Kaip pagerinti laiko valdymą naudojant „Outlook“ uždelsto pristatymo funkciją

Kartais jums reikės išsiųsti informaciją arba el. paštu siųsti užduočių atnaujinimus, tačiau laikas netinkamas. Užuot sugadinę darbo eigą ir ją atidėję, galite naudoti „Outlook“ atidėjimo funkciją ir būti protingai nustatydami savo rezultatus.

Kas yra „Outlook“ pristatymo atidėjimas?

„Outlook“ uždelsto pristatymo funkcija leidžia nuspręsti, kada norite, kad konkretus el. laiškas būtų išsiųstas jo gavėjams, o ne iškart. Tai naudinga priemonė, kuri gali suteikti jums ramybę, nepakenkiant tvarkaraščiui.

Norėdami naudoti atidėjimo funkciją, tiesiog atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite Naujas elektroninis paštas.
2. Parašę el. laišką ir įvedę gavėjus, eikite į Galimybės skirtuką.
3. Spustelėkite Pristatymo atidėjimas.
4. Pagal Pristatymo parinktys, spustelėkite šalia esantį varnelę Nepristatykite anksčiau.
5. Pasirinkite a Laikas ir Data kad norėtumėte, kad jūsų el. laiškas būtų išsiųstas.
6. Spustelėkite Uždaryti.
7. El. laiške spustelėkite Siųsti.

Nepaisant paspaudimo Siųsti, jūsų el. laiškas nebus išsiųstas iki jūsų nurodyto laiko ir datos. Dabar pažiūrėkime, kodėl galbūt norėsite jį naudoti.

Dviejų minučių užduoties taisyklė

Dviejų minučių užduočių taisyklėje teigiama, kad jei jūsų darbotvarkėje yra užduotis, kurią atlikti užtruksite tik dvi minutes, turėtumėte tai padaryti tiesiog dabar, o ne įrašyti į savo darbų sąrašą. Tai greitas ir paprastas prioritetų nustatymo įrankis, tačiau neatsižvelgiama į tai, kas nutiks toliau.

Jei dviejų minučių užduotis yra el. Laiškas, kurį turite išsiųsti, galite gauti atsakymus, kurių neturite laiko sekti, ir tai vis tiek patenka į jūsų darbų sąrašą. Norėdami to išvengti, galite naudoti uždelstą pristatymą užduočiai atlikti ir išsiųsti, kai žinote, kad darbo dieną turite vietos atsakymams.

Susijęs:Kaip optimizuoti savo darbų sąrašą, kad jis būtų efektyvesnis

Jūs netgi galite pažymėti varnelę šalia Naudokite balsavimo mygtukus ant Pavėluotas pristatymassavybės langą, jei norite paprastų kolegų atsakymų, pvz Agrazu, nesutinku, gal.

Siunčiami pranešimai

Jums gali tekti pranešti el. Paštu, kuris turi būti išsiųstas tam tikru laiku. Galbūt jūs laukiate tam tikros datos ar termino ir per tą laiką būsite ne biure ar atostogos.

Užuot gaišę laiką, kad kolega išsiųstų už jus arba išsiųstų iš anksto, atidėtas pristatymas gali tai padaryti už jus neprisijungęs. Tuomet, kai grįšite į biurą, visi jau pasieks greitį. Įjungta Pavėluoto pristatymo savybės, taip pat turite galimybę pasirinkti Svarba išskleidžiamąjį sąrašą, su pasirinkimu Aukštas, žemas, ir Normalus.

Susijęs: Masiškai ištraukite ir atsisiųskite kelis el. Pašto priedus

Atsakymo laiko valdymas

Greitas ir efektyvus darbų atlikimas yra jūsų įgūdžių įrodymas; deja, vadovai ir kolegos dažnai tuo pasinaudoja siunčiant daugiau darbų. Jei nenorite keisti savo darbo būdo, galite atidėti el. Laiškų siuntimą, kad galėtumėte valdyti kitų lūkesčius dėl jūsų pasiekiamumo.

Arba, jei jums reikia atsiųsti kelis naujinius apie projektą, galite spustelėti varnelė šalia Galiojimo laikas baigiasi, pasibaigus galiojimo laikui pranešimo pavadinime bus perbrauktas. Tai jums ir jūsų bendradarbiams pasakys, kad šis el. Laiškas nebeaktualus, ir prireikus galite ištrinti.

Susijęs: Savitvarkos įgūdžiai, kuriuos reikia įgyti asmeniniam ir darbo produktyvumui

Atidėkite, kad geriau valdytumėte savo laiką

Praktikuoti gerą laiko valdymą kartais reiškia atidėti atnaujinimus ir atsakymus, kad išvengtumėte skubėjimo, ir tai gali paskatinti jus nuo reaktyvaus darbo prie iniciatyvumo.

Iš esmės, naudojant atidėtą pristatymą programoje „Outlook“, galite kontroliuoti savo reagavimą, tuo pačiu nusiramindami žinodami, kad užduotis yra atlikta.

Kaip prisiminti išsiųstą el

Ar kada nors paspaudėte „Send“ ir gailėjotės vėliau? Mes visi ten buvome, norėdami, kad galėtume anuliuoti siuntimą. Mes parodysime, kaip prisiminti el. Laišką „Outlook“ arba atidėti siuntimą „Gmail“.

Skaityti toliau

Apie autorių