Kaip greitai sugrąžinti atidėtą projektą į vėžes

Kiekvienas projektas prasideda nuo gerų ketinimų ir geriausių pastangų, tačiau daugelis iš jų nukrypsta nuo mažo įsitraukimo ir praleidžia gaires. Tačiau nusivilti nereikia, nes kai kurie korekciniai veiksmai gali greitai sugrąžinti atidėtą projektą į vėžes.

Štai keletas veiksmingų projekto atkūrimo metodų, kuriuos turėtumėte pabandyti, kad viskas judėtų tinkama linkme.

1. Kvietimas į komandos susitikimą

Jūsų komanda galėjo susitikti daug kartų virtualūs komandos susitikimai šiam projektui. Tačiau kai žinote, kad netrukus praleisite terminą, privaloma, kad visi dar kartą pasėdėtų kartu. Šiame komandos susitikime turėtų būti sukurta nauja strategija, ką daryti toliau.

Atsižvelkite į projekto rezultatus, biudžetą ir laiką (likusį ar papildomą), kurį turėsite užbaigti projektui. Patikrinkite, kokį poveikį delsė kiekvienam iš šių aspektų. Sužinokite, ką komanda gali pasiūlyti nepaisydama pradinio biudžeto ir termino.

Be šių, pažiūrėkite, kiek laiko užtruks projekto užbaigimas. Tada pasikalbėkite su savo klientu, kaip pasirinkti bet kurią iš aukščiau pateiktų parinkčių.

2. Išsiaiškinkite vėlavimo priežastį

Be to, kad pasirinktumėte perspektyvias galimybes savo klientams, pasinaudokite susitikimu, kad nustatytumėte projekto problemą. Tik žinodami projekto vėlavimo priežastį, galite imtis veiksmų problemai išspręsti.

Projekto vėlavimo priežastys gali būti įvairios, įskaitant biudžeto trūkumą, išteklių trūkumą, organizacinių prioritetų pasikeitimą, apimties slinkimą, komandos neefektyvumą ir kt. Sužinokite, kas atsakingas už vėlavimą ir kaip tai paveikė projektą. Taip pat išsiaiškinkite, kaip galite greitai išspręsti problemą.

3. Nustatykite naują, bet realų terminą

Jei praleidote pradinį terminą, laikas judėti toliau ir vietoj jo nustatyti naują. Peržiūrėkite pradinį tvarkaraštį, kad sužinotumėte, kiek projekto užduočių vis dar laukiama. Kiekvienai likusiai užduočiai nustatykite sudėtingus, bet įmanomus etapus ir suraskite naują projekto terminą.

Jūsų tikslas – pristatyti projektą per naują terminą. Todėl prieš nustatydami naują terminą atsižvelkite į savo komandos pajėgumus, išteklius ir pasiekiamumą.

4. Persvarstykite projekto apimtį

Jei projektas buvo atidėtas dėl nerealios projekto apimties, apsvarstykite galimybę peržiūrėti metmenis, kad jį būtų galima pasiekti per trumpą laiką. Aptarkite apimtį su klientu arba suinteresuotosiomis šalimis ir patikrinkite, kurias projektų sritis galite pašalinti.

Niekada neleiskite apimties šliaužti, kai iš tikrųjų prašote sumažinti taikymo sritį. Pakeitus apimtį, projektą bus sunku užbaigti. Taip pat gali tekti visiškai nukreipti jūsų komandos dėmesį į naują kryptį.

5. Padalinkite į mažas užduotis ir nustatykite prioritetus

Kai tik klientas linktelėjo apie peržiūrėtą projekto apimtį, pradėkite su ja dirbti. Visų pirma, likusį darbą padalinkite į mažas užduočių dalis. Tada suraskite, ar tarp užduočių yra kokių nors priklausomybių. Jei taip, apsvarstykite jas prieš nustatydami užduočių prioritetus.

Paprašykite komandos pirmiausia atlikti prioritetines užduotis. Kartais klientas gali paprašyti, kad projekto atidėjimo metu pirmiausia pristatytumėte projekto dalį ar dalį. Tokiais atvejais pirmenybę teikite tam segmentui.

Susijęs: Geriausi metodai, skirti laisvai samdomiems darbuotojams nemokamai teikti pirmenybę užduotims

6. Dar kartą patvirtinkite arba perskirkite pareigas

Turite dirbti su visa komanda, kad nustatytumėte jų vaidmenis likusiai projekto apimčiai arba užduotims. Peržiūrėkite atliktas užduotis, kad nustatytumėte bet kokius konfliktus ar neefektyvumus, susijusius su iki šiol atliktu darbu su šiuo projektu. Gali prireikti dar kartą patvirtinti arba perskirstyti užduotis, atsižvelgiant į ankstesnį darbą.

Perskirdami užduotis išspręskite visas abejones dėl pradinio plano. Įsitikinkite, kad naujai paskirtas asmuo turi įgūdžių, reikalingų šiai užduočiai atlikti, ir neturi jokių kitų prioritetų.

7. Sutelkite dėmesį į bendravimą realiuoju laiku

Nebėra jokios galimybės vėluoti projekte, kuris jau nukrypo nuo vėžių. Kartais lemiami sprendimai lieka laukiami dėl pavėluoto atsakymo. Taigi jūsų komanda neturėtų gaišti laiko asinchroniniam ryšiui, kai nežino, kada gaus atsakymą.

Susijęs: Patarimai ir įrankiai, kaip bendrauti su klientais ir komandomis realiuoju laiku

Vykdydami uždelstus projektus, atkreipkite dėmesį į sinchroninį ryšį, pvz., momentinį pokalbį. Kolegos taip pat gali dalyvauti garso ar vaizdo skambučiuose, kad išsiaiškintų kilusias abejones ar užduotų svarbų klausimą. Kad ir ką darytumėte, tokiose situacijose niekada nepasikliaukite uždelsto ryšio režimais, pvz., el. paštu.

8. Atidžiai stebėkite ir tvarkykite užduotis

Jūs nenorėtumėte du kartus atidėti vieną projektą. Norint to išvengti, būtina kasdien tvarkyti užduotis ir sekti jų eigą. Paverskite našumo stebėjimą savo kasdienės rutinos dalimi dinamiškai projektų valdymo programėlės kur nariai gali patikrinti užduočių ir projekto eigą.

Neužtenka sekti pasiekimų, juos reikia palyginti su numatomais pasiekimais. Pastebėję, kad kažkas atsilieka, nedelsdami susisiekite su juo, kad išsiaiškintumėte problemą ir kuo greičiau ją išspręstumėte.

9. Turėkite rizikos valdymo planą

Peržiūrėtas uždelsto projekto planas dažnai apima papildomą darbo krūvį, naujus išteklius ir griežtą tvarkaraštį. Nors yra didelė tikimybė, kad sėkmingai užbaigsite projektą, tai taip pat yra susijusi su tam tikra rizika. Taigi, jūs turite parengti rizikos valdymo planą.

Norėdami tai padaryti, nustatykite rizikos veiksnius. Taip pat turėtumėte juos išanalizuoti, kad sukurtumėte planą, kaip sumažinti jų neigiamą poveikį. Stenkitės sumažinti tų rizikos veiksnių atsiradimo tikimybę. Supažindinkite visą komandą su rizikos valdymo planu ir nuolat jį atnaujinkite projekto eigoje.

10. Įdėkite papildomų pastangų

Nereikia nė sakyti, kad norint greitai pristatyti vėluojantį projektą, reikia įdėti papildomų pastangų. Daugeliui komandos narių tai taip pat gali reikšti viršvalandžius. Priklausomai nuo projekto apimties, laikas skirsis. Tačiau tai gali demotyvuoti komandą, jei pratęsimas tampa ilgesnis.

Dėl šios priežasties vadovai turėtų pasiūlyti savo komandos draugams aiškią idėją, kiek tęsis pratęsimas. Jei kas nors negali skirti daugiau laiko atidėtam projektui, turite perduoti jo užduotis iš išorės.

Veiksmingi patarimai dėl uždelstų projektų

Neretai projektas praranda savo dėmesį. Kai tai įvyksta, būtina nustatyti ir atpažinti projekto skausmo taškus.

Kad projektas grįžtų į vėžes, vadovaukitės aukščiau pateiktais patarimais. Norėdami sėkmingai ir laiku užbaigti projektą, taip pat galite naudoti projektų valdymo programėles.

11 geriausių „MeisterTask“ funkcijų, skirtų judriam projektų valdymui

Ar norite įdiegti Agile – dinamišką projektų valdymo metodą, kuris padidina produktyvumą? „MeisterTask“ gali jums padėti.

Skaitykite toliau

Apie autorių