„Getting Things Done“ (GTD) vs. „Zen to Done“ (ZTD): kuri yra geriausia produktyvumo sistema?

Nors kiekviena diena gali atrodyti kaip žongliravimas, svarbu viską vertinti perspektyvoje. Tačiau blaškymosi yra daug. Kartais gali atrodyti, kad nuolat kovojate, kad susikoncentruotumėte į jums svarbiausius tikslus. O kas, jei būtų sistema, kuri padėtų jums pašalinti laiką, praleistą ne tokiai svarbiai veiklai?

Čia praverčia produktyvumo sistemos, tokios kaip „Getting Things Done“ (GTD) ir „Zen to Done“ (ZTD). Jie leidžia geriau suprasti darbo eigą, supaprastina bendravimą ir sumažina laiką, praleistą neefektyviam darbui. Pažvelkime į abi šias sistemas.

Kas yra „Getting Things Done“ (GTD) sistema?

„Getting Things Done“ (GTD) yra laiko valdymo technika, kurią sukūrė produktyvumo guru David Allen. Pagrindinė metodikos idėja kyla iš sampratos, kad mūsų protas yra tarsi užgriozdinta erdvė, pilna nebaigtų užduočių ir projektų, kuriuos turime atlikti.

GTD tikslas – padėti žmonėms susitvarkyti savo gyvenimą metodiškai apibrėžiant užduotis, suskirstant jas į veiksmingus žingsnius, stebint pažangą ir galiausiai jas atliekant.

Kaip naudoti GTD sistemą

GTD susideda iš penkių paprastų pratimų, kaip pašalinti netvarką iš jūsų smegenų, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu. Penki žingsniai išvardyti žemiau:

Užfiksuoti: Pirmas svarbus žingsnis yra surinkti ir užfiksuoti visas laukiamas užduotis išorės užduočių valdymo įrankiai arba užduočių sąrašo programas arba tiesiog užsirašydami juos ant popieriaus lapo. Šios užduotys gali būti asmeninio arba profesinio pobūdžio, pvz., el. laiškai, susitikimai ar žinutės. Šis žingsnis yra labai svarbus, nes per daug užduočių gali turėti įtakos jūsų koncentracijai ir energijai.

Paaiškinkite: Kitas žingsnis – visas užduotis suskirstyti į valdomus ir perspektyvius veiksmų elementus, kuriuos galima visiškai aiškiai iššifruoti. Tai padės jums nustatyti praktiškus ir tinkamus daiktus, o jūs galite atsikratyti tų, kurie nėra svarbūs.

Organizuoti: Trečias žingsnis – nustatyti užduočių prioritetus ir suskirstyti jas į kategorijas pagal sudėtingumą, kontekstą arba būtinų veiksmų skubumą. Naudodami šią techniką galite nuspręsti, ar užduotis reikia atlikti iš karto, atidėti vėlesniam naudojimui, ar išvis išmesti. Dauguma GTD vartotojų naudokite aplankus ir užduočių sąrašus užduotims tvarkyti ir tvarkyti tinkamai.

Apžvalga: Retkarčiais turėtumėte pabandyti peržiūrėti ir išanalizuoti savo darbo eigą. Tai padeda nustatyti užduotis, kurioms reikia jūsų dėmesio. Išsami darbo eigos analizė gali turėti didelės įtakos bendram efektyvumui, todėl svarbu nepraleisti akimirkos, kai nustatote tolesnius veiksmus.

Užsiimk: Dabar, kai viskas tvarkoje, paskutinis žingsnis yra įsitraukti arba pradėti dirbti su pasirinktomis užduotimis prioritetine tvarka.

GTD metodo privalumai

Modelis apima visos informacijos fiksavimą iš išorės ir veiksmų atlikimą vėliau, numatytu laiku arba kai įvyksta koks nors išorinis paleidiklis. GTD pranašumus galima apibendrinti taip:

Daugiau dėmesio, mažiau netvarkos: GTD padeda registruoti visus savo projektus ir planus. Galite kurti užduotis su terminais, susieti pastabas su kalendoriaus įvykiais, hierarchiškai išdėstyti užduotis vilkdami ir mesti juos į aplankus bei rodyti priminimus su vaizdiniais pranešimo metodais, naudodami tinkamus įrankiai.

Išlaikykite sveiką darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą: Nesunku rasti pusiausvyrą gyvenime, kai gali tinkamai sekti įsipareigojimus ir užduotis. Veiksminga organizavimo sistema, tokia kaip GTD, išlaisvina jus nuo nerimo bandant valdyti savo laiką ir išteklius.

Susijęs: Nesudėtingos darbų programos, skirtos susitelkti ties užduotimis ir atlikti reikalus

Kūrybiškumas: GTD padeda geriau organizuoti savo darbą ir gyvenimą, kad galėtumėte rasti laiko sekti savo aistrą ir plėtoti kūrybines idėjas bei siekius. Laikui bėgant pastebėsite padidėjusį pasitikėjimą priimant sprendimus, taip pat geresnę sveikatą ir kokybiškesnius santykius.

Kas yra Zen to Done (ZTD) sistema?

Zen to Done – tai Leo Babautos sukurtas požiūris į asmeninį produktyvumą. Zen to Done sudaro dešimt produktyvumą didinančių įpročių, kurie pagerins jūsų darbo būdą ir supaprastins jūsų gyvenimą. Sukurtas remiantis pagrindiniais GTD principais, jis gali padėti efektyviai valdyti visas svarbiausias užduotis ir projektus.

Kaip naudoti ZTD sistemą

Zen to Done (ZTD) rekomenduoja įtraukti dešimt įpročių, kurie padidins produktyvumą. Nors visa sistema skatina žmones susiformuoti dešimt įpročių, minimalistinis ZTD orientuojasi tik į keturis pagrindinius įpročius. Atsikratę šių keturių įpročių, kitus šešis padaryti bus daug lengviau. Pažvelkime į keturis pagrindinius minimalistinės ZTD sistemos įpročius:

Surinkite: Nesunku prarasti svarbią informaciją, jei jos kur nors neužsirašote, tokiu atveju visas tas laikas, praleistas renkant tas mintis ir idėjas, gali būti iššvaistytas. Galite naudoti tokius įrankius kaip popierinis bloknotas, lipnūs lapeliai arba užrašų programėlės telefone kurios yra lengvai prieinamos.

Jei esate komandos dalis, prasminga turėti vieningas darbo eigos sistemas, kurios gali sklandžiai įrašyti užduotis, pastabas, kontaktus ir failus, skirtus informacijai užfiksuoti ir nuskaityti.

Procesas: Labai rekomenduojama kartą per dieną tikrinti gautuosius arba darbų sąrašus. Pradėkite dieną peržiūrėdami ir apdorodami informaciją. Taip siekiama paskatinti įprotį greitai priimti sprendimus. Ištrinkite visus elementus, kurių jums nereikia. Jei negalite adresuoti elemento, paveskite jį tinkamam asmeniui. Jei tai užtrunka dvi minutes ar mažiau, padarykite tai iš karto arba užsirašykite, kad nepamirštumėte.

Planas: Planavimas yra pagrindinis įprotis, padedantis apibrėžti svarbiausias kiekvienos dienos užduotis (MIT) ir atitinkamai jas suplanuoti bei atlikti. Galite pradėti sudarydami svarbiausių užduočių (MIT) ir „Didžiųjų uolų“ arba svarbių dienos ir savaitės projektų sąrašą.

MIT yra konkrečios, į laiką orientuotos užduotys, kurios yra jūsų kasdienio darbų sąrašo pagrindas. Taip pat turėtumėte pabandyti sukurti kasdienes, savaitės ir mėnesio procedūras, kurios gali padėti pagerinti bendrą produktyvumą.

Atlikite: Tai skatina jus sutelkti dėmesį į vieną užduotį tam tikru momentu, vengiant blaškymosi, pvz., laiškų, telefono skambučių ir tekstinių pranešimų.

ZTD metodo privalumai

Toliau pateikiami pagrindiniai ZTD sistemos pranašumai:

Lengva suprasti: ZTD sistema yra gana lengva suprasti. Sistema siūlo dešimties produktyvumą didinančių įpročių, kurie yra svarbūs sėkmingam jūsų tikslų įgyvendinimui, sąrašą.

Pasirinkite pagrindines užduotis: Ši sistema suskaidoma į paprastus komponentus: svarbiausios dienos užduotys arba MIT, Big Rocks užduočių sąrašas, kuris iš esmės yra pagrindiniai projektai, su kuriais turite dirbti, ir kasdienė ar savaitinė užduotis rutina.

Sureguliuokite trukdžius: Jei esate kaip ir dauguma žmonių, tuo pačiu metu vyksta keli projektai. ZTD ragina išjungti telefonus, el. laiškus, internetą ir net naudoti laikmatį užduotims atlikti. Tai pašalina blaškymąsi, todėl galite likti kelyje ir užbaigti kiekvieną projektą su mažiau trukdžių.

Pagrindiniai GTD ir ZTD skirtumai

• GTD siūlo išsamią užduočių valdymo sistemą, o ZTD yra metodas, integruojantis GTD su įpročiais.
• GTD orientuojasi į užduočių atlikimą, o ZTD – į tikslų siekimą.
• GTD gali būti gana sudėtingas, nes reikia organizuoti ir peržiūrėti daugybę užduočių keliais etapais. Kita vertus, „Zen to Done“ yra intuityvesnė ir paprastesnė sistema, kuria siekiama suskaidyti kompleksą apdoroja 1–3 MIT (svarbiausias užduotis) ir keletą didelių uolų (didelių projektų) per dieną arba savaitę.

GTD ir ZTD: laiko valdymo raktas

Kaip užtikrinti, kad jūsų sunkus darbas virstų rezultatais? Viskas grįžta prie produktyvumo ir laiko valdymo metodų, tokių kaip GTD ir ZTD. Asmenys ir komandos gali juos naudoti siekdami pagerinti asmeninį produktyvumą, laikytis terminų ir efektyviau vykdyti didesnius projektus.

Produktyvumas yra daugiau nei tiesiog žinojimas apie savo laiką ir užtikrinimas, kad jį tinkamai išnaudotumėte. Taip pat svarbu nustatyti tinkamus prioritetus, kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti kiekvieną dieną. Vadovaukitės anksčiau pateiktomis sistemomis ir galėsite puikiai pradėti.

9 kasdienės užduotys, kurias galite automatizuoti naudodami „Zapier“.

Štai keletas kasdienių užduočių, kurias galite automatizuoti nekoduodami Zapier, kad sutaupytumėte laiko ir palengvintumėte gyvenimą.

Skaitykite toliau

Apie autorių