Daugeliui „SharePoint“ yra platforma su ribotomis funkcijomis. Tačiau taip nėra. Šioje platformoje galite atlikti daugybę dalykų, kai kurie iš jų jums iki šiol galėjo būti nežinomi.
Šiame straipsnyje mes atskleisime tokias SharePoint funkcijas, kurios tikrai nustebins jūsų kolegas.
1. Sąskaitų faktūrų apdorojimas
Jei jūsų organizacija dirba su trečiųjų šalių klientais, sąskaitų faktūrų generavimas ir apdorojimas yra esminė jūsų darbo proceso dalis. Dauguma organizacijų priklauso nuo išorinių sąskaitų faktūrų valdymo įrankių. Tačiau SharePoint vartotojai gali atlikti daugumą veiksmų iš savo platformos.
Galite naudoti „Microsoft Forms“ sąskaitų faktūrų duomenims rinkti ir importuoti į „SharePoint“. Sukurti sąskaitą faktūrą ir atlikti jos pajamų analizę taip pat galima vienu metu „SharePoint“.
Susijęs: „Google“ formos vs. „Microsoft“ formos: kurią iš jų turėtumėte naudoti?
Į šiuos procesus reikia įtraukti mažiau žmonių. Taigi įvedant duomenis mažesnė klaidų tikimybė. Be to, įtraukus automatinius veiksmus, sąskaitų faktūrų išrašymas yra greitesnis. Taip pat galite lengvai sužinoti apie proceso eigą.
2. Naudokite prisijungimo metu
Naujų žmonių įdarbinimas ir įtraukimas į įmonę yra sudėtinga užduotis. Turėtų būti viskas, kas užtikrina teigiamą patirtį naujam komandos nariui.
Integravę Microsoft Forms ir Power Automate su SharePoint, galite kaupti visą informaciją vienoje vietoje ir sukurti darbo eigą visiems skyriams. Sukūrus integraciją ir darbo eigą, personalo vadovui tereikia stebėti kiekvieną žingsnį.
„SharePoint“ naudojimas įtraukimo procese yra abipusiai naudinga situacija tiek naujiems darbuotojams, tiek personalo vadovams. Nors naujas įdarbintas asmuo gali iš karto pradėti turėdamas viską, kas yra prieinama, įdarbintojams reikės įdėti mažiau pastangų, kad būtų priimtas į darbą.
3. Tvarkyti atsargas
Atsargų valdymas yra įtemptas procesas, nes jis apima daugybę užduočių ir papildomų užduočių, tokių kaip pirkimų grafikas, išlaidų stebėjimas ir priežiūra. Be to, dėl užduočių priklausomybės procesas gali užsitęsti ir sudėtingas.
Jei naudojate „SharePoint“, galite integruoti jį su „Power Automate“, „Microsoft Lists“ ir „Microsoft Teams“, kad sklandžiai tvarkytumėte savo inventorių. Tai leis jums valdyti visus procesus, įskaitant produktų įtraukimą į sąrašą, operacijų planavimą, duomenų vizualizavimą iš vienos platformos.
Šios integracijos ne tik sumažina įrangos valdymo laiką, bet ir žymiai pašalina klaidų ir pasikartojančių duomenų įvedimo tikimybę.
4. Bendrinkite dokumentus su bet kuo
Jei dirbate su klientu ar pardavėju, failų bendrinimas su žmonėmis, nepriklausančiais jūsų komandai, yra nepakeičiama jūsų darbo proceso dalis. Naudodami SharePoint galite lengvai bendrinti bylas ar dokumentus su kitais. Leidimų funkcijos užtikrina, kad įdiegėte reikiamas saugos priemones.
Atsižvelgdami į norimą saugos tipą, galite leisti žmonėms peržiūrėti arba redaguoti dokumentą. Taip pat galite valdyti, kas gali pasiekti failą su reikiamu leidimu.
„SharePoint“ leidžia kurti failų ir aplankų šablonus su skirtingais leidimais. Tai apsaugo jus nuo kiekvieno naujo kuriamo failo ar aplanko leidimų nustatymo rankiniu būdu.
5. Sukurti Wiki svetainę
Kadangi informacijos kiekis nuolat auga, organizacijos turi turėti savo Wiki svetainę. Tokiose svetainėse galima saugoti ir tvarkyti įvairią informaciją, pvz., žinių straipsnius, bendrą paslaugų informaciją, informaciją apie prekes ir verslo diskusijas.
Galbūt nežinote, kad „SharePoint“ galite gauti elementą pavadinimu „Wiki Site“. Jis gali patenkinti visus organizacijos „Wiki“ reikalavimus, kurių negali valdyti bendroji Vikipedija.
Naudotis SharePoint Wiki svetaine taip pat paprasta. Pridėkite turinį ir bendrinkite jį gavę administracijos patvirtinimą. Taip pat galite naudoti „SharePoint“ sąrašą, norėdami rūšiuoti ir konvertuoti duomenis „Excel“ faile ir naudoti juos kitais Wiki formatais.
6. Integruoti su Microsoft Teams
Nors „Microsoft Teams“ yra geriausias bendradarbiavimo įrankis, jį integravus su „SharePoint“ jūsų komandos efektyvumas pakyla į kitą lygį. Ši integracija bus ypač naudinga organizacijoms, kuriose darbuotojai turi vienu metu vykdyti kelis projektus.
„SharePoint“ ir „Teams“ kartu pasiūlys patikimas funkcijas centralizuodami informaciją. Taip pat vyks bendradarbiavimas ir bendravimas tarp kolegų, laikantis reikalavimų.
Susijęs: Geriausi būdai valdyti savo komandą „Microsoft Teams“.
7. Naudokite kaip išplėstinį turinio redaktorių
Kadangi „SharePoint“ yra dokumentų valdymo platforma, joje yra pažangių turinio redagavimo funkcijų. Tačiau ar žinote, kad norint redaguoti dokumentą nereikia naudoti žiniatinklio kūrimo įrankių, tokių kaip SharePoint Designer ar DreamWeaver?
Naudodami turinio rengyklės žiniatinklio dalį galite atlikti reikiamus puslapio pakeitimus. Kai kurios paryškintos funkcijos yra suformatuoto teksto, vaizdų, lentelių ir hipersaitų įtraukimas į puslapį. Be to, visa tai galite padaryti net neatidarę dokumento išplėstinėje redagavimo priemonėje.
8. Sinchronizuoti komandos narių tvarkaraštį
Daugelis „SharePoint“ vartotojų nežino, kad platforma siūlo bendrinamą kalendorių. Visi SharePoint komandos nariai gali pridėti, redaguoti ir peržiūrėti būsimus tvarkaraščius ir įvykius. Tiesą sakant, šiame kalendoriuje taip pat galite apibrėžti skirtingas grupes ir vėliau atitinkamai pridėti įvykių.
Be įprastų kalendoriaus funkcijų, šis kalendorius palaiko atskirų spalvų priskyrimą kiekvienam įvykių tipui, pavyzdžiui, susitikimams, internetiniams seminarams, atostogoms. Taigi, jūs galite lengvai rasti įvykį kalendoriuje.
9. Automatizuoti užduotis
Darbo automatizavimas padeda žmonėms sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis. Kadangi šis procesas automatizuoja įprastas, kasdienes užduotis, komandos produktyvumas padidėja daug kartų. Naudodami „SharePoint Workflows“ galite didžiąja dalimi automatizuoti savo darbo procesus.
„SharePoint“ sistemoje gausite penkias iš anksto užprogramuotas darbo eigas: atsiliepimų rinkimo, patvirtinimo, paskelbimo patvirtinimo, parašų rinkimo ir trijų būsenų darbo eigos. Kiekviena darbo eiga sumažina laiką ir darbą, kurį reikia skirti projektui.
Be to, platforma taip pat siūlo galimybę kurti pritaikytas darbo eigas pagal jūsų verslo reikalavimus.
10. Išsaugokite senesnę dokumento versiją
Versijų kūrimas yra gyvybiškai svarbi dokumentų valdymo dalis, ypač jei dokumentas yra bendradarbiavimo projekto, kuriame dalyvauja keli redaktoriai, dalis. Paprastai leidžiami redaktoriai gali bet kada pakeisti dokumentą.
„SharePoint“ visiems, kas gali jį pasiekti, rodo naujausią dokumento versiją su visais naujausiais pakeitimais. Tačiau tai dar ne viskas. Ji taip pat išsaugo visas versijas nuo to failo sukūrimo Versijų istorija. Kiekvienas gali pasiekti versijų istoriją, kad pamatytų, kas kokius pakeitimus padarė dokumente.
Nustebinkite visus nežinomomis SharePoint funkcijomis
„SharePoint“ skirta ne tik dokumentų valdymui internete. Jį galite naudoti įvairiems kitiems tikslams. Čia jūs sužinojote apie kai kurias neįprastas šios platformos funkcijas.
Nors daugelis iš jų gali jus nustebinti, visos šios „SharePoint“ funkcijos leis atlikti užduotis nekeičiant įrankio.
„Microsoft SharePoint“ yra bendradarbiavimo ir failų valdymo įrankis, padedantis jūsų profesiniam ir asmeniniam produktyvumui. Štai ką reikia žinoti!
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Microsoft Office patarimai
- Bendradarbiavimo įrankiai
- Verslo technologija
Tamal yra laisvai samdoma MakeUseOf rašytoja. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacinėje įmonėje, rašymo profesiją kaip etatinį perėmė prieš 3 metus. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir besaikį žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
