7 geriausi įrankiai el. laiškams tvarkyti ir produktyvumui padidinti

Tikriausiai kiekvieną dieną gaunate keletą el. laiškų iš klientų, draugų ar šeimos narių. Bandymas tvarkyti el. pašto dėžutę gali būti didžiulis, ypač jei turite nekontroliuojamą įprotį saugoti kiekvieną pranešimą.

Štai keli patarimai ir įrankiai, padėsiantys tvarkyti gautuosius, kad turėtumėte daugiau laiko dirbti su darbų sąrašu.

Patarimai, kaip tvarkyti el. pašto dėžutę

• Kiekvieną dieną skirkite kelias minutes nereikalingų el. laiškų ištrynimui.
• Atsisakykite nereikalingų prenumeratų.
• Sukurkite konkrečius aplankus darbo ar asmeniniams el. laiškams, jei reikia, ir rūšiuokite pranešimus į šiuos aplankus, kai tik jie patenka.
• Naudokite etiketes, kad suskirstytumėte gaunamus laiškus pagal temas (pvz., finansai, kelionės ir kt.).
• Archyvuokite, o ne ištrinkite esminius pranešimus, kuriuos turite išsaugoti, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje.
• Jei jūsų „Gmail“ paskyra susieta su išoriniu el. pašto adresu, pakoreguokite pranešimų nustatymus, kad išvengtumėte nereikalingų atnaujinimų.
• Naudokite savo pagrindinį el. pašto adresą svarbiems pranešimams, o susikurkite kitą paskyrą mažiau svarbiems pranešimams, pvz., el. pašto prenumeratai.
  instagram viewer

Šie patarimai gali žymiai padidinti jūsų produktyvumą. Tačiau, jei jums reikia papildomos pagalbos, galite naudoti šiuos įrankius:

„Shift“ leidžia vienoje vietoje tvarkyti gautuosius.

Tu gali tvarkykite gautuosius naudodami filtrus, automatiškai sukuriamas, kai siunčiate el. laiškus naudodami skirtingas el. pašto programas, pvz., „Gmail“ arba „Microsoft Outlook“. Naudodami šiuos filtrus galite tvarkyti el. laiškus pagal siuntėją, sąrašą, temą ir kt. Kai pranešimui pritaikysite filtro kriterijus, jis bus patalpintas į konkretų aplanką su etiketėmis.

„Shift“ taip pat aprūpinta puikia paieškos funkcija, kuri veikia visose jūsų paskyrose ir kitos programos, pvz., „Slack“ ir „Facebook Messenger“, kad galėtumėte greitai atkurti pokalbius reikalaujama.

Vienas iš pagrindinių „Shift“ pranašumų yra tas, kad jis centralizuoja visas jūsų darbo eigas, sutaupysite laiko perjungdami programas ir el. pašto paskyrasir pagerinti našumą.

Viena iš priežasčių, kodėl galbūt nenorėsite atsisiųsti programos ar prisiregistruoti gauti svetainę, yra ta, kad baiminatės, kad jie nuolat bombarduos jus el. Laikinas ir vienkartinis el. pašto adresas yra puikus būdas tvarkyti gautuosius ir išvengti šiukšlių.

Užuot nurodę pagrindinį el. pašto adresą, galite naudoti „MailDrop“, kad sukurtumėte nemokamą prastos saugos reputacijos programoms/svetainėms skirtą adresą arba išvengtumėte nepageidaujamų skelbimų.

„Inbox by Gmail“ teikia tinkinamas kategorijas, o el. laiškus tomis temomis laiko gautųjų viršuje. Ji taip pat siūlo „snaudimo“ funkciją, kuri leidžia paslėpti el. laišką iki konkrečios datos ar laiko. Taip pat galite naudoti funkciją „Pridėti prie užduoties“, kad susietumėte svarbius el. laiškus su savo Google užduotis greitai sąrašą, kuriame galite pridėti pastabų ir nustatyti terminus.

„Paketai“ yra dar vienas būdas automatiškai rūšiuoti panašius pranešimus iš informacinių biuletenių ir socialinės žiniasklaidos naujinimų į lengvai tvarkomas kategorijas. Šios strategijos padeda įveikti visą tą netvarką – nesvarbu, ar tai būtų prenumeratos, ar nesibaigiančios krūvos darbo el. laiškų – ir tiesiai prie to, kas svarbu.

Unroll.me yra nemokama priemonė, leidžianti atsisakyti naujienlaiškių prenumeratos ir tvarkyti gautuosius vienu metu.

Vieno naujienlaiškio prenumeratos atšaukimas gali neatrodyti kaip didelis iššūkis, tačiau jis tampa didžiulis, kai reikia susidoroti su dešimtimis ar šimtais prenumeratų.

Unroll.me leidžia paprasta vienu metu tvarkyti šimtus el. laiškų. Vos keliais paspaudimais galite masiškai atsisakyti visų naujienlaiškių prenumeratos, sutvarkyti juos etiketėmis, jei norite, ir ieškoti konkrečių pranešimų pagal raktinį žodį.

Tiems, kurie yra priblokšti daugybės naujienlaiškių el. paštu, Unroll.me funkcija „Sujungti“ gali būti naudinga. Tai leidžia sutraukti visas mėgstamas el. pašto prenumeratas į vieną kartą per dieną pateikiamą paprastą sąrašą.

Tokiu būdu galite vienu metu peržiūrėti prenumeratas, o ne gaišti laiką, kol gausite reklaminių naujienų.

Jei esate konkurencingas asmuo, kuriam patinka viską daryti patiems, tuomet masinę el. pašto prenumeratos atsisakymo kampaniją galite paversti smagiu žaidimu. El. pašto žaidimas yra nemokamas įrankis, kuris suvaidina pašto dėžutės išvalymo procesą.

Norėdami tvarkyti el. pašto dėžutes, įveskite savo el. pašto adresą ir pradėkite žaidimą. Tikslas yra sutvarkyti kuo daugiau el. laiškų per tam tikrą laikotarpį. Jei užtruksite per ilgai, gausite nuobaudą, bet gausite daugiau taškų, jei greitai tvarkysite pranešimus.

El. pašto žaidimas įgalina išsiugdyti įprotį susikoncentruoti į vieną el. laišką vienu metu prieš pereinant prie kito, o integruotas laikmatis padidina jūsų produktyvumą.

„InMoat“ – tai įrankis, rūšiuojantis el. laiškus pagal jų tipus, pavyzdžiui, finansus, produktyvumą, sveikatą ir kt. Šis įrankis padeda padidinti jūsų produktyvumą pasirinkdamas ir įdėdamas jums svarbius el. laiškų tipus gautųjų viršuje, suteikdamas jiems pirmenybę prieš kitus.

Prisijungus prie paskyros, „InMoat“ paprašys pasirinkti pramonės šaką ir profesiją, kad optimizuotų darbo eigą ir nustatytumėte prioritetus. Galite naudoti parinktį „Išmanieji filtrai“, kad pasirinktumėte el. laiškų, kurie liks jūsų gautuosiuose, kategoriją. Mažiau svarbūs el. laiškai bus perkelti į jūsų InMoat aplanką, kad vėliau galėtumėte juos peržiūrėti jums patogiu metu.

„InMoat“ taip pat išanalizuos jūsų tinklą ir paprašys pasirinkti patikimus kontaktus, kad teiktų pirmenybę jų el. laiškams, o pranešimus iš nežinomų šaltinių perkels į kitą aplanką.

„FollowUpThen“ yra jūsų asmeninis asistentas, kuris primena, kad jums reikia sekti konkrečius el. laiškus. Tai išsigelbėjimas užimtiems žmonėms arba tiems, kurie dažnai pamiršta svarbias žinutes.

Kai išsiųsite el. laišką naudodami „FollowUpThen“, el. laiškas į gautuosius grįš tiksliai nurodytą dieną ir laiku. Nebereikia pamiršti apie svarbius verslo sandorius ar pasimatymus su draugais.

Gautieji gali greitai paveikti jūsų produktyvumą dėl daugybės el. laiškų, iš kurių gaunate potencialūs klientai, draugai, kolegos ir tie įkyrūs informaciniai biuleteniai ir reklamos naujienos, kurių niekada neklausėte dėl!

Kitą kartą, kai jausitės priblokšti dėl visko, kas yra gautuosiuose, giliai įkvėpkite, pradėkite įgyvendinti šiuos patarimus ir naudokite šiuos įrankius, kad viską suvaldytumėte ir padidintumėte savo produktyvumą.

5 priežastys, kodėl verta naudoti bendradarbiavimo įrankius, o ne el

Bendradarbiavimo įrankiai siūlo labiau koordinuotą komandos diskusijų, failų dalijimosi, užduočių valdymo ir kt. darbo eigą. Štai kodėl jie yra geresni nei el.

Skaitykite toliau

Apie autorių