Projekto komunikacijos ir turinio valdymas yra sudėtinga užduotis. Be bendro duomenų šaltinio tai yra didžiulė užduotis. „Facebook“ darbo vieta turi išeitį! Nepriklausomai nuo jūsų darbo ar projekto dydžio, tai idealus įrankis įvairioms užduotims ir projektų turiniui valdyti.
Be to, jūsų komandos nariai jau yra susipažinę su jos vartotojo sąsaja (UI), nes ji labai panaši į Facebook platformą. Skaitykite toliau ir sužinokite, kaip tai gali tapti projektų valdymo galia.
1. Sukurkite kiekvienam projektui skirtą grupę
Kelių projektų valdymas tuo pat metu gali būti įtemptas ir painus. Praleiskite painiavą naudodami specialią „Workplace“ grupės funkciją. Šioje platformoje galite sukurti atskiras grupes kiekvienam projektui, kad užduotys būtų atskirtos.
Jūsų sukurtos grupės lieka slaptos, nes tik grupės nariai turi leidimą prisidėti. Galite pridėti tiek grupių, kiek norite, ir į grupę įtraukti bet kokį narių skaičių.
Jei dirbate bendradarbiaudami su kita organizacija, jums pravers kelių įmonių grupė. Kelių įmonių grupė
Darbo vieta leidžia vienodai efektyviai dirbti su žmonėmis už jūsų įmonės ribų.2. Bendrinkite failus su komandos draugais
Nesvarbu, ar dirbate nuotoliniu būdu, ar dirbate iš tos pačios biuro patalpos, turite bendrinti failus su kolegomis internetiniais kanalais. Kaip ir bet kuris kitas efektyvus biuro rinkinys, Workplace leidžia be vargo bendrinti failus su komandos draugais.
Į grupę galite įtraukti failus iš vietinės sistemos. Arba taip pat galite naudoti dalijimosi failais integracijas, kurias patvirtino organizacijos sistemos administratorius. Grupės administratoriai gali pridėti patvirtintų integracijų prie grupės, kad jos nariai galėtų naudotis.
Norėdami rasti failų bendrinimo įrankius, patikrinkite skirtuką Integracijos. Šiuo metu ji palaiko tokias failų bendrinimo programas kaip „Google“ diskas, „Box“, „OneDrive“, „Dropbox“, „SharePoint“ ir kt.
3. Bendradarbiavimas su failais ir atsiliepimais
Naudodama šio darbo srities rinkinio komentarų funkciją, jūsų komanda gali dalytis atsiliepimais apie įvairius grupėje bendrinamus failus. Tokiu būdu stebėti komentarus ir atsiliepimus tampa lengviau nei bet kada anksčiau.
Be to, visi su grupės nariais bendrinami failai yra skirtuke Failai. Taigi, jums nereikia slinkti sklaidos kanalo, kad rastumėte reikiamą failą.
Šis rinkinys taip pat leidžia sukurti atvirą atsiliepimų grupę. Čia atsiliepimus gali pateikti ir kiti komandos nariai. Pasidalydami daugiau apie projektą, pvz., dokumentacijos stilių, dizainą, tikslinę auditoriją ir kt., galite gauti daugiau atsiliepimų iš kitų ir naujų perspektyvų.
4. Projekto ir užduočių eigos stebėjimas
Darbo vietoje lengva sekti projekto eigą. Skelbdami kas savaitę atnaujinimus apie pažangą, pageidavimus ir kitus išskirtinius grupės klausimus, komandos draugai gali informuoti vieni kitus apie savo užduotis.
Jei kam nors tektų pasidalyti ilgomis ataskaitomis ar tyrimų išvadomis, jie gali pasinaudoti šios platformos pastabų funkcija. Norėdami sekti užduotis, galite bendrinti grupės veiksmų elementus, kuriuos perėmėjas gali pažymėti atliktus.
Galite naudoti paminėjimo funkciją, kad priskirtumėte užduotį komandos nariui. Jūs netgi galite integruoti Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly ir kt. programėlės geresniam užduočių valdymui ir produktyvumui per Workplace.
Susijęs: Nemokamos „Zapier“ alternatyvos darbo krūviui sumažinti ir produktyvumui padidinti
5. Saugus ir bendras failų saugojimas
„Workplace“ grupių skirtuke „Failai“ visi projekto failai tvarkomi vienoje vietoje. Galite sutaupyti laiko leisdami „Workplace“ tvarkyti jūsų projekto išteklius, pvz., vaizdus, PDF, „Excel“ lapus ir kt. Jei naudojate „Workplace“, jums nereikia sekti komandos narių, besidalijančių su projektu susijusiais neskelbtinais dokumentais per skirtingas platformas, todėl kyla pavojus konfidencialiems duomenims.
Jūsų komanda gali įkelti failus į grupę keliais kanalais, pvz., įrašais, pokalbiais, temomis, mokymusi, medija ir kt. Tačiau visi failai patenka tiesiai į skirtuką Failai. Čia galite lengvai valdyti prieigą prie failų, versijos valdymą ir ištrinti failą, jei jis nereikalingas.
Svarbu žinoti, kad bet kuriuo kitu kanalu, išskyrus Workplace Chat, galite įkelti tik iki 50 MB failų. Iš Workplace Chat galite įkelti iki 75 MB dydžio failus. Failų dydžio apribojimas padeda komandai išlikti produktyviam nesunkiai dalijantis mažais failais ir nesusiduriant su įkėlimo spartos pralaidumu.
Tai gali atrodyti kaip mažas failų įkėlimo limitas. Tačiau „Workplace“ palaiko didžiulių iki 4 GB vaizdo failų įkėlimą. Taigi, kai jums reikia sukurti mokymosi arba žinių bibliotekos vaizdo įrašo pamoką, visada galite įkelti ilgus HD vaizdo įrašus.
6. Susirašinėjimas realiuoju laiku per darbo vietos pokalbį
Kai komanda dirba su projektu iš atokių vietų, nėra alternatyvos bendravimui realiuoju laiku. Tačiau dirbant namuose ne visada įmanoma prisijungti naudojant garso ar vaizdo skambučius. Štai kodėl bendradarbiavimo darbo vietoje turite turėti momentinių pokalbių parinktį.
„Workplace“ taip pat siūlo šią funkciją savo vartotojams per „Workplace Chat“ programą. Atsisiųskite jį į savo Android arba iOS telefoną ir palaikykite ryšį keliaudami. Naudokite jį norėdami gauti greitą atsakymą į svarbią užklausą. Grupės, kuriose yra 250 ar mažiau narių, gali naudoti šią parinktį.
7. Garso arba vaizdo skambutis sklandžiam bendravimui
Nuotolinei ar hibridinei komandai bendras darbas neįmanomas be garso / vaizdo skambučių. Jei naudojate „Workplace From Facebook“. projektų valdymui, šiems tikslams nereikia naudoti jokios papildomos programos. Skambinimas savo komandos draugui yra tik vienu spustelėjimu naudojant Workplace.
Iki 50 komandos narių gali prisijungti prie garso ar vaizdo susitikimo naudodami „Workplace“ naudodami „Facebook“ susitikimų funkciją. Galite naudoti šią priemonę savaitiniams komandos susitikimams ar grupinėms diskusijoms.
Taip pat galite užmegzti greitus asmeninius pokalbius su grupės nariais. Taip pat galima integruoti virtualias skambinimo programas, tokias kaip Zoom, BlueJeans ir Cisco Webex Meetings.
8. Skelbimo prisegimo funkcija, skirta greitai nuorodai
Taip pat galite prisegti įrašą ar turinį grupės puslapyje, panašų į „Facebook“ puslapį ar grupę. Kiekvienoje grupėje yra svarbios projekto instrukcijos, tikslai, terminai ir ištekliai. Turinio prisegimas užtikrina, kad komandos nariai be vargo suras turinį, reikalingą darbui su projektu.
Jei norite, galite be jokių problemų prisegti kelis įrašus. Taip pat galite nuspręsti, kuris prisegtas įrašas turėtų likti virš kitų. Atminkite, kad tik grupės administratorius gali prisegti įrašą grupėje Workplace.
Lengva valdyti kelis projektus
Funkcijos, kurias matėte aukščiau, yra pagrindiniai bet kurio projekto poreikiai. „Workplace“ iš „Facebook“ efektyviai tenkina visas šias funkcijas, naudodama nesudėtingą vartotojo sąsają.
Jei jūsų projekto duomenys, pvz., užduočių sąrašai, darbo eigos, produktų / paslaugų maketai, nuorodos turinys ir kt., yra daugiau nei viename įrankyje, nemokamai perkelkite juos į vieną centrinį įrankį, pvz., „Workplace“. Taip pat protinga žinoti, kaip Workplace konkuruoja su kitomis projektų valdymo darbo vietomis prieš priimant galutinį sprendimą.
Štai kaip nuspręsti, kas geriau nuotolinėms ar mišrioms komandoms: „Google Workspace“ ar „Facebook Workplace“.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Bendradarbiavimo įrankiai
- Projektų valdymas
- Nuotolinis darbas
Tamal yra laisvai samdoma MakeUseOf rašytoja. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesų ankstesniame darbe IT konsultacijų įmonėje, rašymo profesiją kaip etatą perėmė prieš 3 metus. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir besąlygiškai žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Spauskite čia norėdami užsiprenumeruoti
