Kaip sukurti „Excel“ formas duomenų įvedimo skaičiuoklėms

Duomenų įvedimas į „Excel“ yra nelengvas uždavinys, ypač jei turite daug stulpelių ir daugybę įrašų. Tai taip pat gali suklaidinti kitus vartotojus, ypač jei jie nėra susipažinę su jūsų skaičiuokle.

Bet ar žinojote, kad galite sukurti formas, kad palengvintumėte šią užduotį? „Microsoft“ leidžia jums arba bet kam kitam pridėti duomenis į jūsų skaičiuoklę naudodami formą naujame lange. Tokiu būdu bus mažiau painiavos, kokią informaciją jie turėtų įtraukti į „Excel“ failą.

Skaitykite toliau ir sužinokite, kaip sukurti formą savo „Excel“ skaičiuoklei.

Jūsų duomenų paruošimas

Prieš pradėdami kurti formą, pirmiausia turite paruošti duomenis, kurių jums reikės. Pavyzdžiui, jei kuriate studentų lankomumo sąrašą, pirmiausia stulpeliuose turite užsirašyti informaciją, kurios jums reikės iš jų.

Pavyzdžiui, turite turėti jų vardą, pavardę, studento numerį, el. pašto adresą ir kursą; tada turėtumėte juos išvardyti viršutinėje eilutėje. Šie elementai reikštų stulpelius, kuriuose bus kaupiami jūsų mokinių įvesti duomenys.

Jei ketinate paprašyti mokinių rankiniu būdu įvesti savo duomenis, jie turės slinkti žemyn iki Excel failo apačios, kad rastų tuščią eilutę. Ir jei prašote daug informacijos, tarkime, metraščio, bet kuris studentas gali lengvai praleisti langelį, todėl duomenys bus neišsamūs.

Paprastos formos įterpimas

Paruošę visus stulpelių pavadinimus, dabar galite pradėti kurti formą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite vieną iš stulpelių antraščių. Eikite į Paieškos juosta viršutinėje „Excel“ lango dalyje ir įveskite Forma. Paieškos rezultatuose, žemiau Veiksmai, spustelėkite Forma.

A Microsoft Excel pasirodys įspėjimo langas, patvirtinantis, ar pasirinktą eilutę norite naudoti kaip formos etiketes. Jei jau tai padarėte, spustelėkite Gerai. Kitu atveju spustelėkite Atšaukti, pasirinkite stulpelių antraštes, kurias norite naudoti kaip formų etiketes, ir pakartokite ankstesnėje pastraipoje nurodytus veiksmus.

Paspaudus Gerai, atsiras formos langas ir viskas! Dabar galite pradėti įvesti duomenis.

Jei ketinate dažnai naudoti šį įrankį, greitosios prieigos įrankių juostoje galite pridėti šios funkcijos nuorodą. Grįžti į Paieškos juosta ir įveskite Forma vėl. Tačiau užuot spustelėję kairiuoju pelės klavišu Forma rezultatas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vietoj to, kad būtų rodomas kontekstinis meniu.

Pasirinkite Pridėti prie greitosios prieigos įrankių juostos, ir pamatysite Formos piktograma pasirodyti joje. Taigi kitą kartą, kai turėsite patraukti formos įrankį, viskas, ko jums reikia, yra spustelėti sparčiosios klavišo mygtuką.

Naujų duomenų pridėjimas

Atsidariusiame formos lange matysite informaciją, kurią reikia įvesti į duomenų bazę. Užpildykite visus tuščius laukus ir atlikę spustelėkite Nauja. Duomenys, kuriuos įvedėte, automatiškai užpildys apatinę lentelės dalį, o jūs gausite naują tuščią formą.

Jei netyčia įrašėte neteisingus duomenis, galite grįžti atgal ir juos pakeisti. Naršykite iki įrašo, kurį norite pakeisti, paspausdami Rasti Ankst arba Rasti kitą mygtukai. Kai pasieksite elementą, kurį norite redaguoti, tiesiog pakeiskite informaciją atitinkamame lauke.

Baigę taisyti, spustelėkite Nauja arba paspauskite Įeikite klaviatūroje, kad atliktumėte pakeitimus. Bet jei padarėte spausdinimo klaidą ir norite atkurti ankstesnį įrašą, spustelėkite Atkurti vietoj to. Tačiau atminkite, kad atlikę pakeitimus negalėsite anuliuoti pakeitimų naudodami Restore.

Įrašų naršymas formos lange

Dabar, kai skaičiuoklėje turite kelis įrašus, galite naršyti duomenis naudodami patį formos langą. Netoli viršutinio dešiniojo lango kampo matysite dabartinių duomenų serijos numerį.

Jei norite matyti įrašus prieš arba po dabartinio pasirinkimo, galite naudoti anksčiau minėtą Rasti Ankst ir Rasti kitą mygtukai. Arba galite naudoti slinkties juostą, kad greitai pereitumėte per kelis įrašus.

Norėdami rasti konkrečius rezultatus, galite naudoti formos lango paieškos funkciją. Norėdami jį pasiekti, spustelėkite Kriterijai mygtuką dešinėje apačioje, Rasti kitą. Atitinkamame lauke įveskite informaciją, kurios norite ieškoti, tada paspauskite Įeikite klaviatūroje.

Susijęs: Kaip naudoti „Excel“ paieškos ir keitimo funkciją

Tada lange bus rodoma kita eilutė su susijusia informacija. Norėdami naršyti kitus rezultatus, spustelėkite bet kurį iš jų Rasti Ankst arba Rasti kitą.

Išplėstinei paieškai taip pat galite naudoti formules ir modifikatorius. Galite naudoti pakaitos simbolį žvaigždute ieškoti įrašo dalies. Taip pat galite naudoti geresnis negu arba mažiau nei ženklai, norėdami ieškoti skaitinių ar datos reikšmių.

Pavyzdžiui, jei norite ieškoti studentų, kurie studijuoja bakalauro kursą, atitinkamame lauke galite įvesti BA*. Formos lange bus rodomi tik studentai iš jūsų skaičiuoklės, kurie įgyja bakalauro laipsnį.

Vengti tuščių įrašų

Taip pat galite išvengti netyčia tuščių įrašų pridėdami naudodami duomenų tikrinimo funkciją. Norėdami tai padaryti, pirmiausia turite pasirinkti lentelę, kurioje ketinate įvesti duomenis. Tada turėtumėte eiti į Duomenys > Duomenų patvirtinimas.

The Duomenų patvirtinimas tada atsidarys langas. Viduje konors Nustatymai skirtuką, po Leisti išskleidžiamajame meniu, pasirinkite Teksto ilgis. Tada po Duomenys išskleidžiamajame meniu, pasirinkite geresnis negu. Galiausiai, pagal Minimumas laukas, įvestis 1. Paspauskite Gerai.

Ši funkcija neleidžia vartotojams įvesti tik vieno simbolio į bet kurį lauką, todėl jūsų duomenys bus visiškai užpildyti.

Susijęs: Kaip importuoti duomenis iš „Microsoft Word“ formų į „Excel“ skaičiuoklę

Greitas ir paprastas būdas užpildyti dideles duomenų bazes

Jei dažnai praleidžiate informaciją skaičiuoklėje arba į stulpelius įvedate neteisingus duomenis, pats laikas susikurti formą sau. Šis greitas ir paprastas sprendimas užtikrins, kad gausite tikslią duomenų bazę.

Nors aukščiau pateiktame pavyzdyje rodomi tik penki įrašai, jei dirbate su daugybe įrašų, pvz., įmonės darbuotojų duomenų bazėje, įvertinsite šią „Excel“ funkciją. Suteikdami nepriklausomą langą informacijai įvesti, galite išvengti šimtų, jei ne tūkstančių, įrašų, tuo pačiu užtikrindami tikslius ir tikslius duomenų įvedimus.

Kaip sujungti „Microsoft Excel“ failus ir lapus

Sužinokite viską apie tai, kaip sujungti lapus programoje „Excel“, taip pat kaip sujungti kelis „Excel“ failus į vieną.

Skaitykite toliau

Apie autorių