Kaip naudoti „Microsoft Outlook“ projektų valdymui

Jei jūs arba jūsų įmonė jau naudojate Microsoft Outlook kaip el. pašto programą, verta ją naudoti kaip visavertį projektų valdymo įrankį. Kam naudoti kitą didelę programinę įrangą su nepažįstama sąsaja, kai galite priskirti užduotis, nustatyti priminimus ir terminus savo užduočių sąrašams programoje Microsoft Outlook?

Maksimaliai padidinti savo produktyvumą yra paprastas reikalas naudojant „Microsoft Outlook“. Jame yra daug naudingų įrankių, kurie padeda suskirstyti projektus į kategorijas, pažymėti juos ir padaryti dar daugiau. Pažvelkime į viską, ką galite padaryti naudodami „Microsoft Outlook“ kaip projektų valdymo įrankį.

1. Priskirkite užduotis

Jei dirbate su maža komanda, užduotis priskirti paprasta ir nesunku, kai naudojate „Microsoft Outlook“. Eiti į Daryti kairiajame skydelyje ir pereikite prie Pridėti užduotį.Pridėję užduotį dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Sukurkite naują sąrašą pagal šią užduotį.

Sudarę užduočių sąrašą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite

Bendrinti sąrašą. Turėsite galimybę Sukurti kvietimo nuorodą kad žmonės galėtų prisijungti prie šio užduočių sąrašo ir jį redaguoti. Ši funkcija yra nepaprastai naudinga rūšiuojant projektus mažoje ar vidutinio dydžio komandoje.

2. Pridėkite el. pašto slapyvardį

Darbo naujiniai ir komunikacija apie projektą gali pasiklysti kasdienių el. laiškų gausoje, net jei esate per daug atsargūs. Vienas praleistas el. laiškas gali sukelti vėlavimą ir visų rūšių prieštaravimus. Vienas paprastas būdas išspręsti šią problemą yra sukurti el. pašto slapyvardį „Microsoft Outlook“.

Tai papildomas el. pašto adresas, kuriame el. laiškams gauti naudojamas tas pats kontaktų sąrašas ir nustatymai. Tai galite padaryti apsilankę Pridėkite slapyvardį ir sukurti naują el. pašto adresą arba naudoti esamą, kad jis veiktų kaip jūsų slapyvardis. Visi šiuo adresu gauti el. laiškai pagal numatytuosius nustatymus bus įtraukti į specialią projektų valdymo programinę įrangą.

3. Sukurti grupę

Jei stengiatės, kad visi projekto nariai būtų informuoti apie visus projekto atnaujinimus, galite lengvai sukurti grupę. Tai taip pat palengvina kalendorių bendrinimo užduotį (apie tai vėliau).

Eiti į Žmonės kairiajame skydelyje ir ieškokite Grupės ir sukurti vieną. Jūsų bus paprašyta pridėti narių, o kai tai padarysite, jums bus parodytas grupės el. pašto ID, kuriuo galėsite siųsti visus su projektu susijusius laiškus ir suteikti prieigą prie grupės kalendoriaus. Galite nustatyti naujus įvykius, gauti naujausią informaciją apie artėjančius ir neatsilikti nuo terminų.

4. Bendrinti kalendorius

Nėra nieko geriau, kaip būti tame pačiame puslapyje, kai dirbate su projektu. Projekto matomumas yra labai svarbus projekto sėkmei. Geras būdas tai užtikrinti – bendrinti projekto kalendorių, kuris yra prieinamas visiems projekto nariams.

SUSIJĘS: Kaip sumažinti „Outlook“ dėmesį naudojant šiuos trumpus patarimus

Galite ne tik pamatyti, ką kiti dirba, bet ir sutelkti dėmesį į įvykių etapus ir svarbiausius būsimus projekto įvykius. Naudodami tokią kalendoriaus integraciją, jūs tikrai nepraleisite svarbių naujinių. Dabar galite bendrinti kalendorių su savo kontaktais.

Viršutiniame dešiniajame kampe rasite bendrinimo parinktį, taip pat galėsite pasirinkti, kad projekto grupės kalendoriaus veikla būtų rodoma jūsų kalendoriuje, kad būtumėte atnaujinami.

5. Naudokite taisykles projekto vykdymui

Jei norite automatizuoti keletą kasdienių procesų ir prisiimti atsakomybę už savo el. pašto dėžutę bei projektą, nėra geresnio būdo tai padaryti nei taisyklių naudojimas. Norėdami pradėti, tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką ir eikite į Išplėstiniai veiksmai.

Spustelėkite a Sukurti taisyklę iš išskleidžiamojo meniu. Galite pasirinkti perkelti esamą el. laišką į pasirinktą aplanką ir, jei norite atlikti daugiau, pasirinkite Daugiau pasirinkimųTaip pat galite pridėti veiksmą ir nuspręsti, kas nutiks kiekvieną kartą, kai gaunate laišką iš šio gavėjo.

6. Suskirstyti viską į kategorijas

Kai dirbate nuotoliniu būdu ir daug bendraujate el. paštu, geriausia suskirstyti į kategorijas ir pažymėti skirtingus projektus, kad nepraleistumėte svarbios korespondencijos. Galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti el. laišką ir pasirinkti Suskirstyti į kategorijas iš išskleidžiamojo meniu. Dabar galite pasirinkti iš jau turimų kategorijų arba kurti naują.

Jei turite pakeisti esamą kategoriją, galite tai padaryti Tvarkyti kategorijas.

7. Naudokite paieškos juostą

Jei netikite, kad viskas skirstoma į kategorijas arba el. laiškams klijuojamos etiketės, galite tiesiog naudoti paieškos juostą projekto el. laiškų ieškoti. Pateikite atitinkamą raktinį žodį ir jis kiekvieną kartą ras būtent tai, ko ieškote.

SUSIJĘS: Kaip suskirstyti „Outlook“ kalendorių pagal spalvas

Paieškos juosta leidžia ieškoti konkrečiai pasirinktame aplanke arba poaplankiuose, taip palengvinant užduotį. Tai sutaupo laiko ir daug pastangų. Be to, taip pat galite ieškoti ištrintuose el. laiškuose, pokalbių istorijoje arba nurodyti kitą informaciją, pvz., temą, raktinį žodį ir gavėją, kad padėtų rasti tai, ko ieškote.

8. Sukurkite naujus aplankus, kad atskirtumėte projektus

Visada galite nustatyti naują aplanką, kuriame būtų informacija apie projektą. Kai tai padarysite, tikimybė sumaišyti projektus arba praleisti svarbius el. laiškus ir terminus sumažės iki minimumo. Spustelėkite ant trys eilutės viršutiniame kairiajame ekrano kampe ir eikite į išskleidžiamojo meniu pabaigą.

Ten rasi Naujas aplankas, ir užtruksite mažiau nei sekundę, kol sukursite naują aplanką.

9. Naudokite „Excel“, „PowerPoint“, „Word“ ir „OneNote“.

„Microsoft Outlook“ arba jos žiniatinklio versija Outlook.com yra integruota su Excel, PowerPoint, Word ir OneNote. „Microsoft“ produktyvumo programinės įrangos rinkinį galite lengvai pasiekti pagrindiniame puslapyje. Juos rasite kairiajame skydelyje ir galėsite greitai pradėti.

Šios integracijos padeda jums greitai pristatyti pristatymus, pridėti pastabų, kurti skaičiuokles ir dokumentus – visa tai patogiai viename ekrane.

„Microsoft Outlook“ palengvina projektų valdymą

Puikiai tinka nuotolinėms komandoms, kurios dirba internete, „Microsoft Outlook“ yra labai naudinga priskiriant užduotis ir automatizuojant kasdienes užduotis. Kai turite galimybę kurti naujus aplankus, poaplankius, el. pašto slapyvardžius ir rūšiuoti viską į kategorijas, niekas negali suklysti.

„Microsoft Outlook“ gali būti naudinga valdant projektus, nes leidžia kurti užduotis iš el. laiško, lipni lapelius ir lentas, kad galėtumėte viską pamatyti iš pirmo žvilgsnio. Naudodami projektų valdymo įrankį, kuris pateikiamas kartu su pažįstama el. pašto programos sąsaja, galite naudotis produktyvumo įrankiais bet kur ir bet kada.

5 geriausi „Microsoft Outlook“ įrankiai

Ar trūksta „Microsoft Outlook“ funkcijos? Štai keletas „Outlook“ įrankių, kurie papildo jūsų gautuosius naudingomis funkcijomis!

Skaitykite toliau

Apie autorių