Kaip sukurti profesionalią sąskaitą faktūrą nuo nulio: 5 paprasti žingsniai

Sąskaitų faktūrų išrašymas yra esminė laisvai samdomo darbo dalis. Tai yra jūsų sunkaus darbo ir laiko, kurį investavote padėdami savo klientams teikti nuostabias paslaugas, įrodymas. Nors sąskaitų faktūrų išrašymas gali būti automatizuotas, gali neužtekti biudžeto, kad galėtumėte išleisti brangiai apskaitos programinei įrangai.

Be to, naudojant tuos pačius senus sąskaitų faktūrų šablonus, kuriuos naudoja visi kiti, jūsų prekės ženklas neišsiskiria. Šiame straipsnyje sužinosite, kaip sukurti sąskaitą faktūrą nuo nulio, kad išrašytumėte sąskaitas savo klientams – tokią, kuri yra unikali jums ir atspindi jūsų prekės ženklą.

1 veiksmas: sukurkite būtiniausių dalykų sąrašą

Sąskaitoje faktūroje yra ši esminė informacija:

1. Abiejų šalių verslo informacija: Pašto laiškai, telefonų numeriai, adresai ir kt.
2. Sąskaitos numeris: Unikalus numeris, skirtas identifikuoti sąskaitą faktūrą (pavyzdys: #1001).
3. Išdavimo data: Sąskaitos faktūros išrašymo data.
4. Terminas: Data, iki kurios klientas turi jums sumokėti.
instagram viewer
5. Apibūdinimas: Stulpelis, kuriame yra visos paslaugos, kurias suteikėte klientui.
6. Kaina: Jūsų mokesčiai už kiekvienos suteiktos paslaugos vienetą.
7. Kiekis: Kliento nusipirktų jūsų paslaugos vienetų skaičius (pvz., 10 straipsnių).
8. Iš viso: Bendra kiekvienos pristatytos paslaugos kaina, t. y. kaina, padauginta iš kiekio.
9. Tarpinė suma: Bendra visų paslaugų elementų kaina prieš koregavimą.
10. Mokesčiai: Mokestis, kurį klientas turi sumokėti (jei toks yra) perkant jūsų paslaugas. Pasikonsultuokite su savo buhalteriu, kuris padės jums atlikti šį procesą.
11. Mokėtina suma: Galutinės išlaidos, kurias klientas padengs mainais už jūsų paslaugas po visų koregavimų.
12. Mokėjimo detalės: Visi mokėjimo būdai, kuriuos sutinkate, įskaitant paskyros informaciją.
13. Taisyklės ir sąlygos: Sąlygos ir sąlygos, dėl kurių jūs ir jūsų klientas susitarėte prieš sudarydami sandorį.

Štai patarimas: gera idėja į sąskaitą faktūrą įtraukti nedidelį padėkos gestą. Toks mažas dalykas, kaip „Dėkojame už verslą“, jūsų sąskaitai faktūrai suteikia daug asmeniškumo. Tai leidžia jūsų klientui žinoti, kad nekantraujate vėl pradėti su juo verslą.

Taip pat būkite atsargūs darydami nuolaidas. Pradedantiesiems laisvai samdomiems darbuotojams dažnai kyla pagunda suteikti dideles nuolaidas savo klientams, tikėdamiesi, kad jie išliks. Tačiau tai gali sukelti priešingą poveikį, nes klientai gali suvokti jūsų pradinę kainą kaip klaidingą jūsų pateiktos vertės pateikimą.

Susijęs: Dalykai, kurių ieško klientai samdydami laisvai samdomus darbuotojus

2 veiksmas: pridėkite savo prekės ženklo identifikatorius

Puikią sąskaitą faktūrą nuo vidutiniškos skiria tai, kaip ji gerai parengta. Pastarojoje gali būti visos esminės dalys, tačiau jos atrodo neįtikėtinai nuobodžiai ir neįkvepiančiai. Jei padaryta teisingai, sąskaita faktūra gali būti ne tik teisinis dokumentas, bet ir subtili rinkodaros priemonė.

Tai galite padaryti naudodami savo prekės ženklo identifikatorius, pvz., logotipą, tipografiją ir prekės ženklo spalvas. Sumaniai derindami spalvas, šriftą ir sintaksę galite paveikti kliento nuotaiką, kai jis žiūri į jūsų sąskaitą faktūrą, ir nukreipti jo dėmesį į svarbiausias dalis.

Susijęs: Kaip sukurti pasirinktinę spalvų paletę „Adobe Photoshop“.

3 veiksmas: užbaikite šablono išdėstymą

Kai tik pridėsite prekės ženklo identifikatorius, kitas veiksmas – užbaigti sąskaitos faktūros išdėstymą. Tai reiškia, kad viskas turi būti išdėstyta taip, kad visi sąskaitos faktūros elementai papildytų vienas kitą. Tikslas yra sukurti pasirinktinį šabloną, kurį būtų galima naudoti neribotą laiką.

Geras šablonas yra tvarkingas, gražus, tikslus ir be galo daugkartinis. Nesijaudinkite, jums nereikia būti grafikos dizaineriu. Pakanka tik elementaraus dizaino supratimo ir smalsumo eksperimentuoti. Taip pat galite pažvelgti į šablonus internete, kad gautumėte įkvėpimo.

Susijęs: Pagrindiniai dizaino elementai ir kaip juos naudoti

Kalbant apie dizainerius, gali būti gera idėja samdyti jį šiam procesui. Jie gali padėti naudoti prekės ženklo identifikatorius taip, kaip galbūt neįsivaizdavote, ir geriau sutvarkyti sąskaitą faktūrą. Galų gale, samdyti ką nors vieną kartą yra daug pigiau nei mokėti įprastą apskaitos programinės įrangos prenumeratos mokestį.

Atminkite, kad jūsų šablonas turėtų būti dizaino ir duomenų derinys. Tai reiškia, kad joje turi būti tiksliai pavaizduota visa reikalinga sąskaitos faktūros informacija ir ji vis tiek atrodo reprezentatyvi. Paprastai tai padaryti sunku iš pirmo karto, todėl nebijokite viską sujaukti; mokytis per bandymus ir klaidas.

4 veiksmas: užpildykite išsamią informaciją ir patikrinkite, ar nėra klaidų

Sąskaitoje pateikta informacija yra labai svarbi tiek teisiniu, tiek profesiniu požiūriu. Sąskaita faktūra, kurioje pateikiama neteisinga informacija, yra tiesioginė raudona vėliavėlė klientams ir gali pakenkti ar net nutraukti jūsų santykius su jais.

Trys dalykai, į kuriuos reikia atkreipti ypatingą dėmesį, yra galutinė mokėtina suma, mokėjimo būdai ir sutartos sąlygos. Atminkite, kad niekam nepatinka staigmenos sąskaitoje faktūroje. Kuo lengviau klientui padėsite jums sumokėti, tuo didesnė tikimybė, kad mokėjimą gausite laiku.

5 veiksmas: išsiųskite sąskaitą faktūrą savo klientui

Kai viskas bus nustatyta (tariamai po daugelio peržiūrų), išsiųskite sąskaitą faktūrą savo klientui. Įsitikinkite, kad nenaudojote redaguojamų dokumentų formatų, pvz., .docx, ir pasirinkote .png arba .pdf. Pirmoji padidina painiavą ir nepasitikėjimą prekyba, jei kuri nors šalis vėliau pakeis dokumentą.

Susijęs: Kliento raudonos vėliavos, apie kurias turėtų žinoti kiekvienas laisvai samdomas darbuotojas

Jei siunčiate sąskaitą naujam klientui ir nežinote, ką rašyti el. laiške, naudokite šį šabloną:

Sveiki [kliente],

Dėkojame, kad pagal savo reikalavimus pasirinkote [jūsų įmonės pavadinimas]. Prie šio el. laiško pridedama sąskaita faktūra už darbo prekes, pristatytas [darbo pristatymo laikas].

Nedvejodami praneškite mums, jei turite kokių nors abejonių arba reikia ką nors paaiškinti. Mes mielai padėsime. Laukiame tolesnio bendradarbiavimo.

Sukurkite įsimintiną sąskaitą faktūrą

Galbūt manote, kad neapsimoka gaišti laiko kuriant sąskaitą faktūrą, nes juk už tai negaunate pinigų. Taigi kam nerimauti kuriant pasirinktinį šabloną, kai galite naudoti tik paruoštą?

Nors tai tiesa, atminkite, kad tinkinta sąskaita faktūra yra subtilus, bet stiprus rinkodaros įrankis. Tai ne tik rodo kompetenciją ir profesionalumą, bet ir palieka jūsų prekės ženklo pėdsaką kiekvienam naujam klientui, todėl esate įsimintinas.

Kaip tapti sėkmingu laisvai samdomu vertėju: 8 esminiai įgūdžiai

Norite sužinoti, kaip tapti sėkmingu laisvai samdomu darbuotoju? Štai keletas pagrindinių įgūdžių, kurių jums prireiks!

Skaitykite toliau

Apie autorių