasirašykite žinučių siuntimo metu.

2. Ekrano bendrinimas

Komandos susitikimų metu spustelėkite Bendrinkite turinį mygtuką, norėdami bendrinti įvairius kompiuterio išteklius. „Microsoft Teams“ leidžia bendrinti:

• Darbalaukis, skirtas sklandžiai bendradarbiauti su keliais langais, iššokančiaisiais langais, pranešimais ir programomis.
• Konkretus langas, kai reikia sutelkti dėmesį į vieną konkretų turinį ir išlaikyti darbalaukio veiklą privačią.
• PowerPoint pristatymai. Publika, jei nori, gali judėti skaidrėse.
• „Microsoft Whiteboard“, skirta bendram vartotojo sąsajos / UX projektavimui, gaminių projektavimui ir daugeliui kitų.

3. Viešosios ir privačios komandos

Viešieji komandos kanalai leidžia laisvai bendradarbiauti su išoriniais kontaktais. Pavyzdžiui, bendradarbiaudami su kliento kūrėjais kurkite viešas grupes grafikos dizaineriams, programų kūrėjams.

Kai dirbate ką nors už kliento projekto ribų, geriau sukurti privatų komandos kanalą komandos nariams. Galite dalytis failais, aptarti idėjas ir priimti sprendimus, kurie nepatenka į kliento sritį.

„OneDrive“, skirtas bendram darbui

„OneDrive“ yra „Microsoft“ debesies saugyklos paslauga, užtikrinanti puikų duomenų saugumą. Įrankis leidžia komandos nariams lengvai pasiekti projekto failus ir dokumentus iš bet kurios vietos.

Kai nustatote komandą „Microsoft Teams“, „OneDrive“ tampa numatytuoju debesies saugykla. Bendradarbiaujant komandoje arba tarp komandų galite naudoti šias funkcijas:

1. Failų saugojimas ir sinchronizavimas

Kiekvienam projektui galite sukurti bendrinamą biblioteką. Tada pridėkite komandos narius, kuriems reikia dirbti su projektu. Dabar visi nariai gali pasiekti bet kokius failus, kuriuos sukuriate arba įkeliate į šią biblioteką.

„OneDrive“ programos sinchronizuoja jūsų įrenginį su debesies platforma ir automatiškai išsaugo naujausią failą vietiniame diske. Todėl jūs ir jūsų komanda galite dirbti su projekto dokumentais, net jei internetas kurį laiką nėra pasiekiamas. Tačiau bet koks bendradarbiavimas realiuoju laiku nebus pasiekiamas, kai įrenginys neprisijungęs.

2. Bendrinimo ir prieigos valdymas

Jūs visiškai kontroliuojate savo duomenis. Nebent bendrinate failą bet kurioje „Microsoft Teams“ grupėje arba „OneDrive“ bendrinamoje bibliotekoje, jūsų failas yra visiškai privatus. Jei reikia skubiai bendrinti bet kurį failą, tiesiog nuvilkite jį į bendrinamą biblioteką arba komandų grupę.

Galite nustatyti įvairius projekto failų ir dokumentų prieigos valdiklius. Tarkime, kad kuriate tinklaraštį, skirtą artėjančiai kompiuterių saugos dienai. Jums reikia kūrybinio komandos indėlio.

Galite rankiniu būdu bendrinti turinio nuorodą su keliais komandos nariais ir be reikalo nesidalyti ja su visa komanda. Tada galite apriboti turinio atsisiuntimą, suteikti tik peržiūros prieigą ir pan.

3. Bendradarbio žymėjimas

Turinio redaktoriai, leidėjai, projektų vadovai gali sumažinti savo užduočių apkrovą įdiegę dokumentų žymėjimą. Jei redaguojate tinklaraščio juodraštį ir reikia, kad rašytojas prie turinio pridėtų istorinių duomenų, galite tiesiog paminėti juos dokumente naudodami @ ženklas.

Rašytojas arba turinio kūrėjas gaus automatinį el. laišką su nuoroda į failą ir komentarą. Nereikia persekioti turinio kūrėjo per pranešimų programas ar balso skambučius. Taip sutaupysite daug laiko jums ir jūsų komandai.

4. Redagavimas realiuoju laiku

Galite sutrumpinti turinio kūrimo ir patvirtinimo laiką, pereidami prie redagavimo realiuoju laiku. Didelės apimties turinio projektams jūsų komanda turėtų taikyti šį metodą.

Jūs ir jūsų projekto komanda galite atidaryti tą patį „Excel“, „Word“ arba „PowerPoint“ failą naršyklėje. Visi turinio kūrėjų, redaktorių ir tvirtintojų atlikti pakeitimai bus rodomi visiems bendradarbiams.

„SharePoint“ bendradarbiavimui

Galite naudoti Microsoft SharePoint kaip numatytąjį intraneto portalą bet kokiam projektui. Galite saugiai diegti bet kurio projekto užduotis, ataskaitas, darbo eigas ir rezultatus tinkle nevaldydami jokio pagrindinio serverio.

Štai sąrašas SharePoint funkcijų, kurias norėtumėte naudoti bendradarbiaujant su visiškai nuotoline arba mišria darbo jėga:

1. Turinio vadyba

„SharePoint“ galite lengvai tvarkyti projekto duomenis, pvz., dokumentus, failus, vaizdus, ​​dizaino išteklius, telefono kontaktus, el. pašto kontaktus ir vaizdo įrašus. „SharePoint“ svetainėje galite sukurti atskirus segmentus kiekvienam failui.

Galite pridėti metaduomenimis pagrįstą paieškos programą, kad komandos nariai galėtų lengvai pasiekti failus iš bet kurios vietos. Vartotojai taip pat gali pasiekti failus iš mobiliojo telefono, nes „SharePoint“ yra mobiliesiems pritaikyta programa.

2. Bendravimo svetainė

Vaizdinei komunikacijai galite naudoti „SharePoint“. Pavyzdžiui, intranete sukurkite skirtingas komunikacijos svetaines tokioms auditorijoms kaip komandos nariai, klientai, pardavėjai ir pan.

Dabar vienu spustelėjimu galite skelbti naujienas apie projektą, produktą ar paslaugą pirmiau minėtose svetainėse. Galite naudoti „SharePoint“ komunikacijos svetaines projekto būsenos ataskaitų suvestinėms skelbti ir klientų komentarams rinkti.

„SharePoint“ svetainėse taip pat galite lengvai pridėti kalendoriaus įvykius, laiko juostas ir projekto valdymo užduotis.

3. Bendrinimas ir leidimų kontrolė

„SharePoint“ galite nustatyti skirtingas bendrinimo taisykles ir lygius. Pavyzdžiui, komandos nariai gali gauti redagavimo prieigą, išoriniai bendradarbiai – peržiūrėti, o klientai gali visiškai valdyti projekto svetainę sistemoje „SharePoint“.

„SharePoint“ svetainėse yra įvairių leidimų valdiklių, kuriuos galite naudoti, kad lengvai pasiektumėte turinį su atitinkama apsauga. Galite pasirinkti iš Viso valdymo, dizaino, redagavimo, prisidėjimo ir skaitymo.

Produktyvus ir įperkamas bendradarbiavimas

Naudoti visas šias „Microsoft Teams“, „OneDrive“ ir „SharePoint“ bendro darbo funkcijas yra lengvas dalykas.

Dabar galite pradėti vykdyti projekto užduotis, tvarkyti dokumentus, naudoti lentą realiuoju laiku ir dirbti komandoje iš bet kurios vietos.

9 geriausi būdai valdyti savo komandą „Microsoft Teams“.

Naudodami „Microsoft Teams“ galite sudaryti planą, organizuoti darbą ir sklandžiai bendradarbiauti kaip komandos vadovas. Štai keletas patarimų, kurie padės pradėti!

Skaitykite toliau

Apie autorių