9 priežastys, kodėl projektai vėluoja, ir kaip jų išvengti

Projekto vėlavimas yra realybė ir, nepaisant didžiausių pastangų, daugelis komandų nesugeba užbaigti projektų per nustatytą terminą. Jei nenorite, kad jūsų dabartiniai ir būsimi projektai vėluotų, turite žinoti veiksnius, kurie vaidina svarbų vaidmenį vėluojant projektui.

Žinodami uždelsto projekto priežastis, išsiaiškinsite geriausią būdą jų išvengti. Čia pateikiamos vienos didžiausių projektų valdymo problemų – projekto vėlavimo – priežastys ir sprendimai.

1. Apimtis Creep

Projekto apimtis nurodo visą projekto metmenis, o apimties slinkimas reiškia bet kokį staigų tos apimties pakeitimą be tinkamų pakeitimų užklausų. Įsivaizduokite, kad jūsų komanda yra projekto viduryje ir staiga įvyksta aprėptis. Visos iki šiol įdėtos pastangos nueis perniek, o projekto užbaigimo vėlavimas taps neišvengiamas.

Norėdami išvengti šios problemos, sudarykite projekto planą ir priverskite klientus pasirašyti sutartį, kurioje sakoma, kad jie laikysis metmenų. Be to, saugokite visus tolesnius ryšius vienoje vietoje, kad nereikėtų sekti kelių komunikacijos šaltinių.

2. Komanda nežino projekto tikslo

Būdami įtempto verslo pasaulio dalimi, galite nežinoti kiekvienos atliekamos užduoties priežasties. Tačiau tai gali būti komandos draugų demotyvacijos priežastimi, dėl ko gali vėluoti projektai.

Žinodama ryšį tarp savo užduoties ir projekto tikslų, komanda gali pasisemti įkvėpimo. Todėl gera idėja įtraukti visus komandos narius nuo projekto planavimo etapo. Paprašykite jų atsiliepimų, kad galėtumėte planuoti projektą jiems patogiu metu.

Įsitikinkite, kad jie mato, kaip jų indėlis veikia projektą ir organizaciją. Tai paskatins juos sėkmingai užbaigti projektą per nustatytą terminą.

3. Nerealūs pristatymai ir galutiniai terminai

Tikėkite ar ne, nerealūs terminai galbūt yra pagrindinė projekto vėlavimo priežastis. Visa komanda gali įdėti papildomų pastangų, bet neįmanoma laiku užbaigti projekto, jei terminas nėra tinkamas.

Kad ir kaip būtų viliojanti nustatyti ambicingus rezultatus, nepakankamas ir per didelis pristatymas yra geriausias būdas nustebinti klientus. Dėl šios priežasties nustatykite tikslus, kurie yra realūs, pasiekiami ir išmatuojami.

Daugelis projektų apima kelias užduočių priklausomybes. Tokiu atveju suprojektuokite projekto laiko juostą atsižvelgdami į išteklių prieinamumą, numatomą laiką ir užduočių seką.

Susijęs: Kaip padidinti produktyvumą naudojant SMART kriterijus

4. Išteklių neprieinamumas

Jei nėra reikiamų finansinių, žmogiškųjų ir materialinių išteklių, projektas gali vėluoti. Finansinių išteklių atveju įvertinkite, ar pradinis biudžetas gali padengti projekto išlaidas. Jei ne, kuo greičiau gaukite papildomą finansavimą, kad projektas nevėluotų dėl lėšų trūkumo.

Dėl žmogiškųjų išteklių pažiūrėkite, ar komandos nariai turi reikiamų įgūdžių ir patirties. Kitu atveju apmokykite juos arba perduokite užduotis kitiems. Būkite atsargūs dėl materialinių išteklių, tokių kaip infrastruktūra. Šių išteklių prieinamumas negarantuojamas, todėl verta turėti atsarginę jų kopiją.

5. Netinkamas pažangos stebėjimas ir tolesni veiksmai

Nuolatinis duomenų apie užduoties eigą rinkimas yra labai svarbus projekto sėkmei. Jei to nepadarysite, projektas gali vėluoti. Be tikslų nustatymo, turite stebėti, ar vėluojama atlikti bet kurią užduotį. Taigi galite pamatyti, ar komanda eina link tikslo.

Norėdami įvertinti kiekvienos užduoties eigą, galite naudoti užduočių valdymo įrankius. Pastebėję vėlavimą atlikti bet kurią užduotį, taip pat galite perduoti užduotį kam nors kitam. Jei reikia, šios programos taip pat padės lengvai perskirstyti visas projekto užduotis.

6. Suinteresuotųjų šalių nesusikalbėjimas

Visos projekte dalyvaujančios šalys turi būti tame pačiame puslapyje; kitu atveju jie negali užbaigti projekto per nustatytą terminą. Nesusikalbėjimas sukelia nesusipratimų, kurie galiausiai trukdo projekto eigai.

Štai kodėl kiekvienas komandos narys turėtų nedelsdamas žinoti apie apimties pokyčius, klientų lūkesčius ir bet kokį vėlavimą iš bet kurios susijusios šalies. Turėtų būti reguliarūs komandos susitikimai, kuriuose būtų pranešama apie projektą.

Komandos taip pat turėtų naudoti projektų valdymo įrankiai žinoti apie terminus ir pagrindinius terminus. Šios programos taip pat palaiko visą komandos ryšį vienoje vietoje, kad būtų užtikrintas aiškumas.

7. Nenoras dirbti komandoje

Sėkmingas projektas yra komandos darbas. Kiekvienas narys, įskaitant vadovą, turi efektyviai atlikti savo vaidmenį, kad pasiektų tikslą. Kartais komandos nariai nebendradarbiauja, todėl projektas vėluoja. Netgi šiais laikais vadovai nėra linkę į mikrovadybą.

Tačiau visi turi atsiminti, kad galutinis tikslas – laiku užbaigti projektą. Neturėtumėte kelti projekto pavojaus tik norėdami išvengti konfliktų.

Nors komandos nariams reikia savo erdvės ir sprendimų priėmimo galios, kad jie veiktų geriausiai, vadovai turėtų įsikišti, kai tik reikia, kad projektas nenukryptų nuo vėžių. Vadovai taip pat turėtų nedelsiant imtis veiksmų, kad išspręstų bet kokį komandos konfliktą.

Susijęs: Kas yra nuotolinio darbo konfliktas? Būdai, kaip to išvengti

8. Trečiųjų šalių veiksniai

Dažnai organizacijoms tam tikruose projekto etapuose reikia įtraukti trečiąsias šalis. Išoriniai pardavėjai taip pat gali būti atsakingi už projekto vėlavimą, jei jie laiku nepateikia išteklių ar užduočių. Paprastai taip nutinka todėl, kad šie trečiųjų šalių asmenys nežino apie jūsų projekto etapus ar tikslus.

Be to, komandos nesikreipia į pardavėjus dėl paskirtų užduočių ir patenka į bėdą, kai vėluoja trečioji šalis. Kad išvengtumėte tokių problemų, nustatykite jiems griežtą terminą ir palaikykite ryšį su jais iki pristatymo. Taip pat į sutartį galite įtraukti nuostatą dėl baudos už vėlavimą. Taigi jie rimtai žiūrės į pristatymą laiku.

9. Netikėtos aplinkybės

Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – susidursite su kai kuriomis nenumatytomis situacijomis, dėl kurių projektas gali vėluoti. Stichinės nelaimės, oro sutrikimai, politinis nestabilumas, pasaulinė recesija, sunkumai gauti investicijų – visa tai gali atidėti jūsų projektą.

Nors šių priežasčių negalima išvengti, jų poveikį tikrai galite sumažinti tinkamai planuodami. Kiekvienas komandos narys visada turi būti pasiruošęs blogiausiam. Užduočių nepalikimas paskutinei akimirkai yra stiprus žingsnis kovojant su šia problema.

Komandos nariai taip pat turėtų bendradarbiauti, kai po nelaimių atsiranda papildomas darbo krūvis, kad projektai būtų užbaigti laiku.

Išsaugokite projektus nuo vėlavimo

Projektas gali suklysti bet kuriame etape. Žinodami dažniausias projekto vėlavimo priežastis ir sprendimus, kaip jų išvengti, galite pasiekti tikslą sėkmingai įgyvendinti projektą laiku. Taigi pasiekti produktyvumo tikslus taip pat tampa lengviau nei bet kada anksčiau.

7 geriausios programos, padėsiančios pasiekti produktyvumo tikslus

Ar norite puikiai valdyti laiką? Naudokite šias daug funkcijų turinčias laiko dėžės programas, kad pasiektumėte savo produktyvumo tikslus.

Skaitykite toliau

Apie autorių