Kaip pagerinti laiko valdymą naudojant DRY principą

Jei dirbate biure ar namuose, didelė tikimybė, kad jūsų produkcija yra skaitmeninė, o tai dažnai ateina dėl daug laiko reikalaujančių ar pasikartojančių užduočių, kurias atliekate kasdien.

Galbūt girdėjote terminą „dirbkite protingiau, o ne sunkiau“, ir būtent čia atsiranda DRY principas. DRY reiškia Don't Repeat Yourself ir tiksliai nurodo, kaip galite pagerinti laiko valdymą ir produktyvumą.

Kaip veikia DRY principas?

DRY principas iš pradžių buvo paminėtas 1999 m. išleistoje knygoje „The Pragmatic Programmer“ ir buvo naudojamas programuotojų, kad supaprastintų kodą. Pagrindinė prielaida yra ta, kad užuot rankiniu būdu kartoję tas pačias darbo eigas nuolat, automatizuokite šį procesą, kad sutaupytumėte laiko.

Iš pažiūros tai gali atrodyti akivaizdu, tačiau yra daug užduočių, kurias darbuotojai kartoja kiekvieną dieną. Pavyzdžiui, kiek el. laiškų gaunate ir rašote kasdien? Kiekvienam siunčiamam el. laiškui iš esmės iš naujo sukuriate tą pačią struktūrą su šiek tiek kitokia formuluote, o tai užima daug laiko.

Susijęs: Geriausi ataskaitų teikimo įrankiai projektų vadovams

DRY principas reikalauja, kad po vieną atkreipkite dėmesį į visus darbe atliekamus veiksmus. Kad atitiktumėte šį reikalavimą, galite įtraukti užduotis, kurios patenka į šias kategorijas:

• Neplanuoti, pvz., gaunami klientų pranešimai.
• Mėnesinės ir metinės pareigos, pavyzdžiui, metinės ataskaitos arba vienas prieš vieną.
• Rutina arba dalykai, kuriuos darote kiekvieną dieną.

Naudodami šį sąrašą galite pradėti išsiaiškinti, kurie iš jų veikia pagal DRY principą. Atkreipkite dėmesį į tai, kaip kiekvienas iš jų pasikartoja, užima daug laiko ir (arba) bauginantis, ir atkreipkite dėmesį į tai. Jūsų geriausi varžovai bus pagrindiniai DRY principo subjektai, ir jūs galite pradėti juos automatizuoti kiek tik galite.

Kai kurių dalykų negalėsite visiškai automatizuoti, ir tokiais atvejais galėsite supaprastinti atsakomybės aspektus.

Kurkite savo el. laiškų šablonus

Vienas iš paprasčiausių ir neabejotinai geriausių būdų automatizuoti išvestį yra sukurti šabloną. Kaip minėta, daugelis jūsų atliekamų veiksmų greičiausiai priklauso nuo tos pačios konkrečios struktūros, pavyzdžiui, klientams siunčiamais el. laiškais ir mėnesinėmis ataskaitomis. Turint šablonų banką, pasikartojimų skaičius žymiai sumažėja.

Galite automatizuoti savo el. laiškus dviem skirtingais būdais. Galite naudoti tokią programą kaip TextExpander, kuri leidžia įrašyti teksto dalis į Santrumpos ir kai einate rašyti kito el. laiško, tiesiog įveskite norimą naudoti santrumpą ir jis automatiškai sukurs tą tekstą. Taip pat galite tai naudoti „Slack“ ir kitose momentinių pranešimų paslaugose.

Susijęs: Kaip automatiškai kopijuoti arba nematomą kopiją sau „Outlook“ ir „Gmail“.

Arba galite automatizuoti savo el. laiškus programoje. „Outlook 365“ tiesiog atlikite šiuos veiksmus:

1. Pažymėkite tekstą, kurį norite išsaugoti.
2. Eikite į Įdėti skirtuką ir spustelėkite Greitos dalys.
3. Spustelėkite Išsaugokite pasirinkimą greitųjų dalių galerijoje.
4. Pavadinkite jį ir spustelėkite GERAI.
5. Kai norite juo naudotis, eikite į Įterpti > Greitos dalys ir pasirinkite tą, kurį norite naudoti.

Jei naudojate „Gmail“, turėsite tai užtikrinti Šablonai yra įjungti. Tiesiog eik į Nustatymai > Išplėstiniai > Šablonai ir spustelėkite Įjungti > Gerai. Tada atlikite šiuos veiksmus:

1. El. laiške pažymėkite norimą tekstą.
2. Spustelėkite tris vertikalius taškus el. laiške, eikite į Šablonai ir spustelėkite Išsaugoti juodraštį kaip šabloną.
3. Tada, norėdami jį naudoti, spustelėkite vertikalius taškus el. laiške, eikite į Šablonai ir pasirinkite tą, kurį norite naudoti.

Kurkite savo darbo šablonus

Panašiai kaip el. laiškuose, galite sukurti šablonus praktiškai bet kokiam darbui. Nesvarbu, ar tai ataskaita, skaičiuoklė, projektas ar dar kas nors. Siekiama, kad kiekvienas veiksmas kartotųsi kuo mažiau, todėl turint šabloną tai būtų lengva išspręsti.

„Microsoft“ ir „Google“ turi didžiulį šablonų pasirinkimą, kurį galite pasirinkti arba galite sukurti savo. Nors pradinė sąranka gali užtrukti, ilgainiui ji daugiau nei atsipirks. Taip pat, jei reguliariai pateikiate skaidrių demonstracijas, sukurkite standartinį šabloną, į kurį galėsite grįžti ir prireikus redaguoti.

Susijęs: Sukurkite profesionalią sąskaitą faktūrą nuo pat pradžių

Būtinai išsaugokite visus savo šablonus konkrečioje vietoje, kad prireikus galėtumėte juos paskambinti. Jei pastebėsite, kad vienas iš jų netaupo jūsų laiko, naudokite ankstesnio darbo tekstą, kad informuotumėte savo rašymą.

Automatizuokite savo įprastas užduotis

Yra daugybė užduočių, kurias atliekate, kurios yra neįtikėtinai pasikartojančios. Nuo įvykių planavimo, darbų sąrašo rašymo, užrašų darymo, failų išsaugojimo ir dar daugiau. Nors juos atlikti gali prireikti vos kelių minučių, tai greitai susikaupia ir atitraukia jūsų dėmesį nuo darbo.

Zapieras yra puiki programa, skirta supaprastinti kelis darbo srautus, nes ji leidžia bendrauti tarp dažniausiai naudojamų programų ir siunčia duomenis užduotims atlikti. Pavyzdžiui, jei naudojate „Gmail“ ir „Google“ diską, galite nustatyti darbo eigą, kai el. pašto priedai automatiškai išsaugomi „Google“ diske. Tai tarsi pašalina tarpininką.

Kai sukuriate nemokamą paskyrą, tiesiog atlikite šiuos veiksmus:

1. Iš jūsų Prietaisų skydelis, spustelėkite Sukurkite „Zap“..
2. Paieška jūsų naudojamai programai, kurioje vyksta įvykis, pvz., „Gmail“.
3. Pasirinkti Trigerio įvykis, pvz., gaunate el. laišką.
4. Prijunkite programą.
5. Pasirinkite programą, į kurią norite siųsti duomenis, t. y. „Google“ diską.
6. Pasirinkite rezultatą, ty išsaugomas failas.

Nustačius „Zap“, šis procesas bus visiškai automatizuotas.

DRY principas, kurį apėmėte

Kai visi šie procesai vyksta fone, jūsų laikas atlaisvinamas, todėl jums nereikia jaudintis, kad rankiniu būdu atliksite tuos pasikartojančius darbus. Iš visų produktyvumo įrankių DRY principas leidžia efektyviausiai valdyti laiką.

Išnaudokite dabar turimą laiką, kad maksimaliai padidintumėte savo našumą ateityje, ir pamatysite, kad daug daugiau savo dienos galėsite skirti svarbiausiems dalykams. Visada yra dalykų, kuriems galite pritaikyti DRY principą, todėl peržiūrėkite savo darbo krūvį ir sužinokite, ką galite automatizuoti.

9 kasdienės užduotys, kurias galite automatizuoti naudodami „Zapier“.

Štai keletas kasdienių užduočių, kurias galite automatizuoti nekoduodami Zapier, kad sutaupytumėte laiko ir palengvintumėte gyvenimą.

Skaitykite toliau

Apie autorių