Ištraukite savo darbų sąrašą: kaip gyventi pagal užduočių valdymo kalendorių

Visi yra girdėję apie užduočių sąrašą, ir dauguma žmonių jį naudoja norėdami sekti išskirtinius darbus, kuriuos reikia atlikti. Tačiau, kaip ir bet kas, užduočių sąrašai gali greitai tapti nekontroliuojami ir iš tikrųjų gali sumažinti jūsų produktyvumą.

Gyvenimas kalendoriuje reiškia išbraukti sąrašą ir suplanuoti laukiančias užduotis į kalendorių. Jei jūsų darbai sukelia daugiau problemų, nei norėtumėte, tai gali būti jūsų sprendimas.

Užduočių sąrašas vs. Gyvenimas jūsų kalendoriuje

Pats darbų sąrašuose nėra nieko blogo, tačiau norint, kad jie būtų veiksmingi, reikia daug disciplinos. Užduočių atlikimas yra neįtikėtinai atviras, o jūs turite juos tinkamai veikti. Tai tik keletas dalykų, kurie gali pakenkti jų naudingumui:

• Jei jie yra per ilgi, jie gali tapti didžiuliai.
• Jie nesuteikia konteksto prioritetams nustatyti.
• Juose gali būti daug nereikalingų užduočių.
• Labiau tikėtina, kad atliksite smulkesnes, malonesnes užduotis ir nepaisysite kitų.
• Jums reikia papildomų programų, kad jūsų darbų sąrašas būtų mobilus.

Kita vertus, gyvenant kalendoriuje daugumą šių problemų išsprendžiama dėl to, kaip jis veikia. Kai turite atlikti tam tikrą darbą, žiūrite į savo kalendorių ir tvarkaraštį, kuris veikia kaip susitikimas tarp kitų jūsų pareigų. Tai automatiškai leidžia jums nustatyti prioritetą užduočiai kitų jūsų darbų kontekste.

Susijęs: Kaip padaryti „Google“ kalendorių „Windows“ darbalaukio kalendoriumi

Be to, labiau tikėtina, kad atliksite sudėtingesnes ir sudėtingesnes užduotis, nes jos jau suplanuotos, o tai neleidžia atidėlioti. Visa tai įmanoma be ilgų ir nepatogių sąrašų, nes jūsų kalendorius yra veikiantis informacijos centras, kuriame visa tai sujungiama.

Daugumoje darbo vietų jau naudojamos skaitmeninio kalendoriaus programos, tokios kaip „Outlook“ arba „Google“ kalendorius. Tai reiškia, kad galite pasiimti jį su savimi keliaudami naudodami žiniatinklio nuorodą arba programėlę bet kuriame jums reikalingame skaitmeniniame įrenginyje.

Yra tik kelios paprastos gyvenimo kalendoriuje taisyklės, kurios optimizuos jūsų kalendorių ir yra daug lengvesnės nei darbų sąrašo taisyklės.

Laiko blokavimas yra jūsų draugas

Tai yra kažkas, ko tiesiog negalite atsikratyti, nepaisant to, kokią terpę naudojate užduotims sekti. Laiko blokavimas reiškia, kad savaitės ar dienos pradžioje reikia skirti šiek tiek laiko, kad užrašytumėte bet kokius darbus, kuriuos turite atlikti.

Tai laiką taupanti iniciatyva, kuri žymiai padidina jūsų darbo rezultatus. Tai darydami jau iš anksto žinote, ką turite išspręsti, o likusią darbo savaitės dalį galite skirti savo pareigoms.

Susijęs: Laiko blokavimo patarimai, kaip pagerinti jūsų dėmesį

Prieš pradėdami dirbti, skirkite 15–20 minučių kalendoriaus pildymui. Turėdami omenyje terminus, raskite laiko tarp susitikimų, projektų ir darbo su klientais, kad susitartumėte dėl savo užduoties.

Jei vienas iš jūsų darbų yra susijęs su susitikimo su kolega organizavimu, sukurkite susitikimą savo kalendoriuje ir pakvieskite jį. Jei norite susitikti virtualiai, būtinai įtraukite susitikimo nuorodą iš naudojamos skaitmeninės konferencijos programos.

Naudokite temas užduotims tvarkyti

Kalendoriaus susitikimų spalvinis kodavimas į kategorijas labai padeda atskirti užduotis, susitikimus, projektinį darbą ir kitas pareigas. Greitu žvilgsniu galėsite pasakyti, kas sudaro jūsų savaitę, ir atitinkamai suplanuoti.

Norėdami tai padaryti programoje „Outlook“, spustelėkite bet kurį susitikimą ir juostelėje spustelėkite Kategorizuoti > Visos kategorijos. Pasirinkite Nauja, įveskite temos pavadinimą, pasirinkite spalvą ir spustelėkite Gerai.

Kartokite tiek temų, kiek norite. Tada kiekvienam kuriamam susitikimui galite priskirti kategoriją. „Google“ kalendoriuje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį susitikimą ir pasirinkite bet kurią iš pasirodžiusių spalvų.

Susijęs: Įrankiai, skirti sinchronizuoti „Microsoft Outlook“ su „Google“ kalendoriumi

Kategorijas būtinai pavadinkite pagal darbo pobūdį ir pasirinkite spalvas, į kurias gerai reaguojate. Kai kurie kategorijų pavyzdžiai gali būti:

• Projektinis darbas
• Administratorius ir užduotys
• Klientai
• Susitikimai
• Treniruotės

Pasidalykite savo kalendoriumi su kolegomis

Nors galite naudoti užduočių sąrašo programą, pvz., Todolist, norėdami pasidalinti savo pažanga su kitais darbuotojais, tačiau jei jie nenaudos tos pačios programinės įrangos, jie negalės to lengvai matyti. Čia gyvenimas pagal numatytąjį biuro kalendorių turi papildomo pranašumo.

Bendrindami savo kalendorių, kolegos galės matyti jūsų pažangą tiesiog jį peržiūrėdami. Taip jūsų gautieji nebus užkimšti el. laiškais, kuriuose klausiama apie jūsų pažangą, ir jums net nereikės juose jų žymėti. Tačiau būtinai informuokite juos, kaip jūs dirbate.

Susijęs: Outlook vs. Gmail: kuri el. pašto paslauga geresnė?

Norėdami bendrinti „Outlook“ kalendorių:

1. Ant juostelės spustelėkite Bendrinti kalendorių ir pasirinkite tą, kurį norite viešinti.
2. Spustelėkite Papildyti kad įvestumėte savo komandos el. pašto adresus ir tada GERAI.
3. Pagal leidimai, pasirinkite bet kurį Gali peržiūrėti pavadinimus ir vietas arba Galima peržiūrėti visas detales.
4. Spustelėkite Taikyti ir GERAI.

Jei norite sužinoti, kaip sukurti bendrinamą kalendorių sistemoje „Google“, galite žiūrėti šį oficialų vaizdo įrašą iš „Google Workspace“:

Būkite realistiški planuodami

Nors gyvenant kalendoriuje apeinama daug darbų sąrašo prioritetų nustatymo ir laiko valdymo klausimų, vis tiek turite būti realistiški ir protingi planuodami užduotis. Laimei, yra keletas patikrintų patarimų, kaip tai veiksmingai valdyti:

• Jei neturite laiko atlikti didelės užduoties, suplanuokite ją kaip keletą mažesnių užduočių.
• Skirkite sau daugiau laiko, nei manote, kad jums reikės.
• Venkite atlikti užduočių prieš pat susitikimą; skirkite sau 30 minučių pertrauką tarp jų.
• Jei užduotis yra skubi, nuspręskite, ar pertvarkyti kitus dalykus kalendoriuje.

Tikėtina, kad baigsite savo darbus ir turėsite laisvo laiko, o tai reiškia, kad gausite el. laiškus ir kitas smulkmenas, kurios ateina per dieną.

Susijęs: Pagerinkite laiko valdymą naudodami „Outlook“ atidėjimo funkciją

Gyvenkite savo kalendoriuje, kad padidintumėte produktyvumą

Jūsų kalendorius yra patogus įrankis, kuriame jau yra visi ištekliai, kurių reikia norint sekti savo darbą. Gyvenimas savo kalendoriuje suteikia integruotą požiūrį į darbo krūvio valdymą ir viską laiko vienoje vietoje.

Vadovaudamiesi aukščiau paminėtomis taisyklėmis, sutaupysite laiko, padidinsite produktyvumą ir tai darydami būsite efektyvesni. Išbandykite, ir jums gali kilti klausimas, kodėl kada nors naudojote darbų sąrašą.

Kaip sumažinti „Outlook“ dėmesį naudojant šiuos trumpus patarimus

Jei kada nors manėte, kad „Outlook“ blaško dėmesį, čia yra keletas paprastų pakeitimų, kurie jums gali būti naudingi.

Skaitykite toliau

Apie autorių