Kaip naudoti įsipareigojimų inventorizavimo metodą užduočių valdymui optimizuoti

Ar kada nors jaučiate, kad turite tiek daug ką nuveikti ir neturite pakankamai laiko tai padaryti? Jei taip, tikriausiai priklausote daugumai gyventojų. Nesvarbu, ar tai darbas, ar pareigos namuose, visada reikia ką nors padaryti.

Galbūt išbandėte įvairius produktyvumo metodus, kad susidorotumėte su savo darbo krūviu, bet vis tiek nepavyko. Tačiau, jei norite patobulinti savo laiko ir užduočių valdymą, įsipareigojimų aprašas galėtų būti jūsų atsakymas.

Kaip veikia įsipareigojimų inventorius?

Įsipareigojimų inventorius yra užduočių valdymo įrankis, leidžiantis efektyviau valdyti savo laiką. Tai paprasta, nors norint, kad tai veiktų, reikia šiek tiek planuoti. Iš esmės jūs sukuriate suskirstytą visų savo įsipareigojimų sąrašą ir nusprendžiate, kiek laiko skirti kiekvienai daliai.

Inventorizacija, kurią sudarote, gali būti susijusi su darbu, tokiu atveju užsirašykite visas įvairias užduotis, kurias atliekate kaip savo darbo dalį. Pavyzdžiui, tai gali būti administravimas, rinkodara, projektas A, projektas B ir susitikimai.

Idėja yra apskaičiuoti, kiek laiko reikia procentais, kad kiekvienos kategorijos darbas būtų atliktas gerai. Jei pastebėsite, kad bendra procentinė dalis viršija 100%, turėsite nuspręsti, ką pašalinti iš savo atsargų.

Susijęs: Priežastys, kodėl turėtumėte naudoti minčių žemėlapius savo kasdieniame gyvenime

Įsipareigojimų aprašas tiksliai parodo, kur turi eiti jūsų laikas ir kodėl negalite visko padaryti. Tai padeda jums išvalyti savo pareigas ir leidžia sutelkti dėmesį į tai, kas įmanoma ir svarbu.

Sukurkite įsipareigojimų sąrašą

Pirmiausia turėsite sudaryti įsipareigojimų sąrašą, kuris turėtų būti jūsų atliekamų užduočių kategorijos. Tai turėtų būti išsamus sąrašas, kuriame turėtų būti viskas, ką jums reikia padaryti kaip savo darbo dalį. Galite sukurti atskirą inventorių, skirtą namų ir gyvenimo pareigoms, arba derinti jį su savo darbo inventoriumi.

„Trello“ yra puiki programa sąrašui generuoti, nes galite sukurti lentas su keliais sąrašais ir peržiūrėti jas greta. Norėdami pradėti, atlikite šiuos veiksmus:

1. „Trello“ viršuje spustelėkite Sukurti > Sukurti lentą.
2. Pavadinkite lentą ir spustelėkite Sukurti.
3. Spustelėkite Pavadinimas Pirmajame sąraše įveskite „Įsipareigojimai“, kad jį pervardytumėte, ir paspauskite Įeikite klaviatūroje.
4. Spustelėkite Pridėti kortelę sukurti naują kategoriją, pvz., administravimas.
5. Kiekvienai kategorijai galite įrašyti Kortelės aprašymas kokios užduotys priskiriamos tai kategorijai.

Dabar, kai turite įsipareigojimų sąrašą, galite pradėti skaičiuoti, kiek procentų laiko reikės kiekvienam įsipareigojimui. Nebūkite brangūs dėl bendro procento šiuo metu; tiesiog prie kiekvieno įsipareigojimo parašykite, kiek laiko jums pagrįstai prireiktų, kad tai padarytumėte gerai.

Susijęs: Patarimai, kaip valdyti „Trello“ lentas

Kai tai padarysite, galite sudėti procentus ir rasti bendrą sumą. Čia dauguma žmonių pastebi, kad jų bendras skaičius viršija 100%.

Realiai vertinkite savo laiką

Procentų dėsnis diktuoja, kad 100% jūsų laiko yra maksimumas, kurį galite duoti. Jei jūsų įsipareigojimams reikia daugiau nei tai, tikėtina, kad jums seksis prastai, arba tiesiog nieko neatliksite.

Taigi turėsite nuspręsti, ką reikia pašalinti iš jūsų inventoriaus, kad galėtumėte gerai dirbti ir tinkamai valdyti savo laiką. Gali būti sudėtinga pašalinti dalykus iš šio sąrašo, ypač jei tai reiškia mesti projektą arba pasakyti „ne“ žmonėms. Tačiau būtina realistiškai vertinti, kas įmanoma bet kurią dieną ar savaitę.

Galbūt norėsite pašalinti darbo užduotis, kurios:

• Galite lengvai deleguoti.
• Ar papildomos pareigos, kurioms neturite laiko, t.y., konkretūs projektai.
• Nebūtina.

Norėdami ištrinti „Trello“ korteles, užveskite pelės žymeklį ant kortelės, spustelėkite Redaguoti piktogramą ir pasirinkite Archyvas. Tęskite tai tol, kol jūsų įsipareigojimai sudarys 100% jūsų laiko.

Susijęs: Kaip laikytis terminų ir laiku atlikti užduotis

Naudokite savo įsipareigojimų inventorių užduočių valdymui

Kai įsipareigojimų inventorizacija yra baigta ir paruošta naudoti, svarbu laikytis kiekvienam įsipareigojimui priskirtų laiko apribojimų. Tai galima padaryti nesunkiai nustatant užduotis pagal kiekvieną įsipareigojimą.

Pavyzdžiui, tarkime, kad 15 % savo laiko skyrėte administravimui, kuris apima el. laiškų tikrinimą, pastabų rašymą ir susitikimo protokolų rašymą. Todėl administratoriaus laikas turėtų užimti tik 15% jūsų darbo valandų, neįskaitant pertraukų.

Tai galite sklandžiai valdyti „Trello“ naudodami jau sukurtą lentą. Savo Trello lentoje galite sukurti darbų sąrašą spustelėdami Pridėkite kitą sąrašą.Kiekvienai pridėtai užduočiai (kortelei) galite pasirinkti Redaguoti > Redaguoti etiketes ir pasirinkite spalvą, atspindinčią kiekvieną jūsų įsipareigojimą. Tokiu būdu galite stebėti, kiek laiko skiriate kiekvienam iš jų.

Jei tu suplanuokite užduotis savo kalendoriuje, galite tai lengvai valdyti nustatydami kategorijas savo skaitmeniniame kalendoriuje. Programoje „Outlook“ tai galite padaryti pasirinkę Kategorijos juostelėje ir „Google“ kalendoriuje tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite įvykį ir pasirinkite spalvą, atitinkančią tą kategoriją. Tai darydami gausite aiškią savo savaitės apžvalgą ir jos palyginimą su įsipareigojimų atsargomis.

Susijęs: Geriausi nemokami prioritetų nustatymo šablonai jūsų projektams

Laikui bėgant galite pastebėti, kad reikia pakoreguoti procentus. Taip gali būti dėl to, kad per daug dosniai skyrėte savo laiką arba nebuvote pakankamai dosnus. Tokiu atveju iš naujo įvertinkite atsargas ir prireikus atlikite pakeitimus.

Kontroliuojamos užduotys

Naudodami įsipareigojimų inventorių galėsite daug geriau suprasti, kaip valdote savo darbo krūvį. Tai padės efektyviai nustatyti savo pareigų prioritetus. Lengva priversti save daryti viską, bet realybė yra tokia, kad niekas to negali padaryti. Užuot bandę susigrūsti viską, ženkite žingsnį atgal ir pažiūrėkite, kas yra priešais jus.

Per savo darbo savaitę nustatykite ribas ir galėsite geriau atlikti svarbiausias pareigas. Ne tik tai, bet ir turėsite praktinių įrodymų, kur praleidžiate laiką, ir galėsite jį keisti, jei reikia.

Asana vs. Pirmadienis: pasirinkite tobulą projektų valdymo įrankį

„Asana“ ir „Monday“ yra populiarūs projektų valdymo įrankiai, bet kaip juos palyginti? Sužinokite, kuris iš jų yra geresnis!

Skaitykite toliau

Apie autorių