Kas yra vidinė Wiki ir kaip ją nustatyti?

Sunku sinchronizuoti savo įmonės žinias visiems darbuotojams, kai neturite tinkamo būdo saugoti ir dalytis informacija. Dėl to mažėja produktyvumas, nes darbuotojai daugiau laiko praleidžia ieškodami atsakymų, o ne dirbdami.

Vidinis wiki gali padėti išspręsti šią problemą. Šiame straipsnyje paaiškinsime, kaip nustatyti wiki, bet pirmiausia:

Kas yra vidinis Wiki ir kokie jo pranašumai?

Vidinis wiki yra žinių saugykla, suteikianti darbuotojams galimybę kurti, redaguoti ir dalytis atitinkamu įmonės turiniu bei geriausia praktika. Tai tarsi centralizuota duomenų bazė, leidžianti kiekvienam darbuotojui perduoti informaciją, siekiant pagerinti jūsų komandos žinias ir pašalinti perteklinius klausimus.

Tai vertingas turtas, kuris gali veikti kaip jūsų įmonės enciklopedija, siekiant išsaugoti institucijų žinias augant jūsų komandai.

Nors vidinis wiki yra panašus į žinių bazę, nes skatina dalijimąsi informacija, pagrindinis skirtumas yra tas, kad tai labiau bendradarbiaujanti priemonė, leidžianti kiekvienam

pasidalinti savo patirtimi (pirmiausia vidaus naudojimui). Kita vertus, speciali komanda paprastai valdo žinių bazę ir apima informaciją tiek vidiniam, tiek išoriniam naudojimui (produktams ir paslaugoms).

Štai keletas priežasčių, kodėl turėtumėte sukurti vidinį wiki:

• Jei suteiksite greitą prieigą prie informacijos savo organizacijoje, pagerės bendradarbiavimas tarp skirtingų padalinių arba nuotolinėje / mišrioje darbo vietoje.
• Vieta, kurioje yra visa svarbi informacija, padidins darbuotojų mokymosi greitį ir produktyvumą.
• Vidinis wiki gali pagerinti jūsų prisijungimo procesą. Jame yra visa svarbi informacija, kurios naujiems darbuotojams reikia, kad jie prisitaikytų prie naujos aplinkos ir pradėtų riedėti.
• Vidiniai wiki taip pat suteikia papildomo saugumo ir patikimumo lygio. Galite nustatyti, kad juos galėtų pasiekti tik jūsų organizacijos nariai, ir tai pašalina duomenų praradimo vietiniuose standžiuosiuose diskuose riziką.
• Vidiniai wiki įrankiai yra patogūs vartotojui ir leidžia kiekvienam kurti ir redaguoti turinį aiškiai ir organizuotai naudojant ženklelius, hipersaitus, skirtingas spalvas ir kitas vertingas funkcijas.
• Vidinio wiki turėjimas gali padėti sukurti labiau įtraukią darbo vietą, nes ji skatina visus kurti jūsų įmonės centrinę nervų sistemą.
• Vidinis wiki leidžia jūsų komandoms bendrauti asinchroniškai, sumažinant sutampančių valandų įtampą ir konteksto keitimo riziką.
• Tai leidžia išvengti žinių praradimo darbuotojams išėjus.

Kokio tipo turinį galite saugoti savo vidiniame viki?

Nors vidinis wiki gali talpinti visą informaciją apie jūsų organizaciją, geriausia sutelkti dėmesį į tinkamiausią turinį, kurio jūsų komandoms reikia kasdienėje veikloje, įskaitant:

• Įmonės naujienos ir atnaujinimai
• Vidinės programinės įrangos pamokos
• Mokymo ir įdarbinimo dokumentai
• Techninės pastabos
• Įprastos darbo eigos
• Susitikimo užrašai
• Įmonės politika ir kt.

Vidinės Wiki programinės įrangos pasirinkimas

Nors kiekviena įmonė turi skirtingus poreikius ir reikalavimus, yra keletas pagrindinių funkcijų, į kurias reikia atkreipti dėmesį renkantis vidinį wiki įrankį. Štai keletas svarbių funkcijų, į kurias reikia atsižvelgti:

• Pasirinkite wiki programinę įrangą, kuri integruoja populiarią vidinės komunikacijos priemonės pvz., „Slack“, „Microsoft Teams“, „Asana“, el. laiškus ir kt., kad išvengtumėte nuolatinio jų perjungimo, kad pasiektumėte svarbią informaciją.
• Vienas iš pagrindinių jūsų įmonės vidinio wiki tikslų yra sumažinti laiką, kurį jūsų komandos praleidžia ieškodamos informacijos. Atsižvelgiant į tai, kad jūsų įmonės wiki gali turėti daug informacijos, labai svarbu pasirinkti įrankį su veiksmingomis paieškos funkcijomis, kad galėtumėte greitai naršyti failus.
• Vidinė wiki programinė įranga turėtų suteikti prieigą ir teisių valdymą, kad apsaugotų turinį nuo pašalinių asmenų.
• Jūsų wiki įrankis turėtų leisti keliems vartotojams pasiekti ir prisidėti realiuoju laiku.
• Pasirinkite įrankį, leidžiantį sukurti atskiras darbo sritis skirtingiems skyriams. Taip yra todėl, kad jūsų komandos bus produktyvesnės, kai galės tiesiogiai pasiekti turinį, susijusį su jų funkcijomis.
• Pasirinkta wiki programinė įranga turėtų leisti stebėti pakeitimus ir atnaujinimus. Jūs arba komanda, atsakinga už wiki priežiūrą, turėtumėte žinoti, kas atlieka pakeitimus ir kada jie atliekami.

Taigi, kai kurie įrankiai teikia pirmiau nurodytas funkcijas ir yra patogūs vartotojui, vienas iš jų yra Tettra.

Geriausia praktika kuriant savo vidinį Wiki naudojant Tettra

Prieš įtraukdami į komandas, labai svarbu turėti nuoseklų planą, kaip sukurti savo vidinį wiki. Štai keli veiksmai, kuriuos galite atlikti:

1. Struktūruokite savo informaciją

Pasirinkę wiki programinę įrangą, galite suskirstyti turinį į pagrindines kategorijas, kad būtų geriau organizuota. Pavyzdžiui:

• A Bendrovė skyrių, kuriame pridėsite visos įmonės informacijos, pvz., įmonės atnaujinimus ir naujienas.
• Sukurti an HR skyrių apie įmonės politiką, darbuotojų apdovanojimus ir išmokas, atostogų politiką.
• Taip pat galite nustatyti a Skyriai kategorija, kurioje skirtingi jūsų organizacijos skyriai gali greitai pasiekti atitinkamą informaciją.
• Kita patogi kategorija gali būti Treniruotės, mokomiesiems vadovėliams ir kitai mokymo medžiagai.

Galite sukurti daugiau kategorijų, atsižvelgdami į jūsų įmonės poreikius. Tikslas yra geriau tvarkyti turinį, kad visi žinotų, kur gali rasti konkrečios informacijos.

2. Importuokite arba kurkite turinį

Sukūrę aiškią ir organizuotą įmonės wiki struktūrą, dabar galite importuoti esamą turinį, jei turite, arba sukurti naują turinį savo wiki kategorijose.

Puiki vieta pradėti būtų sukurti a Darbo pradžia kategorijai įtraukti jūsų Vidinis Wiki vadovas. Naudodami šį vadovą galite paaiškinti, kaip šis projektas bus naudingas jūsų organizacijoje, ir geriausia praktika, kaip jį panaudoti.

3. Nustatyti integracijas

Nustatykite integravimą, kad užtikrintumėte, jog galite naudoti esamus vidinius įrankius, kad pridėtumėte / atnaujintumėte turinį savo vidiniame viki. Taip nesunkiai pridėsite turinio, kuris kitu atveju užtruktų per ilgai, arba tiesiog sukursite geresnę bendrą naudotojų patirtį.

Tai apima jūsų pokalbių programos prisijungimą, kad vartotojai galėtų kurti idėjas, paskelbti jas „Tettra“, kad kiti galėtų pamatyti, ir, jei reikia, net atidaryti užduoties elementą. Tai padės padidinti vidinio wiki pritaikymą, nes jis taps neatsiejama kiekvieno kasdienio darbo eigos dalimi.

4. Konfigūruokite prieigos teises ir leidimus

Prieigos teisių ir leidimų konfigūravimas leidžia nustatyti, kas turi prieigą prie kokio turinio. Tai svarbu, nes galite pridėti turinio, kuris yra svarbus tik konkrečiai jūsų organizacijos komandai. Arba galbūt norėsite apriboti prieigą prie tam tikrų dokumentų. Tai galite padaryti „Tettra“ pagal Komandos nustatymai.

5. Paleiskite savo Wiki

Dabar laikas įjungti šviesą ir priversti visus naudotis jūsų vidine wiki. Norėdami tai padaryti, galite siųsti el. laiškus komandos nariams tiesiogiai naudodami „Tettra“ nustatymus. Kai tai padarysite, būtinai paskatinkite juos perskaityti wiki vadovą, kurį įtraukėte į kategoriją Darbo pradžia.

Padidinkite savo komandos bendradarbiavimą, sukurdami savo įmonės Wiki

Vidinio wiki nustatymas yra puikus būdas saugoti ir dalytis informacija. Daugelis įmonių to neturi, tačiau tai gali būti naudinga įvairiais būdais.

Tai leidžia geriau bendradarbiauti komandoms ir skyriams, o darbuotojams – daugiau galimybių mokytis vieniems iš kitų. Naudokite šiuos patarimus kaip pagrindą kurdami savo įmonės wiki.

Kaip naudoti „Wiki“ įrankį „Microsoft Teams“.

„Microsoft Teams“ turi vidinį „Wiki“ įrankį, leidžiantį sklandžiai valdyti ir rinkti informaciją. Štai kaip juo naudotis!

Skaitykite toliau

Apie autorių