9 geriausi būdai valdyti savo komandą „Microsoft Teams“

Naudodami „Microsoft Teams“ nuotoliniai komandos nariai gali sklandžiai dirbti kartu ir padidinti našumą.

Tačiau komandos vadovas turi prižiūrėti šios platformos naudojimą, kad būtų išvengta bet kokių netikėtų aplinkybių, tokių kaip duomenų nutekėjimas ir neteisėta prieiga. Sužinokite, kaip valdyti „Microsoft Teams“ nuotolinėms komandoms.

1. Komandos kūrimo ir pavadinimo strategija

Visos pagrindinės suinteresuotosios šalys turėtų turėti galimybę sukurti naują komandą „Microsoft Teams“. Tačiau ši funkcija neturėtų būti prieinama visiems. Apribokite komandos kūrimo leidimą tik administratoriams, valdytojams ar žmonėms, kuriems reikalinga prieiga.

Jei nežinote komandos tikslo ar funkcijos, tampa sunku juos valdyti. Taigi „Azure Active Directory“ turi veiksmingą pavadinimų sudarymo tvarką.

Pavadinimo sutartis reiškia nuoseklų pavadinimo stilių ar struktūrą, kurios laikysis kiekviena komanda. Šis pavadinimo stilius padės jums sužinoti komandos aprašymą, funkciją, geografinį regioną, kūrėjo vardą ir kt.

2. Nustatykite duomenų ir pranešimų gyvavimo ciklą

Kiekvienai komandai būtina turėti specialiai pritaikytą duomenų saugojimo politiką. Taigi, galite išsaugoti pranešimus tam tikrą laikotarpį, o tekstai automatiškai išnyks po to laiko, kai jums jų nereikia. Analizuokite savo projektus ir atitinkamai nustatykite pranešimų saugojimo laiką.

Tą patį procesą turėtumėte taikyti ir savo komandos duomenims, apibrėždami gyvavimo ciklą. Kaip teigia „Microsoft“, ciklas prasideda, kai sukuriate komandą ir nustatote kanalą. Ciklo vidurys yra tada, kai komanda aktyviai bendradarbiauja. Ciklo pabaiga reiškia, kad komanda, baigusi numatytas užduotis, pasiekė savo gyvenimo pabaigą.

3. Reguliuokite išorinę prieigą

Pagal numatytuosius „Microsoft Teams“ nustatymus kitų organizacijų nariai gali pasiekti ryšio duomenis. Tai taip pat leidžia nustatyti susitikimus su išorinėmis šalimis, kurios naudoja „Teams“ arba „Zoom“.

Susijęs: Geriausi virtualūs priartinimo fonai bet kokiems susitikimams

Atidžiai naudokite šį nustatymą, kad valdytumėte, kas gali pasiekti jūsų organizacijos duomenis. Galite įtraukti tam tikrą domeną į blokų sąrašą arba atblokuoti kai kuriuos domenus, kad galėtumėte valdyti prieigą.

Nors išorinė prieiga skirta kitiems jūsų organizacijos nariams, svečio prieiga reiškia, kad ne jūsų įmonės žmonėms leidžiama pasiekti komandos duomenis. Jei jūsų darbas susijęs su glaudžiu bendradarbiavimu su klientais ar trečiųjų šalių partneriais, šią funkciją galite įjungti ribotai.

4. Sugalvokite susitikimų ir pranešimų siuntimo politiką

„Microsoft Teams“ yra profesionalaus bendravimo platforma, ir kuo mažiau ji tampa asmeniška, tuo geriau. Sukurkite pranešimų ir susitikimų politiką, atitinkančią organizacinius standartus.

Valdykite arba uždrauskite naudoti neprofesionalius lipdukus, GIF failus ir memus. Taip pat galite leisti turinio įvertinimo sistemai rasti bet kokį erzinantį turinį.

Taip pat galite leisti vartotojams redaguoti arba ištrinti bet kurį išsiųstą pranešimą, tačiau atminkite, kad gali tekti iš naujo ieškoti pradinio pranešimo. Taip pat galima įrašyti ir perrašyti „Teams“ susitikimus.

Tačiau atsižvelkite į šias funkcijas pagal įmonės politiką ir, jei nuspręsite atlikti šiuos veiksmus, aiškiai informuokite visus dalyvius. Taip pat turėtumėte suteikti tiesioginę prieigą prie susitikimų tik komandos nariams, o svečiai turėtų prisijungti po patvirtinimo.

5. Reguliuoti trečiųjų šalių programų integravimą

Kaip komandos vadovas, turėtumėte džiaugtis sklandžia „Microsoft Teams“ trečiųjų šalių integravimo funkcija. Tačiau tai, kad bet kuris narys gali integruoti palaikomą programą, gali tapti jums rūpi. Turite išlaikyti „Microsoft Teams“ kanalus švarius ir saugius.

Norėdami tai padaryti, integravimui turėtumėte leisti tik konkretų trečiųjų šalių programų sąrašą. Galite aplankyti Programų puslapio tvarkymas iš „Microsoft Teams“ administravimo centro, kad galėtumėte valdyti „Teams“ programas, kurias norite leisti savo kolegoms. Ten taip pat galite keisti trečiųjų šalių programų funkcijas atskiriems vartotojams.

6. Skambučių ir pranešimų auditas

„Microsoft Teams“ administratoriai gali patikrinti ir tikrinti bet kurio nario paskutinių 30 dienų skambučių istoriją. Galite naudoti asmens skambučių istorijos duomenis, srautą, laisvų rankų įrangą, tinklo kokybę ir kt., Kad išspręstumėte ryšio problemas, su kuriomis jie susiduria.

Susijęs: „Microsoft Teams“ vs. Darbo vieta iš „Facebook“: kurią turėtumėte naudoti?

Taip pat galite pasiekti paskutinių 90 dienų skambučių kokybės tendencijų duomenis „Skype“ verslui senajame portale, kad gautumėte tinklo našumo apžvalgą.

7. Nustatykite duomenų klasifikavimo taisyklę

Duomenų kategorizavimas yra metodas, kuris suteikia jums svarbios informacijos apie duomenų jautrumo lygį. Naudodami šią klasifikaciją galite sužinoti neskelbtinų duomenų vietą, jų rizikos veiksnius ir tai, kaip komandos nariai naudoja duomenis. Norėdami lengvai sužinoti šią informaciją suskirstydami į kategorijas, nustatykite duomenų klasifikavimo schemą.

Šis taisyklių rinkinys galutiniams vartotojams aiškiai paaiškins galimas galimybes. Taigi nustatykite taisykles lengvai suprantama kalba. Taikykite klasifikavimo taisykles visoms „Microsoft“ komandoms.

Sukūrę klasifikavimo schemą, taip pat galite sukurti ir įgyvendinti duomenų praradimo prevenciją (DLP), saugojimo etiketes ir kt.

Jūsų komandos nariams reikia laisvės įtraukti naujus išteklius, tačiau tai jokiu būdu neturėtų kelti pavojaus duomenų saugumui. Galite pasiūlyti perspektyvų šios problemos sprendimą, pritaikę „Microsoft Teams“ saugos nustatymai atsižvelgiant į projekto konfidencialumo lygį.

Priklausomai nuo duomenų tikslo, netgi galite pridėti daugiau apribojimų, pvz., Išjungti nuorodų bendrinimą. Kadangi „Teams“ yra vieninga platforma, integruota su kitomis „Microsoft 365“ programomis, turite atlikti įvairius autorizacijos lygius, kad galėtumėte atlikti konfigūraciją keliuose administravimo centruose.

Tvarkydami nustatymus, apsvarstykite kiekvienos komandos kritiškumą, kad sugalvotumėte tinkamus nustatymus.

9. Treniruok savo komandą MS komandų politikoje

Mažai tikėtina, kad vienas komandos narys išsiaiškins geriausią būdą išnaudoti visas „Microsoft Teams“ galimybes. Todėl, norėdami tyrinėti ir augti naudodami šią platformą, turite bendradarbiauti. Nesvarbu, ar jūsų komanda ketina pirmą kartą naudotis „Teams“, ar praėjo šiek tiek laiko, bus naudinga reguliari treniruotė.

Ten žmonės gali dalintis savo patirtimi „Microsoft Teams“ su kitais. Jie taip pat gali kalbėti apie bet kokias ankstesnes „Teams“ problemas ir tai, kaip jos efektyviai sprendžia šias problemas. Taip pat galite užsirašyti jų pasiūlymus ir įgyvendinti įmanomus.

Lengvas komandinis bendradarbiavimas

Tinkamas įrankių naudojimas yra bet kurios komandos ar projekto sėkmės raktas. Todėl komandos vadovas yra atsakingas už taisyklių rinkinio, kuris organizuoja narių bendravimą ir bendradarbiavimą, rinkinį.

Pirmiau pateikti patarimai padės užtikrinti, kad jūsų komanda produktyviai bendraus komandoje.

7 patarimai ir įrankiai, kaip bendrauti su klientais ir komandomis realiuoju laiku

Nesvarbu, ar dirbate visą darbo dieną, ar laisvai samdomas darbuotojas, žinodami, kaip bendrauti su darbu susijusiais klausimais, galite išlaikyti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą. Sužinoti daugiau!

Skaityti toliau

Apie autorių