Jei jūsų darbas yra giliai integruotas į „Microsoft“ ekosistemą, „To Do“ ir „OneNote“ yra bene populiariausi įrankiai jūsų kasdienei darbo eigai. Naudodami „OneNote“ planuodami projektą, gausite naudingų elementų, kurie padės užbaigti tai, ką dirbate.
Naudodami „OneNote“ ir „Microsoft To Do“ kartu reiškia, kad praleisite laiką keisdami, kopijuodami ar peržiūrėdami duomenis iš vienos programos į kitą. Dėl to galite prarasti dėmesį, padaryti klaidų arba, dar blogiau, pabloginti savo darbo kokybę. Parodysime būdus, kaip sklandžiai integruoti „OneNote“ ir „To Do“, kad galėtumėte skirti laiko svarbesniam darbui.
Užduoties įtraukimas iš „OneNote“ į „Microsoft To Do“.
Iš visų „Office“ programų „OneNote 2019“ yra glaudžiausiai integruota su „Outlook“. Taip yra todėl, kad abiejų programų tikslai ir operacijos yra panašūs. Galite paversti bet kokį pastabos tekstą programoje „OneNote“ automatine užduočių sąrašo užduotimi programoje „Outlook“. Bet palaukite, kur „Microsoft To Do“ telpa šioje sistemoje?
Prie šios diskusijos pakalbėsime vėliau, bet pirmiausia įsitikinkite, kad jūsų kompiuteryje yra įdiegtos ir „OneNote 2019“, ir „Outlook“. Be to, turite sukurti užrašų knygelę ir skiltį, kurioje yra jūsų veiksmai, kuriuos galima atlikti. Jei pradedate, sekite mūsų vadovas, kaip tvarkyti bloknotus „OneNote“..
Pasirinkite tekstą, kurį norite paversti „Outlook“ užduotimi. Spustelėkite Namai skirtuką ir tada „Outlook“ užduotys. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite užduoties atlikimo laiką. Vėliava pažymi tekstą, o „OneNote“ prideda pastabos tekstą kaip užduotį programoje „Outlook“. Jei reikia, galite ir toliau pridėti daugiau pastabų kaip užduočių.
Perjunkite į „Outlook“, kad peržiūrėtumėte užduotį Mano užduotys.
Dabar, kai perjungsite į programą „Microsoft To Do“, pamatysite tą pačią užduotį Užduotys su iš anksto užpildytomis terminais ir nuoroda į „OneNote“ puslapį, kad sužinotumėte, kur yra jūsų užduotys.
Taip pat galite pasirinkti Pasirinktinis ir iš naujo pasirodžiusio lango įveskite Terminas, Pradžios data, ir užduoties svarba naudojant Prioritetas lauke. Taip pat galite patikrinti Priminti langelį, kad „Outlook“ primintų jums apie užduotį ir pridėtų trumpą pastabą.
Dabar perjunkite į „Microsoft To Do“ programą, bet čia nematysite datos, kada buvo pradėta užduotis, ar prioriteto lauko.
Fono užduočių sinchronizavimo mechanizmas
„To Do“ programa naudoja „Exchange Online“, kad saugotų ir sinchronizuotų užduotis, nesvarbu, ar naudojate asmeninę paskyrą, ar „Microsoft 365“. Abi paskyros atitinka tuos pačius protokolus, įskaitant duomenų šifravimą, atitiktį ir duomenų buvimo vietą. Jei atliksite užduotį programoje „To Do“, ji bus atnaujinta „Outlook Tasks“ ir „OneNote“.
Pastaba: „To Do“ programa neturi nieko bendra su „OneNote“ žyma „To Do“, nepaisant to, kad naudojamos tos pačios didžiosios raidės. Tai svarbu, nes žmonės gali susipainioti dėl terminijos ir pareikšti, kad ši funkcija neveikia tinkamai.
Atkreipkite dėmesį, kad galite turėti tik vieną terminą, o ne atskiras pradžios ir pabaigos datas. Tai nepalaiko užduočių būsenų, pvz., Vykdomų arba atliktų procentų, nei užduoties svarbos skirtingais prioritetų lygiais. Negalite atkurti ištrintos užduoties skiltyje „To Do“, bet galite jas peržiūrėti „OneNote“ ir „Outlook“.
Jei žinai kaip veikia „Microsoft To Do“ programa, galima sukurti kelis užduočių sąrašus. Taigi prasminga perkelti užduotį iš Užduotys į jūsų pasirinktą sąrašą. Tačiau kai perkeliate užduotį į kitą sąrašą, pakeitimas atsispindės aplanko stulpelyje „Outlook“ užduotys, bet užvedę pelę virš vėliavos pamatysite pranešimą, kad „užduotis neegzistuoja“.
Kryžmiškai sinchronizuokite savo užduotis tarp „To Do“ ir „OneNote“.
Galima kryžminiai sinchronizuoti užduotis tarp „OneNote“ ir „To Do“ naudojant paprastą programą, pavadintą Pleexy. Jis perkelia jūsų užduotis iš el. laiškų, pastabų, projektų valdymo ir bendradarbiavimo įrankių į užduočių tvarkytuvę.
Jūs netgi galite nustatyti abipusį naudojamų įrankių sinchronizavimą, kad vienoje pusėje atlikti pakeitimai būtų akimirksniu nukopijuoti kitoje. Jei jūsų komanda projektams valdyti naudoja „Jira“ ir „OneNote“, „Pleexy“ gali nukreipti visas susijusias užduotis iš šias programas į „To Do“. Ir kai atliksite užduotį „To Do“, ji bus patikrinta šaltinio programoje taip pat.
Darbo su „Pleexy“ pradžia
Užsiregistruokite „Pleexy“ svetainėje naudodami „Microsoft To Do“ kaip užduočių tvarkyklę. Kai patvirtinsite ją naudodami „Microsoft“ paskyrą, jūsų bus paprašyta pasirinkti programą, su kuria norite prisijungti prie „To Do“. Pasirinkite OneNote ir suteikite Pleexy prieigą prie jūsų OneNote paskyros.
Suteikite savo ryšiui pavadinimą. Pavyzdžiui, tarkime „ToDo with OneNote“.
Pirmasis žingsnis yra pasakyti „Pleexy“, kokių užrašų knygelių ir sekcijų ji ieškos. Galite filtruoti pastabas pagal tipą, pvz., Užduotis, Diskusija su asmeniu, Darbo prioritetas 1 ir 2, Kliento užklausa ir Suplanuoti susitikimą. Ir nepaisykite senesnių užrašų nuo 1 iki 180 dienų. „Pleexy“ ieškos užrašų, atitinkančių visus konkrečius kriterijus, ir sukurs juos „Microsoft To Do“.
Kitame veiksme nustatysime jūsų užduočių pavadinimo šabloną „Microsoft To Do“. Galite sekti a šablonas, pvz., „{section}: {page} – {todo}“, kur „{puslapis}“ yra jūsų „OneNote“ puslapis, o „{todo}“ yra „OneNote“ todo žyma.
Dabar turite nurodyti sąrašą, kuriame „Pleexy“ sukurs užduotis. Šiame pavyzdyje mes pasirinksime Vienas sąrašas, o tikslas yra Darbas.
Galiausiai pasirinkite, kas atsitiks, kai pakeisite „Microsoft To Do“ ar „OneNote“ užduotis. Dėl „OneNote“, skirta „Microsoft To Do“, galite valdyti, ką daryti su užduotimi, kai ji baigta arba ištrinta „OneNote“. Ir už „Microsoft To Do“ į „OneNote“, pasirinkite, ką norite daryti, kai atliksite užduotį programoje „To Do“.
Išsaugokite pakeitimus ir suaktyvinkite ryšį. Žemiau esančioje ekrano kopijoje galite patikrinti integraciją, redaguoti arba pristabdyti ryšį ir juos ištrinti.
Norėdami pamatyti pakeitimus, pereikite prie programos „Microsoft To Do“. Kai čia atliekate užduotį, ji taip pat bus patikrinta „OneNote“.
Sukurkite kelis „OneNote“ ryšius su užduotimis
„Pleexy“ galite sukurti kelis ryšius tarp šių dviejų programų. Štai priežastys:
- Jei asmeniniais ir darbo tikslais naudojate atskirą „OneNote“ paskyrą.
- Nustatykite skirtingas sinchronizavimo taisykles konkretiems projektams programoje „OneNote“.
Pvz., Galbūt norėsite sinchronizuoti abiejų programų tinklaraščio įrašų užduotis, tačiau „OneNote“ galite palikti nepažymėtą užduotį, net jei pažymėjote jas kito projekto skiltyje „Užduotis“. Atlikdami aukščiau aprašytą procedūrą, „Pleexy“ sukursime du skirtingus ryšius.
Perkelkite visas savo užduotis į „Microsoft To Do“.
Ir „OneNote“, ir „To Do“ yra sudėtingos programos, tačiau jos veikia skirtingomis darbo eigos sąlygomis ir jūsų poreikiais. Paprastais atvejais galite pridėti užduotį iš „OneNote“ į „To Do“, tačiau jos nėra vientisos ir nutrūksta, jei perkelsite užduotį į kitą sąrašą.
„Pleexy“ leidžia sinchronizuoti užduotis abiem būdais, nesvarbu, koks yra jūsų užduočių sąrašas, ir intuityviai jas nustatyti. Patikrinkite integracijų puslapį palaikomų programų sąrašą. Pradėję juos naudoti, vadovaukitės mūsų patarimais ir gudrybėmis, kaip efektyviai naudoti „Microsoft To Do“.
Atidžiau pažvelkite į „Microsoft To Do“ ir patikrinkite keletą patarimų, kaip jį paversti galingu užduočių tvarkytuvu.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Microsoft
- „Microsoft Office“ patarimai
- „Microsoft OneNote“
- „Microsoft To-Do“.
- Užduočių valdymas
Turėdamas M.Optom akių priežiūros specialybės laipsnį, Rahul daug metų dirbo dėstytoju kolegijoje. Rašymas ir kitų mokymas visada yra jo aistra. Dabar jis rašo apie technologijas ir padaro jas suprantamas skaitytojams, kurie to gerai nesupranta.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
