12 geriausių „Microsoft Access“ duomenų bazių valdymo funkcijų

Duomenų bazės valdymas gali būti pasikartojantis ir įtemptas, jei nenaudojate tinkamo įrankio. Su Microsoft Access santykių duomenų bazę tvarkyti tampa paprasta.

Skaitykite toliau, kad sužinotumėte daugiau apie „Microsoft Access“ ir pagrindinius jos elementus bei funkcijas.

Kas yra „Microsoft Access“?

„Microsoft Access“. yra patikimas produktyvumo įrankis, pateikiamas kartu su „Microsoft 365“ rinkiniu. Šioje duomenų bazėje galite įrašyti, peržiūrėti, redaguoti ir sekti duomenis. Jūs netgi galite nustatyti ryšį tarp duomenų.

Be daugybės informacijos saugojimo, ji palengvina duomenų gavimą ir naudojimą įvairiose platformose. „Microsoft Access“ taip pat palaiko integraciją su kitais įrankiais, kad būtų galima lengvai sinchronizuoti duomenis. Kai kurie pagrindiniai jo komponentai yra lentelės, formos, ataskaitos ir užklausos.

1. Vaizdas užkulisiuose

„Microsoft Access Backstage“ vaizdas yra tai, ką matote paleidę „Access“ programinę įrangą, bet neatidarote duomenų bazės. Naudodami Microsoft Access Backstage rodinį, vartotojai gali atlikti daugybę duomenų bazių valdymo užduočių, įskaitant esamos duomenų bazės atidarymą ir naujos kūrimą.

Jo meniu skydelyje yra komandos, kurias galite pritaikyti duomenų bazės failui. Failo juostelėje galite pasirinkti iš šablonų, kad sukurtumėte naują failą.

2. Duomenų bazė

„Microsoft Access“ yra duomenų bazių valdymo sistema (DBVS), leidžianti kurti ir valdyti dideles duomenų bazes. Duomenų bazė padeda tvarkyti informaciją.

Duomenų bazės failas, sukurtas naudojant „Microsoft Access 2007“ ar naujesnes versijas, turi failo plėtinį, pavadintą ACCDB, o ankstesnėse „Access“ versijose sukurtos duomenų bazės yra žinomos kaip MDB.

Paprastai visos Access duomenų bazės lentelės kartu su kitais objektais, pvz., formomis, ataskaitomis, makrokomandomis ir moduliais, yra saugomos viename faile.

3. Santykiai

Užmegzdami ryšius galite sukurti ryšį tarp dviejų skirtingų lentelių. Ryšys apima dviejų lentelių laukus su atitinkamais duomenimis.

Susijęs: Kaip sukurti ryšius tarp kelių lentelių naudojant duomenų modelį programoje „Excel“.

Pavyzdžiui, lentelės Mokinio duomenys lauką Studento ID galima susieti su to paties pavadinimo lauku Mokinio rezultatų lentelėje. Ryšiai padeda išvengti trūkstamų duomenų ir greitai nustato užklausos rezultatus.

4. Pirminiai raktai

Kai reikia susieti ir prasmingai sujungti duomenis iš kelių Microsoft Access lentelių, turite naudoti pirminio rakto lauką. Pirminis vienos lentelės raktas yra užsienio raktas kitoje lentelėje. Pirminio rakto lauką galima įtraukti į kitas lenteles, kad grįžtumėte į pirminio rakto šaltinio lentelę.

5. Lentelės

Prieigos lentelės atrodo panašiai kaip „Excel“ skaičiuoklė, kurioje yra eilučių ir stulpelių. Tačiau „Microsoft Access“ eilutės ir stulpeliai vadinami įrašais ir laukais.

Be to, joje duomenys saugomi kitaip nei skaičiuoklėje. Turėtumėte sukurti vieną lentelę, kad galėtumėte sekti kiekvienos rūšies informaciją. Šis procesas vadinamas normalizavimu. Tai padeda išvengti pertekliaus ir daro duomenų bazę lanksčią.

6. Formos

„Microsoft Access“ formos leidžia vienu metu peržiūrėti, įvesti ir redaguoti vienos eilutės duomenis. Formoje paprastai yra komandų mygtukai ir valdikliai, skirti atlikti kitas užduotis, pvz., siųsti duomenis į kitą įrankį.

Naudodami formas galite valdyti, kaip kas nors sąveikauja su duomenų bazės informacija. Formų kūrimo įrankius galite rasti adresu Sukurti Prieigos juostos meniu skirtuką. Čia galite sukurti savo formą, sukurdami tuščią formą. Tačiau geriausias pasirinkimas yra eiti per formų vedlį.

7. Ataskaitos

Galite naudoti „Access“ ataskaitas duomenims formatuoti, rinkti ir pateikti. Paprastai jame yra atsakymai į konkretų klausimą. Paleiskite ataskaitą bet kuriuo metu, kad gautumėte atnaujintą duomenų bazės informaciją.

Taip pat galima suformatuoti ataskaitą, kad duomenys būtų pateikti efektyviausiu būdu. Galite suformatuoti jį, kad galėtumėte peržiūrėti, spausdinti, eksportuoti arba siųsti kaip el. pašto priedą.

Susijęs: Kas yra Microsoft SharePoint? Jo naudojimo savybės ir privalumai

8. Užklausos

Užklausos funkcija yra gauti iš lentelių duomenis, kurie atitinka tam tikras sąlygas. Taip pat galite jį naudoti norėdami atlikti kai kuriuos iš anksto nustatytus skaičiavimus. „Access“ darbalaukio programoje galite naudoti užklausas, skirtas atnaujinti arba ištrinti kelis įrašus vienu metu.

Užklausos gali būti dviejų tipų: pasirinkimo užklausos ir veiksmų užklausos. Nors pasirinkimo užklausa leidžia vartotojams peržiūrėti, kopijuoti ir spausdinti gautus duomenis, veiksmo užklausa gali atlikti užduotį su duomenimis.

9. Makrokomandos

Makrokomandas yra įrankis, kuris automatizuoja užduotis ir prideda funkcionalumo įvairioms duomenų bazės dalims, įskaitant formas, ataskaitas ir valdiklius. Tai programa, skirta automatizuoti rankines užduotis, tokias kaip ataskaitos atidarymas, užklausos vykdymas, kopijavimas, įklijavimas ir lentelės formatavimas programoje Access, kurias atliekate reguliariai.

Pavyzdžiui, pridėję makrokomandą prie komandos mygtuko, galite užtikrinti, kad makrokomanda būtų paleista spustelėjus tą mygtuką.

Susijęs: Kaip pradėti naudoti makrokomandas Word

10. Moduliai

Modulis yra deklaracijų ir procedūrų rinkinys, papildantis duomenų bazę funkcionalumu. Šie teiginiai yra sudėti kaip vienetas. Norėdami rašyti modulius, turite naudoti VBA kalbą.

Gali būti klasės moduliai arba standartiniai moduliai. Klasių moduliai yra susieti su formomis ir ataskaitomis, o standartiniai neprisijungia prie jokio objekto.

11. Įvesties kaukės

Įvesties kaukės nurodo galiojantį įvesties reikšmės lauke formatą. Tačiau ši funkcija galima tik „Access“ darbalaukio duomenų bazėse.

Įvesties kaukės gali užtikrinti įvestos vertės nuoseklumą, ypač svarbiuose laukuose, pvz., telefonų numeriuose ir pašto koduose. Jį sudaro viena privaloma ir dvi neprivalomos dalys, kiekviena atskirta kabliataškiu.

12. Patvirtinimo taisyklės

Šias taisykles galite naudoti norėdami patvirtinti duomenis, kuriuos įvedate į duomenų bazę. Posakių kūrimo priemonė gali padėti tiksliai suformatuoti taisyklę. „Microsoft Access“ turi dviejų tipų patvirtinimo taisykles:

Lauko patvirtinimo taisyklė

Jei nustatote lauko patvirtinimo taisyklę, „Access“ neleidžia palikti to lauko, nebent įvesite galiojančią reikšmę. Tarkime, kad pridedate >=#12/01/2021# nuosavybėje Patvirtinimo taisyklė datos lauko. Tokiu atveju turite įvesti datas tik 2021 m. gruodžio 1 d. ir vėliau.

Įrašo patvirtinimo taisyklė

Galite naudoti jį norėdami valdyti, kada galite išsaugoti įrašą. Ši taisyklė atsižvelgia į kitus tos pačios lentelės laukus ir lygina jų reikšmes.

„Microsoft Access“ ryšių duomenų bazei valdyti

Kalbant apie reliacinės duomenų bazės valdymą, „Microsoft Access“ siūlo vientisą sprendimą verslo vartotojams. Šiame straipsnyje aptariamos pagrindinės „Microsoft Access“ funkcijos, kurias perskaitę turėsite esminę idėją apie įrankį.

Jei norite sužinoti, kaip sukurti paprastą duomenų bazę naudojant „Microsoft Access“, peržiūrėkite šį straipsnį.

Kaip sukurti duomenų bazę „Microsoft Access“: žingsnis po žingsnio vadovas

Norite sukurti paprastą „Microsoft Access“ duomenų bazę, kad patobulintumėte savo duomenų bazės įgūdžius? Štai žingsnis po žingsnio vadovas, kaip tai padaryti.

Skaitykite toliau

Apie autorių