Kaip nustatyti terminą, kuris jums iš tikrųjų tiktų

Terminai turėtų būti labiau motyvuojantys ir mažiau įtempti, o ne atvirkščiai. Nebent galutinis terminas per numatytą laiką gali duoti geriausio rezultato, jis nebus naudingas. Todėl pirmiausia turite būti atsargūs nustatydami projekto terminą.

Skaitykite toliau šį straipsnį, kad sužinotumėte, kaip galite nustatyti terminą, kurio galite laikytis.

1. Apsvarstykite projekto tikslus ir gaires

Jei norite nustatyti projekto, prie kurio dirbate jūs arba jūsų komanda, terminą, turite aiškiai apibrėžti projekto tikslus. Be bendrų tikslų, turėtų būti ir keletas konkrečių gairių.

Apsvarstykite visa tai, kad suprastumėte numatomą užbaigimo laiką, laikydamiesi taisyklių ir taisyklių. Be to, prieš pradėdami projektą įsitikinkite, kad visi yra susipažinę su bendradarbiavimo objekto gairėmis ir tikslais.

2. Padalinkite užduotį į mažesnius vienetus arba papildomas užduotis

Norėdami sukurti projekto terminą, turite jį suskaidyti į keletą mažesnių dalių. Šios mažesnės porcijos taip pat žinomos kaip užduotys ir papildomos užduotys

. Vėliau kiekvienam mažiausiam užduočių vienetui sukurkite atskirus terminus.

Be to, prieš nustatydami galutinį viso projekto terminą, apsvarstykite užduočių priklausomybes. Savarankiškų užduočių terminą nustatykite anksčiau, o priklausomų – ​​vėliau.

Paaiškinkite komandos draugams priklausomybes. Taigi jie supras skirtingų atskirų užduočių terminų priežastis.

3. Skirkite pakankamai laiko, kad nustatytumėte terminą

Projekto termino nustatymas yra ne mažiau svarbus nei kitos su juo susijusios užduotys. Todėl niekada neskubėkite nustatyti termino. Tai gali nesąmoningai priversti jus sukurti nerealų, kurio tikrai praleisite.

Visada skirkite pakankamai laiko, kai nustatote terminą. Įsitikinkite, kad skubėdami nepraleiskite jokių svarbių dalykų.

4. Apsvarstykite galimas projekto vėlavimo priežastis

Projektų vėlavimas šiais laikais tapo gana įprastas dalykas. Beveik visos komandos yra pateikusios projektus pavėluotai. Jei tas pats nutiko ir jūsų komandai, sužinokite projekto vėlavimo priežastis.

Jei praėjusį kartą projektas vėlavo dėl nerealaus galutinio termino, kitam projektui nustatykite laisvesnį terminą. Jei yra kokių nors kitų priežasčių, nustatykite terminą, per kurį turėsite pakankamai laiko tai išspręsti, jei ji pasikartotų.

Jei neturite tiesioginės projekto vėlavimo patirties, apsvarstykite bendras galimas priežastis ir nustatykite terminą, kad išvengtumėte jų visų.

5. Saugokitės prieštaringų prioritetų

Šiame konkurencingame pasaulyje dauguma žmonių vienu metu dirba su keliais projektais. Dėl šių prieštaringų prioritetų jūsų terminai gali būti neįgyvendinami. Norėdami to išvengti, patikrinkite kiekvieno komandos nario darbo pralaidumą iki projekto termino pabaigos.

Atsižvelgę ​​į kiekvieno projekto nario prioritetus, galite sugalvoti perspektyvų terminą. Gali tekti pašalinti kai kuriuos narius iš projekto ir įdarbinti naujus žmones, kad jie užbaigtų projektą per kliento numatytą laiką.

Susijęs: Geriausi metodai, skirti laisvai samdomiems darbuotojams nemokamai teikti pirmenybę užduotims

6. Gaukite suinteresuotųjų šalių nuomonę

Sėkmingas projektas reikalauja visų dalyvaujančių, įskaitant trečiųjų šalių pardavėjus, pastangų. Nemalonu, kai įpusėjus projektui sužinosite, kad vienas iš jūsų gyvybiškai svarbių išteklių yra nepasiekiamas dėl atostogų.

Štai kodėl jūs turite gauti kiekvieno projekto suinteresuoto asmens nuomones apie terminą. Nustatykite preliminarią terminą ir paklauskite, ar terminas yra pagrįstas, palyginti su jų darbo krūviu ir prioritetais. Prieš nustatydami terminą, taip pat galite surengti kelis susitikimus su savo klientu.

7. Žinokite savo idealų streso lygį

Turite sutikti, kad idealus stresas visada veikia kaip motyvacija. Taigi, kai sakome, kad terminai neturėtų būti įtempti, tai nereiškia, kad reikia visiškai pašalinti skubą. Kiekvienas jūsų nustatytas terminas turėtų apimti vidutinį streso lygį. Tai psichiškai sužadins arba įkvėps jus užbaigti darbą.

Idealus streso lygis skiriasi priklausomai nuo asmens ir užduoties sunkumo. Taigi, nustatykite terminą atsižvelgdami į tinkamą streso lygį, kuris ne tik leistų laiku atlikti užduotį, bet ir atneštų kuo daugiau naudos.

Susijęs: Savitvarkos įgūdžiai, kuriuos reikia įgyti asmeniniam ir darbo produktyvumui užtikrinti

8. Skirkite papildomo laiko apimčiai pakeisti

Nesvarbu, ar dirbate klientui, ar prie vidinio organizacijos projekto, apimtis gali pasikeisti. Kadangi neįmanoma numatyti aprėpties šliaužimo, geriau tam skirti šiek tiek laiko planuojant terminą.

Komanda gali susidurti su projekto apimties pasikeitimu bet kurioje pažangos vietoje. Todėl kurdami terminą skirkite šiek tiek laiko apimties koregavimui. Taip pat galite paaiškinti savo klientui, kad tam konkrečiam tikslui skyrėte šiek tiek papildomo laiko.

9. Būkite pasirengę paskutinės minutės problemoms

Niekas nenori praleisti termino. Todėl apsvarstykite visas galimybes, dėl kurių jūsų projektas gali vėluoti, įskaitant paskutinės minutės problemas. Kartais komandos draugai gali laukti iki paskutinės dienos, kad užbaigtų paskirtą užduotį.

Paskutinę dieną gali būti nelaimė – kas nors gali susirgti arba turėti problemų dėl kompiuterio ar interneto ryšio. Kad išvengtumėte tokių problemų, kurių galima išvengti, nustatykite švelnų terminą likus vienai ar dviem dienoms iki pradinio termino.

Kai visi pateikia savo darbus anksčiau termino, projekto pateikimas gali vykti laiku. Jei kas nors praleidžia švelnų terminą, galite deleguoti užduotį, kad ji būtų atlikta per nustatytą terminą. Tai išgelbės jus nuo netikėtų projekto vėlavimų.

10. Laikykite pasiekiamą terminą

Įvertinę visus aukščiau išvardintus veiksnius, turėtumėte nustatyti pasiekiamą terminą. Suformavę komandos draugus ir turėdami išsamų supratimą apie jų pasiekiamumą ir prioritetus, turėtumėte sklandžiai nustatyti visiems priimtiną terminą.

Jei turite kokių nors abejonių, turėtumėte tiesiogiai paprašyti savo kolegų paaiškinti. Projektų valdymo įrankiai gali padėti sekti projekto eigą ir turimus išteklius, jei reikia planuoti iš naujo.

Užbaikite užduotis prieš terminą

Tik pasiekiamas terminas gali užtikrinti, kad užduotį atliksite per nustatytą terminą.

Nepamirškite vadovautis šiame straipsnyje pateiktais patarimais kurdami terminą, kad jis būtų realus. Taip pat galite grąžinti savo projektą bet kokioms netikėtoms aplinkybėms.

Kaip greitai sugrąžinti atidėtą projektą į vėžes

Čia yra dešimt veiksmingų būdų, kaip sureguliuoti atidėtą projekto tvarkaraštį, kad būtų galima užbaigti projektą laiku.

Skaitykite toliau

Apie autorių