10 geriausių patarimų, kaip išskirti projekto ataskaitas

Šiomis dienomis neįmanoma galvoti apie projektą be ataskaitos. Tiesą sakant, kai kuriems projektams reikia parengti kelias ataskaitas per jų gyvavimo ciklą. Jūsų projektams ir klientams gali prireikti generuoti įvairių tipų ataskaitas, tačiau visos ataskaitos turi būti glaustos ir lengvai suprantamos.

Šiame straipsnyje sužinosite, kaip sudaryti veiksmingą ataskaitą apie baigtą arba vykdomą projektą.

1. Aiškūs ir glausti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai

Jūsų projekto ataskaitose turėtų būti laiko apskaitos žiniaraščiai. Ji turi būti glausta, tačiau joje taip pat turi būti visa reikalinga informacija, kad gavėjai galėtų lengvai ją suprasti iš pirmo žvilgsnio.

Geriau sudaryti savaitinį darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir, jei reikia, galite jį sudaryti kas dvi savaites arba kas mėnesį. Darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose turėtų būti nurodytas išteklių pavadinimas, užduoties pavadinimas, data, savaitės diena, prisijungimo laikas, atsijungimo laikas ir bendras darbo laikas.

Užuot rankiniu būdu įvedę visus duomenis į skaičiuoklę, galite

naudokite bet kurią darbo laiko apskaitos žiniaraščio programą, pvz., „Timely“.. Čia galite įrašyti savo darbo valandas, užduočių pavadinimus ir kt. Tada įrankis automatiškai generuos darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitas.

2. Išsami išlaidų ataskaita

Išsami išlaidų ataskaita yra būtina ne tik klientui. Taip pat jūsų komandai naudinga sekti biudžetą ir faktines išlaidas projekto gyvavimo ciklo metu.

Išlaidų ataskaitoje turi būti nurodyta prekė arba paslauga, jos kiekis, prekės vertė, numatomas biudžetas, išlaidos ir likutis. Jei kuris nors komandos narys nori įsigyti kokią nors paslaugą ar produktą projektui, paprašykite jo atsiųsti panašią išlaidų ataskaitą.

Įsitikinkite, kad jie nusipirks tą prekę tik gavę jūsų patvirtinimą ir pateikite jums sąskaitą. Taigi galite įtraukti duomenis į galutinę išlaidų ataskaitą ir neleisti, kad išlaidos viršytų biudžetą.

3. Išsamios projekto būsenos

Kai kuriate projekto ataskaitą, joje turėtų būti aiškiai nurodyta projekto būsena. Projekto būsena nereiškia esamos darbo eigos būsenos. Taip pat turėtų būti įtraukti kiti duomenys, pvz., skirtumai tarp planuojamo ir faktinio grafiko, variacijos tarp numatomų ir faktinių išlaidų, likusių užduočių, uždelsto termino (jei toks yra), galimos rizikos ir problemos ir taip toliau.

Turėtumėte sukurti išsamią ataskaitą su būsena visais įmanomais kampais. Asanos universalios ataskaitos funkcija gali padėti parengti projekto būsenos ataskaitas įvairiomis apimtimis ir kampais.

4. Išteklių paskirstymas

Rengdami užduočių paskirstymo ataskaitą įsitikinkite, kad ji padeda kitiems patikrinti išteklių prieinamumą ir prireikus deleguoti užduotis. Pateikite suskirstymą, kiek valandų kiekvienas išteklius skirs kiekvienai užduočiai tokiose ataskaitose.

Tai padės vadovams ir kolegoms žinoti, kuris komandos narys užimtas ir kas turi laisvo laiko. Galite lengvai rinkti duomenis ir naudoti juos ataskaitoje planuodami būsimą išteklių planavimo įrankius, pvz., Sidabrinis kibiras.

Susijęs: Geriausi įrankiai ir patarimai, kaip efektyviai perduoti užduotis

5. Vizualizuokite pajėgumų panaudojimą

Tikėtina, kad įtrauksite projekto išteklių panaudojimo ataskaitą. Turite atskirti apmokestinamąjį naudojimą nuo viso išteklių naudojimo. Todėl labai svarbu, kad kiekvienam duomenims sukurtumėte atskirus stulpelius.

Taip pat galite nurodyti išteklių pavadinimą ir individualų panaudojimą bei komandinį panaudojimą. Panašiai galite skirti šiek tiek laiko, kad apdovanotumėte ir pripažintumėte geriausius rezultatus atlikusių žmonių sėkmę išteklių naudojimo srityje.

6. Tikėtina ir faktinė rizika

Rizikos vertinimas yra neatsiejama projekto valdymo dalis. Todėl turėtumėte tiksliai vizualizuoti rizikos vertinimo duomenis. Galbūt planuodami projektą pagalvojote apie tam tikrą riziką. Tačiau įgyvendinant projektą rizikos vertinimas keičiasi. Kurdami projekto ataskaitą, paminėkite visas suvokiamas ir faktines rizikas.

Ataskaitoje apie riziką turėtų būti pateikta tikėtinos rizikos apžvalga, po kurios nurodoma rizika, su kuria projektas susidūrė iki ataskaitos datos. Taip pat būtina paminėti visus rizikos profilio pokyčius, kuriuos jūs ar jūsų komanda nustatėte projekto eigoje.

7. Projekto portfelio analizė

Jei vienu metu vadovaujate daugiau nei vienam projektui ir jums reikia parengti ataskaitą, kad galėtumėte išanalizuoti savo portfelį, turite būti atsargūs. Visų pirma, eikite į prietaisų skydelį, kuriame paryškinsite visų projektų pavadinimus, kad būtų lengviau vizualizuoti.

Prietaisų skydelyje taip pat turėtų būti projektų santrauka, pvz., etapai, terminas, dabartinė pažanga, biudžetas ir biudžetas. išlaidas ir išteklių paskirstymą. Taip pat galite naudoti skirtingus grafikus, kad galėtumėte vizualizuoti duomenis vienoje vietoje. Vėliau kiekvienam projektui galite sukurti atskirus skyrius ir juos analizuoti atskirai.

Yra šiek tiek patikimi projektų portfelio valdymo įrankiai prieinama rinkoje. Galite pasirinkti bet kurį iš geriausių įrankių profesionalioms ir išsamioms ataskaitoms kurti.

8. Duomenų ir ženklinimo konvencija

Jūsų projekto ataskaitose turėtų būti standartinė duomenų ir etikečių taisyklė. Jei norite sukurti savo organizacijos ataskaitą, vadovaukitės organizacijos taisyklėmis. Jei kuriate ją klientui, galbūt norėsite su juo aptarti, kaip jam patiktų ataskaitoje pateikta informacija.

Be to, ataskaitoje naudokite trumpas ir tikslias etiketes, kad kiekvienas galėtų suprasti be jokių sunkumų. Be to, pabandykite laikytis vietinių laiko ir datos standartų. Jei dirbate JAV įsikūrusioje organizacijoje iš JK, idealu būtų naudoti JAV datos konvencijas.

9. Interaktyvios diagramos ir grafikai

Nesvarbu, kokio tipo ataskaitą ruošiatės sudaryti, interaktyvios diagramos bus naudingesnės auditorijai. Skaitinių duomenų pilnos eilutės ir stulpeliai gali priversti žmones nesudominti. Vietoj to kurkite diagramas ir grafikus, kuriuose būtų rodomi papildomi duomenys, kai kas nors užveda pelės žymeklį virš grafiko.

Yra įvairių grafikų ir diagramų, kurias galite naudoti savo ataskaitose. Tarp jų dažniausiai naudojamos skritulinės diagramos, linijinės ir juostinės diagramos. Atsižvelgiant į duomenų tipą, turite pasirinkti diagramą arba diagramą, kad būtų lengviau vizualizuoti.

10. Atsiliepimų skyrius

Kiekviena projekto ataskaita sukeltų teigiamų ar neigiamų atsiliepimų. Visose projekto ataskaitose turi būti skyrius, kuriame klientai ar vadovai galėtų pateikti savo atsiliepimus. Peržiūrėję ataskaitas, auditorija gali pateikti savo atsiliepimus ir pasiūlymus šioje skiltyje.

Taigi, jums nereikia atskirai prašyti atsiliepimų. Tai taip pat parodys, kad norite žinoti savo apribojimus ir tobulėti. Vėliau galėsite įgyvendinti pasiūlymus savo projekto darbo eigoje.

Pradėkite kurti projekto ataskaitą

Sėkmingas pristatymas priklauso nuo to, kaip kuriate auditorijai skirtą ataskaitą. Rengdami ataskaitą atsižvelkite į aukščiau paminėtus dalykus, kad sukurtumėte efektyvias projekto ataskaitas.

Taip pat galite naudoti patikimą duomenų vizualizavimo įrankį, kad profesionaliai pateiktumėte ataskaitas kartu su kūrybiškumu.

8 geriausios „Google Data Studio“ funkcijos, skirtos duomenų analizei ir vizualizacijai

Norite padaryti įspūdį savo auditorijai veiksmingomis duomenų įžvalgomis ir patraukliomis vizualizacijomis? Išbandykite šias „Google Data Studio“ funkcijas.

Skaitykite toliau

Apie autorių