Ar kartais jaučiatės taip, lyg plauktumėte projektų jūroje ir nežinotumėte, kaip susidėlioti prioritetus savo darbams? Galite padaryti visus savo projektus matomus, o ilgalaikius tikslus – aiškiai nustatydami projektų prioritetus šablonus, greitai pasiekiant užduočių aprašymus, projekto etapus ir kritinę sėkmę faktoriai.
Pradėkite kiekvieną projektą tinkamai, naudodami šiuos unikalius šablonus projekto pradžios susitikimams, taip pat priskirdami prioritetus tikslams pagal svarbą ir dar daugiau.
1. Idėjų prioritetų nustatymas: „Someka“ veiksmų prioritetų matrica
Veiksmų prioritetų matrica, kitaip žinoma kaip poveikio ir pastangų matrica, yra paprastas įrankis, padedantis komandoms suderinti svarbiausias idėjas. Šablonas, puikiai tinkantis pradedantiesiems, mažoms įmonėms ir ne pelno organizacijoms, lengvai reitinguoja idėjas remiantis svarbiomis aplinkybėmis, pvz., personalu, ištekliais, impulsu, sąnaudomis ir bendromis pastangomis poveikį.
Šablonas suskirstytas į pastangų ir poveikio / svarbos matricą, kurioje kiekviena idėja klasifikuojama pagal jos sėkmę vienas iš keturių scenarijų (didelės pastangos – didelis poveikis, mažos pastangos – didelis poveikis, didelės pastangos – mažas poveikis arba mažos pastangos – mažas poveikis Poveikis). Ši sistema padės priimti labiau pagrįstus sprendimus, kur skirti savo laiką ir išteklius.
Parsisiųsti:Someka (nemokama, galima kaip Excel failą)
2. Tikslų prioritetų nustatymas: Vertex42 SMART tikslų darbalapis
Nustatymas SMART Tikslai ne tik padeda susidėlioti ilgalaikius planus, bet ir leidžia įdėti geriausius savo darbus įgyvendinant ambicingiausius projektus. Tai yra ekonomiškas būdas padėti pasiekti organizacijos tikslus ir uždavinius.
A SMART tikslas turėtų apimti visus šiuos dalykus:
Konkretus: Tikslai turi būti tiksliai apibrėžti ir aiškiai išdėstyti.
Išmatuojamas: Turėtų būti aiškus būdas įvertinti, ar pasiekėte tikslus, kiekybiškai įvertinamos sėkmės metrikos požiūriu.
Pasiekiama: Turite užtikrinti, kad tikslas nebūtų neįmanomas.
Aktualus: Tikslai turi būti realūs ir atitikti jūsų projekto tikslus.
Laiko apribojimas: Tikslai turi būti apriboti laiku ir apimti tikslines sąrankos ir užbaigimo datas.
Naudokite šį šabloną, kad sukurtumėte planą projekto tikslams pasiekti. Tai puikus būdas įrašyti tiek trumpalaikius, tiek ilgalaikius tikslus, terminus, sėkmės rodiklius, nuorodas ar panaudotus išteklius, taip pat privalumus ir įgūdžius, naudojamus projekto tikslams pasiekti.
parsisiųsti: Viršūnė42 (nemokama, galima kaip Excel failą)
3. Darbo eigos prioritetų nustatymas: „Someka“ Eisenhower matricos šablonas
Suformulavo buvęs JAV prezidentas Dwightas D. Eisenhower, Eisenhower Matrix yra puikus būdas organizuoti ir teikti pirmenybę savo projektams. Eizenhauerio matrica, dar žinoma kaip skubi / svarbi matrica, yra įrankis, suskirstantis užduotis į keturias kategorijas pagal skubumą ir svarbą. Keturios užduočių kategorijos yra šios:
- Skubios ir svarbios užduotys yra tie dalykai, kurie yra ir skubūs, ir svarbūs, ir į juos reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, pavyzdžiui, prioritetai, kritinės situacijos ir terminai.
- Ne skubūs, bet svarbūs darbai yra svarbūs, bet ne prioritetiniai dalykai, pavyzdžiui, žurnalo rašymas, apsipirkimo veikla ir pan.
- Skubūs, bet ne svarbūs darbai yra veikla, kuri nebūtinai svarbi, bet skubi, pvz., telefono skambučiai, žinutės, el. laiškai ir pan., į kurias atsakysite, kai tik turėsite galimybę.
- Neskubios, nesvarbios užduotys įtraukite užduotis, kurios nėra skubios ar svarbios, nes jos nepadės jums pasiekti savo tikslų.
Tai suteikia pagrindą planuoti veiklų seką ir taip užtikrinti, kad tinkamu laiku dirbtumėte su reikiamais dalykais. Galite analizuoti prioritetines užduotis, išvengti nereikalingų užduočių, sumažinti blaškymąsi ir pasiruošti nenumatytiems atvejams.
parsisiųsti: Someka (nemokama, galima kaip Excel failą)
4. Incidentų prioritetų nustatymas: Incidentų prioritetų matrica, sukurta Smartsheet
Incidentas – tai trikdantis įvykis, kuris neigiamai veikia projekto tikslų pasiekimą. Incidentai gali įvykti bet kuriuo metu – nuo užsitęsusio elektros energijos tiekimo sutrikimo, kurį sukėlė stichinė nelaimė, iki netinkamai veikiančios įrangos ar programinės įrangos.
Incidentų prioriteto matricos naudojimas yra struktūrizuotas požiūris į incidentų valdymą, kartu tvarkant daugelį incidento komponentų. Paprastai tai yra neįkainojamas įrankis IT paslaugų užklausoms valdyti.
Kiekviena organizacija turi skirtingus rizikos ir atkūrimo prioritetus. Naudokite šabloną, kad kiekvienai paslaugos užklausai priskirtumėte prioritetines spalvas, atsižvelgiant į tai, ar tai yra esminis, kritinis, vidutinio sunkumo ar nedidelis incidentas, tada stebėkite savo organizacijos pažangą darbo eiga.
Naudodami lengvai naudojamą incidentų žymėjimo sistemą ir struktūrizuotus laukus, skirtus svarbiai informacijai saugoti, galite sutelkti dėmesį į greitesnes sprendimus ir užtikrinti, kad jūsų klientai būtų patenkinti.
Parsisiųsti: Smartsheet (nemokama, galima kaip „Excel“ šabloną)
5. Produkto prioritetas: RICE (pasiekimas, poveikis, pasitikėjimas, pastangos) šablonas, sukurtas „Intercom“
The RYŽIAI modelis padeda jums ir jūsų komandai įvertinti iniciatyvos prioritetą. Ši metodika puikiai tinka siekiant aiškumo dėl produkto savybių krypties, o tai leidžia komandoms anksčiau proceso metu priimti geresnius sprendimus.
Pagal sistemą, Pasiekti apibrėžiamas procentais potencialių klientų, kurie galėtų naudoti jūsų produktą, paprastai matuojant „operacijas per mėnesį“ ar kitą panašią metriką. Kitas žingsnis būtų įvertinti poveikį funkcijų rinkinių, kuriuos atliko jūsų naudotojai. Remdamiesi gautomis įžvalgomis, galėsite teikti pirmenybę vienam prieš kitą. Tai leidžia investuoti į produkto funkcijas, kurios padidina konversijų rodiklius arba pagerina klientų patirtį.
The Pasitikėjimas įvertinimo priemonė leidžia apibrėžti pasitikėjimo balų sistemą, kad būtų galima įvertinti jūsų komandos įvertinimus ir nustatyti tam tikrą sutarimo reitingą. Šis įrankis nurodo komandai, kas yra tikėtina ir pagrįsta, o ne suteikia daugiau reikšmės nereikšmingoms ar netinkamai apibrėžtoms nuomonėms ar idėjoms.
Kai kalbama apie Pastangos, jūsų projektas greičiausiai užtruks kelis mėnesius, todėl labai svarbu įvertinti kiekvieno projekto etapo laiką ir darbą, įskaitant projektavimą, kūrimą ir testavimą. Tai padeda sutelkti savo energiją, kad nereikėtų gaišti laiko mažai vertingai veiklai, kuri duoda rezultatų, kurie nėra optimalūs arba tiesiog „pakankamai geri“.
Parsisiųsti:Domofonas (nemokama, galima kaip Excel failą)
6. Kasdienių užduočių prioritetų nustatymas: „Smartsheet“ darbų sąrašo šablonas
Kai dirbate su keliais projektais, gali būti sunku kasdien sutvarkyti savo užduotis. Išvardydami svarbias užduotis, kurios padeda jums eiti kelyje, galite efektyviai užbaigti projektus ir tvarkyti visus viršininkų, klientų, kolegų ir kitų suinteresuotųjų šalių jums suteiktus įgaliojimus.
Susijęs: Kaip optimizuoti savo darbų sąrašą, kad jis būtų efektyvesnis
Šis užduočių sąrašo šablonas padeda sudaryti prioritetinį su projektu susijusių užduočių sąrašą ir sekti terminus, etapus ir rezultatus. Vykstant projektui visada galite grįžti ir pridėti daugiau arba pašalinti arba pakeisti užduotis, jei jas reikia keisti. Taip pat vėliau galite kurti papildomas užduotis, todėl būsite gerai pasiruošę, jei kai kurios užduotys bus per sudėtingos.
Parsisiųsti:Smartsheet (nemokama, galima kaip Excel failą)
Pagerinkite projektų prioritetų nustatymą ir valdymą
Projektų prioritetų nustatymo šablonai suteikia aiškią ir sistemingą priemonę identifikuoti ir atrinkti projektus, siekiant didesnio efektyvumo ir efektyvumo. Jie pagreitins kiekvieno projekto tyrimo ir tobulinimo procesą, pateikdami pagrindą, kurį bus galima naudoti nedelsiant.
Be to, galite išvengti šališkumo rizikos, paskatinti bendradarbiavimą ir užtikrinti, kad būtų atrinkti didžiausio prioriteto projektai už ribotus išteklius. Jei šiuos šablonus suderinsite su visais projektais, pagerės produktyvumas, projekto sėkmės rodikliai ir bendra darbo kokybė.
Grupės projektai gali būti sunkūs, ypač kai vienas iš narių neatlieka savo vaidmens. Štai keletas būdų, kaip padaryti grupinius projektus mažiau skausmingus.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Biuro šablonai
- Projektų valdymas
- Užduočių valdymas
Cheryl yra turinio kūrėja ir strategė, daugiausia dėmesio skirianti gyvenimo būdui, programoms mobiliesiems ir skaitmeninei medijai. Ji peržiūrėjo technologijų produktus ir programas dėl turinio, naudojimo ir prieinamumo. Ji glaudžiai bendradarbiauja su asmenimis ir įmonėmis kurdama kampanijas, kurios sujungia prekių ženklus su klientais naudodama atitinkamą žodžių ir vaizdų derinį.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
