Kiekvienas projektas susideda iš daugybės užduočių, kurias turite atlikti laiku. Tinkamas užduočių valdymas reiškia projektų valdymą nuo sumanymo iki užbaigimo. Nesvarbu, ar esate komandos, dirbančios biure ar namuose, dalis, užduočių valdymo procesas gali priversti susidurti su kai kuriais įprastais iššūkiais.
Sužinokite penkis dažniausiai pasitaikančius užduočių valdymo iššūkius, su kuriais galite susidurti jūs ir jūsų komanda, ir kaip galite juos įveikti naudodami įrankius.
1. Nėra užduočių eigos matomumo
Viena iš savalaikio užduoties atlikimo ir sėkmingo bendradarbiavimo sąlygų yra užduočių eigos matomumas. Be jo užduočių administravimas tampa iššūkiu bet kuriai komandai. Galite tikėtis, kad greitai išspręsite bet kokią problemą tik užtikrinę užduočių vykdymo skaidrumą.
Naudodami Kanban plokštes galite sukurti vaizdinę projekto darbo eigos apžvalgą. Trello yra „Kanban“ lentos programa, leidžianti supaprastinti visas užduotis nustatant proceso kliūtis. Ši programa ne tik leidžia pasiekti užduočių eigą, bet ir leidžia imtis ryžtingų veiksmų, kad ilgai laukiamos užduotys judėtų.
Ganto diagramos įrankio naudojimas yra dar vienas naudingas būdas stebėti užduoties eigą. Su Agantty programėlę, komandos nariai gali atitinkamai sinchronizuoti savo užduotis. Tai taip pat leidžia priskirti ir deleguoti užduotis turimiems ištekliams.
Susijęs: Geriausios nemokamos Ganto diagramos programos, skirtos projektų valdymui
2. Priklausomybė el. paštu trukdo dirbti
Aiškus bendravimas yra būtinas, kad bet kuri komanda galėtų atlikti užduotis per numatytą laiką ir maksimaliai efektyviai. Nors el. paštas yra populiarus komandos narių bendravimo būdas, visavertė priklausomybė nuo el. pašto gali būti neproduktyvi ir trukdyti produktyvumui.
Kalbant apie komandą, vienas didžiausių užduočių valdymo iššūkių yra išlaikyti visus tame pačiame puslapyje perduodant reikiamus pranešimus. Čia labai svarbu pasakyti, kas ir kaip. Jei kas nors praleidžia daugiau laiko tikrindamas, rašydamas ir atsakydamas į el. laiškus nei atlikdamas produktyvias užduotis, bendravimo el. paštu tikslas nepavyks.
Su MeisterTask, galite centralizuoti komandos narių dalijimosi informacija procesą. Galite palengvinti geresnį komandos bendravimą įtraukdami užduoties aprašymą, priedus, užduočių pakeitimų žurnalą ir komentarus pačioje užduotyje. Dėl šių funkcijų užduotis tampa interaktyvi ir stebima.
Stebėdami projektą galite nuolat stebėti ir gauti visą reikiamą informaciją. Galite greitai atsakyti į bet kokius užduočių pakeitimus naudodami jaustukus ir gauti pranešimus el. paštu apie tokius pakeitimus.
3. Struktūrinių našumo ataskaitų trūkumas
Norint sužinoti apie savo komandos efektyvumą ir produktyvumą, būtina gauti išsamią kiekvieno komandos nario veiklos apžvalgą. Be tinkamos įžvalgos niekas negali žinoti apie užduoties eigą. Tik struktūrizuota ataskaita gali sudaryti įžvalgas apie visą procesą, kurį atliko komanda.
Tokios ataskaitos ne tik suteikia vertingų įžvalgų apie užduotis ir projektus. Jie taip pat pateikia renkamą informaciją lengvai suprantamu būdu. Kai turite visą vaizdą vienoje vietoje, imtis priemonių užduočių efektyvumui pagerinti tampa sklandžiai.
Struktūrinės ataskaitos taip pat leidžia generuoti skirtingą statistiką naudojant svarbiausią metriką ir tinkinti, kaip norite matyti išsamią informaciją. Tu gali naudokite „Asana“ universalią ataskaitų teikimo funkciją gauti grafines diagramas ir diagramas apie savo komandos veiklą. Keliais paspaudimais galite sužinoti savo komandos produktyvumo būseną realiuoju laiku.
Kiekvienas komandos narys gali sukurti savo produktyvumo informacijos suvestinę naudodamas šį įrankį, kuris vizualiai pateiks našumo metriką. Asmenys gali bendrinti tik skaitomas ataskaitas su vidiniais ir išoriniais bendradarbiais. Tinkinti ataskaitas taip pat lengva, nes galite pridėti įvairių filtrų, pasirinkti diagramų tipus ir kiekvienam projektui priskirti atskirą spalvą.
4. Lengvo automatizavimo nebuvimas
Šiuolaikiniame verslo pasaulyje užduočių automatizavimo svarba yra itin svarbi. Be jo bus sunku susitvarkyti savo užduotis ir laiku užbaigti projektą. Automatizavimo nebuvimas taip pat gali sukelti produktyvumo problemų jūsų komandoje ir lėtą užduočių vykdymą.
Todėl turėtumėte naudoti skirtingus įrankius užduotims automatizuoti ir neleisti savo komandai laiko praleisti rankiniu būdu atliekant tas užduotis. Rinkdamiesi automatizavimo įrankius įsitikinkite, kad jie turi daugiau privalumų nei trūkumų, pvz., staigi mokymosi kreivė, sistemos sulėtėjimas ir per daug laiko sąnaudos.
Kalbant apie automatizavimą, galite naudoti bet kokį įrankių skaičių, priklausomai nuo jūsų darbo apimties. Išmanusis automatizavimas leidžia ne tik sumažinti komandos darbo krūvį, bet ir sutelkti dėmesį į svarbias užduotis. Naudodami kelis automatizavimo įrankius galite pasinaudoti „Zapier“ pagalba, kad galėtumėte lengvai integruoti programas.
Kai kurios populiarios integracijos, kurias palaiko „Zapier“, yra šios:
- „Google“ skaičiuoklės ir „Toggl“.: naudokite nuotolinių ir mišrių komandų projektams valdyti.
- ClickUp ir TimeDoctor: naudokite produktyvioms valandoms stebėti ir užduotims valdyti.
- Trello ir Jira: naudokite, jei norite stebėti problemas tvarkant užduotis naudojant Kanban stiliaus įrankį.
- Asana ir HubSpot: naudojamas sinchronizuoti CRM programinę įrangą su projektų valdymo įrankiu.
- ClickUp ir Jira: naudokite stebėti ir išspręsti problemas stebint užduotis.
Susijęs: „Zapier“ integracijos, kurios automatizuos jūsų užduočių valdymo darbo eigą
5. Kova su Scope Creep
„Scope creep“ yra dažnas užduočių valdymo iššūkis, su kuriuo susiduria komandos. Tai susiję su projekto reikalavimų pasikeitimais, palyginti su tuo, ką nusprendėte inicijuodami projektą. Šie pakeitimai turi įtakos ir projekto tikslui, ir rezultatams.
Planuodami projektą ir skirdami užduotis nariams, turite žinoti apie taikymo sritį. Nepriklausomai nuo pramonės šakos, galite to išvengti įvertinę riziką ir sąmoningai planuodami projektą.
Kiekvienas projektas yra susijęs su tam tikra rizika, o nuo pat pradžių sudarytas nenumatytų atvejų planas gali išgelbėti jus nuo bet kokios netikėtos situacijos. Be to, nuolatinis rizikos vertinimas projekto gyvavimo ciklo metu taip pat padės valdyti riziką. Naudojant pirmadienis.com, galite taktiškai valdyti savo projektų apimties šliaužimą.
Šios programėlės projekto rizikos registras leidžia nustatyti, įvertinti ir suplanuoti galimą incidentą, kad galėtumėte sumažinti riziką. Naudojant jo Scrum sprinto planavimo šablonas, galite priversti savo komandą sutelkti dėmesį į konkrečias užduotis ir tikslus. The Pakeitimų valdymo stebėjimo priemonė Šio įrankio naudojimas leidžia apibūdinti ir stebėti pokyčių valdymo planus.
Išspręstos užduočių valdymo problemos
Dėl užduočių valdymo problemų gali užtrukti projektai ir nepatenkinti klientai. Žinokite apie galimas problemas, su kuriomis galite susidurti dėl užduočių valdymo.
Kadangi šiame straipsnyje aptariami iššūkiai ir jų perspektyvūs sprendimai, dabar galite imtis reikiamų veiksmų, kad išvengtumėte tokių problemų ir užtikrintumėte sklandų projekto valdymą.
Ieškote alternatyvų Asanai? Peržiūrėkite šiuos nemokamus įrankius, kurie leidžia efektyviai valdyti projektus.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Užduočių valdymas
- Projektų valdymas
- Laiko planavimas
Tamal yra laisvai samdoma MakeUseOf rašytoja. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesų ankstesniame darbe IT konsultacijų įmonėje, rašymo profesiją kaip etatą perėmė prieš 3 metus. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir besąlygiškai žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Spauskite čia norėdami užsiprenumeruoti