Kaip pasirinkti idealų ataskaitų teikimo įrankį: 8 funkcijos, kurių reikia ieškoti

Nors ataskaitų teikimo įrankiai tapo svarbia verslo sprendimų priėmimo dalimi, galbūt iki šiol jų nenaudojote. Šios programos gali teikti ataskaitas bet kokia pageidaujama užklausa ar tema.

Kadangi organizaciniai reikalavimai ir įrankio funkcijos gali skirtis, turite atidžiai pasirinkti programinę įrangą. Šiame straipsnyje galite sužinoti apie ataskaitų teikimo įrankius ir apie tai, kaip pasirinkti geriausią įrankį savo komandai ar organizacijai.

Kaip rodo pavadinimas, ataskaitų teikimo įrankiai teikia ataskaitas organizacijoms analizuodami ir struktūrizuodami reikalingus duomenis iš įvairių šaltinių. Šie įrankiai padeda komandoms ir organizacijoms priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, nes visa informacija pateikiama vienoje vietoje. Dėl to galite greitai rasti reikiamus duomenis.

Naudojant tokius įrankius, komandoms nereikia rinkti duomenų rankiniu būdu. Vietoj to, jie gali investuoti tą laiką į ką nors produktyvesnio. Atsižvelgiant į organizacijos tipą, ataskaitų teikimo įrankiai gali generuoti įvairias ataskaitas, pvz., pardavimo ataskaitas,

užduoties atlikimo ataskaita, biudžeto sudarymo ataskaita, komandos efektyvumo ataskaita ir kt. Vartotojai taip pat gali tinkinti verslo ataskaitas pagal konkrečias jų užklausas.

Dažnai tampa sunku pasirinkti tinkamą įrankį, nes rinkoje yra įvairių ataskaitų teikimo programų. Štai pagrindinės funkcijos, kurias turi turėti ataskaitų teikimo įrankis:

1. Duomenų vizualizacija

Ataskaitos, kurias generuoja ataskaitų teikimo įrankis, turėtų iš pirmo žvilgsnio suteikti įžvalgų. Ataskaitų teikimo įrankis turi turėti kelis duomenų vizualizavimo tipus.

Klientai ir komandos gali turėti skirtingus reikalavimus, kaip jie nori vizualizuoti savo duomenis. Taigi, kuo daugiau vizualizacijos įvairovės turi ataskaitų teikimo įrankis, tuo geriau.

Kai kurie duomenų vizualizavimo metodai yra skritulinės diagramos, pjūvių diagramos, laiko juostos diagramos, linijinės diagramos, duomenų žemėlapiai, sklaidos diagramos, Venno diagramos ir kt. Kai ataskaitų teikimo įrankyje turite įvairių vizualizacijų, galite pasirinkti tą, kuri geriausiai atitinka jūsų poreikius ir patogumo lygį.

2. Nuvilkite ir numeskite ataskaitas

Jei ataskaitai kurti naudojate įrankį, komponentus turėtumėte pridėti be jokių sunkumų. Nuvilkimo funkcija tapo būtina bet kokio sudėtingo ataskaitų teikimo įrankio priemone. Ši funkcija leis visiems į prietaisų skydelį įtraukti duomenis, vizualizacijos modelius ar bet kokius kitus elementus.

Jūsų komandos draugams net nereikės jokių mokymų apie ataskaitų kūrimą, jei jie gali vilkti ir mesti elementus prietaisų skydelyje. Kai prietaisų skydelyje yra viskas, ko norite, ataskaitą iš jos sudaryti labai paprasta.

3. Interaktyvios ataskaitų teikimo informacijos suvestinės

Intuityviam ir interaktyviam ataskaitų teikimo įrankio prietaisų skydeliui nėra alternatyvos. Tai vieta, kur ataskaitų teikimo įrankiai rodo savo duomenis. Jūsų programa turėtų būti interaktyvi, kad galėtumėte rasti norimus duomenis naudodami skirtingas filtro parinktis.

Kartu ši funkcija padeda peržiūrėti duomenis iš skirtingų perspektyvų. Tai taip pat padeda ataskaitoje pateikti skaidrius ir kompaktiškus verslo duomenis, kurie yra labai svarbūs priimant gerai pagrįstus sprendimus.

4. Statinės ataskaitos

Statinės ataskaitos reiškia ataskaitas, kuriose pateikiami duomenys iš konkretaus laiko momento. Šioje ataskaitoje pateikiama iš anksto nustatyto laikotarpio informacija, kuri padės priimti teisingą sprendimą. Renkantis ataskaitų teikimo įrankį, turite įsitikinti, kad jis gali pateikti statinę ataskaitą.

Šios ataskaitos jums prireiks norint aptarti vieno mėnesio darbuotojo veiklą arba projekto eigą. Nors gera ataskaitų teikimo programinė įranga turėtų turėti statinio ataskaitų teikimo funkciją, tai neturėtų būti vienintelis veiksnys, į kurį turėtumėte atkreipti dėmesį. Ji taip pat turėtų turėti galimybę pasiūlyti ataskaitas realiuoju laiku.

Susijęs: Kas yra universalus ataskaitų teikimas asanoje? Kodėl turėtumėte jį naudoti?

5. Tiesioginis reportažas

Bet kuri ataskaita, kurią sukuriate naudodami ataskaitų teikimo įrankį, nenurodydami, kad ji yra statinė, yra ataskaita realiuoju laiku. Ataskaitoje realiuoju laiku pateikiama pati naujausia informacija, būtina norint priimti atnaujintus ir svarbius sprendimus. Jūsų ataskaitų teikimo įrankis taip pat turėtų galėti generuoti ataskaitas realiuoju laiku.

Tikslūs duomenys užtikrina, kad priimsite išmintingus verslo sprendimus. Galimybė pasiekti duomenis realiuoju laiku, kiekvienas komandos narys bus tame pačiame puslapyje. Ši ataskaita ne tik padeda įvertinti statistiką ir našumą, bet ir sumažina darbo eigos vėlavimą.

Gaukite ataskaitų teikimo įrankį, kuris gali pasiūlyti tiesiogines ataskaitas bet kuria tema, kad optimizuotumėte komandos tikslus ir sukurtumėte ateities strategijas.

6. Integracijų palaikymas

Pasaulyje nėra vieno įrankio, kuris atitiktų visus organizacijos reikalavimus. Taigi šiuolaikinėms verslo organizacijoms reikia sujungtos kelių programų ekosistemos, kad jos galėtų efektyviai atlikti visas užduotis. Integruodami įvairius įrankius galite juos sinchronizuoti.

Jūsų ataskaitų teikimo įrankis taip pat turėtų pasiūlyti integravimo funkciją su daugybe kitų programų. Dėl integracijos duomenų rinkimas ir analizė bus automatizuotas ir be rūpesčių.

Prieš pasirinkdami ataskaitų teikimo programą savo komandai, peržiūrėkite jos sąrašą palaikomos integravimo programos. Naudokite tik tuo atveju, jei sąraše yra visos pagrindinės jūsų naudojamos programos. Geras ataskaitų teikimo įrankis taip pat turėtų pasiūlyti integravimą el. paštu ir leisti bendrinti ataskaitą su kitais el. paštu.

7. Lankstumas pritaikyti

Niekas nenori matyti to paties formato ataskaitos kiekviename susitikime. Savo ataskaitoms visada galite pridėti kūrybiškumo ir naujovių jas tinkindami.

Pasirinktas ataskaitų teikimo įrankis turėtų būti visiškai lankstus jį keisti. Turėtumėte turėti galimybę keisti spalvas, lenteles, maketus ir kitus elementus pagal savo prekės ženklą. Kurdami ataskaitą savo klientui, tinkindami ją pagal savo prekės ženklo įvaizdį padidinsite savo vertę jiems.

8. Paruošti naudoti šablonai

Sukurti ataskaitą nuo nulio gali būti sunku, ypač kai trūksta laiko. Tokiose situacijose turėtų praversti ataskaitos šablonas. Jei jūsų ataskaitų teikimo įrankyje yra integruotų šablonų įvairiems tikslams, galite lengvai pasirinkti vieną ir pradėti jį naudoti.

Ataskaitos sudarymas gali atimti daug laiko ir pastangų. Galite juos išsaugoti naudodami šablonus. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai pasirinkti šabloną ir susieti jį su duomenų šaltiniu. Įrankis sudės duomenis į reikiamą vietą, o jūsų ataskaita bus paruošta per trumpą laiką.

Norint greitai ir teisingai priimti sprendimus, reikia pasirinkti tinkamą ataskaitų teikimo įrankį savo komandai. Dabar, kai žinote, kokias funkcijas turi turėti ataskaitų teikimo įrankis, protingai pasirinkite programinę įrangą.

Naudodami šias programas visada galite analizuoti ir valdyti savo komandos produktyvumą. Ataskaitų teikimo įrankiai yra esminė bet kurio projekto techninė dalis, nesvarbu, ar jūsų komanda dirba vietoje, ar iš atokių vietų.

10 geriausių patarimų, kaip efektyviai valdyti nuotolinę komandą

Ar jums sunku valdyti komandą, dirbančią nuotoliniu būdu? Išbandykite šiuos geriausius organizuoto nuotolinio komandos valdymo patarimus.

Skaitykite toliau

Apie autorių