„SharePoint“ yra „Microsoft 365“ dalis, leidžianti profesionaliai tvarkyti dokumentus ir turinį. Nesvarbu, ar esate administratorius, ar galutinis vartotojas, žinodami ir įgyvendindami geriausią praktiką užtikrinsite, kad visi galės be jokių sunkumų naudotis turiniu.
Šiame straipsnyje sužinosite, kaip efektyviausiai naudoti „SharePoint“.
1. Suderinkite failų pavadinimus
Nuoseklumas yra raktas į sėkmę, ir tai tiesa net ir tuo atveju „SharePoint“. Kadangi „SharePoint“ gali saugoti daugybę dokumentų, failų pavadinimai turi būti nuoseklūs.
Galbūt pastebėjote, kad kai kuriuose paieškos rezultatuose yra neaiškių failų pavadinimų. Todėl, norėdami rasti norimą, turite atidaryti kiekvieną failą. Tai kruopštus darbas ir daro jus neproduktyviais. Be to, rasti tinkamą failą iš tūkstančių dokumentų gali būti beveik neįmanoma, jei skirtingi komandos draugai laikysis skirtingų pavadinimų stilių.
Susijęs: Kas yra „Microsoft SharePoint“? Jo naudojimo ypatybės ir privalumai
„SharePoint“ yra bendra platforma, todėl aptarkite su kitais, kad pasirinktumėte pavadinimo susitarimą. Todėl jūs ir jūsų komandos draugai galite greitai rasti bet kokį failą ar dokumentą.
2. Žymėti dokumentus
Nepaisant vieno pavadinimo susitarimo, jums gali kilti sunkumų ieškant reikiamo dokumento. Kad „Microsoft“ paieška rodytų konkretesnius ir tinkamesnius rezultatus, pažymėkite dokumentus. Žymėjimas veikia panašiai kaip filmo ar TV serialo kanalo žanras.
Tai padės rasti visus failus, priklausančius tai pačiai kategorijai. Norėdami pridėti žymą, eikite į biblioteką ir pridėkite naują kategorijos lauką, pvz., Sukūrimo datą, paskutinį kartą pakeistą ir pan. Dabar į kiekvieną dokumentą įtraukite atitinkamus duomenis, kurie veiks kaip žyma. Tokiu būdu iš „SharePoint“ gausite tikslius rezultatus.
3. Saugokite dokumentus naudodami užrakinimo funkciją
„SharePoint“ duomenų saugumas priklauso ne tik nuo IT infrastruktūros administratorių. Kaip galutinis vartotojas, jūs taip pat galite atlikti savo vaidmenį užrakindami dokumentus. Ši funkcija užtikrina, kad joks neįgaliotas asmuo negalės keisti bendrinamų failų ar dokumentų.
Suaktyvinę integruotą įrašų valdymo funkciją, galite užrakinti ir atrakinti dokumentą. Be to, „SharePoint“ šalia pavadinimo bus rodoma piktograma, kad visi žinotų apie jos ypatingą būseną. Šį nustatymą galite pridėti prie darbo eigos, kuri automatiškai užrakina dokumentą patvirtinus.
4. Greitai nukopijuokite sąrašus ir bibliotekas
Sąrašo ar bibliotekos sudarymas, metaduomenų pridėjimas, peržiūrų kūrimas - visas bibliotekos ar sąrašo kūrimo „SharePoint“ procesas užtrunka daug valandų. Ši įtempta užduotis gali būti kasdieniška, jei šiuos sąrašus ar bibliotekas turite kurti kelis kartus.
Todėl turėtumėte žinoti, kad sąrašą galima nukopijuoti iš bet kurios „SharePoint“ svetainės, turinčios tinkamą prieigą. Be to, kopijavimo procesas yra paprastas ir galite nukopijuoti beveik visą konfigūraciją. Nukopijavę bibliotekų ar sąrašų formatą, galite sutaupyti laiko naujam projektui.
5. Išmokite atkurti prarastus bibliotekos duomenis
Atsitiktinis svarbių duomenų ištrynimas gali padaryti nepataisomos žalos jūsų komandai. Todėl turite žinoti, kaip atkurti ištrintus ir prarastus duomenis iš „SharePoint“ bibliotekos.
Susijęs: „OneDrive“ taisymo būdai, kai negalite atidaryti failų
Jei tai žinote, duomenų atkūrimui nereikia priklausyti nuo kitų. Taigi sutaupysite laiko ir kitų asmenų, kurie gali dirbti su jumis atliekant šią neproduktyvią užduotį.
Pirmiausia sukurkite „SharePoint“ duomenų atkūrimo politiką ir tinkamai ją pritaikykite. Atkūrimo procesas leis jums atkurti duomenis tam tikrą laikotarpį. Atminkite, kad atkūrę ankstesnio laiko duomenis prarasite po to atliktus pakeitimus.
6. Tvarkyti prieigos užklausą
Įsivaizduokite, kad pasidalijote nuoroda su kolega el. Paštu ir palikote dienai. Kai tas asmuo bando atidaryti nuorodą, jis nustato, kad neturi prieigos prie to failo. Akivaizdu, kad jie gali prašyti prieigos prie failų, tačiau jie nežino, kas gali pasidalinti patvirtinimu ir pateikimo laiku. Kartais keli komandos svetainių savininkai gali gauti pranešimus apie prieigos prie failų užklausas.
Taip pat įmanoma, kad kiekvienas iš jų manys, kad kiti priims prašymą. Dėl to asmuo, kuris paprašė prieigos, gali niekada nesulaukti atsakymo. Kad išvengtumėte tokių problemų, galite nustatyti konkretų palaikymo el.
7. Apriboti bibliotekos leidimą
Masinis leidimas patekti į biblioteką kenkia duomenų saugumui. Kad išvengtumėte tokių scenarijų, turite apriboti prieigą prie bibliotekos bet kurioje „SharePoint“ svetainėje.
Jei turite bibliotekų, kurias turi pasiekti tik personalo komanda, galite apriboti kitų prieigą prie tos „SharePoint“ svetainės. Tam pavadinkite biblioteką ir aprašyme paminėkite jos ypatingą statusą.
8. Komandos svetainių kategorizavimui naudokite „Hub“ svetaines
Gali būti sunku rasti panašių kategorijų svetainių iš visos „SharePoint“ svetainių kolekcijos. Tačiau panašias ar susijusias svetaines galite sugrupuoti per virtualią grupę, vadinamą koncentratoriaus svetainėmis.
Pvz., Jei jums reikia bendrinti vieną svetainę iš kiekvieno projekto su savo klientais, galite sukurti koncentratoriaus svetainę ir sugrupuoti visas joje esančias svetaines. Taigi panašių svetainių paieška ir bendrinimas tampa vientisas ir neužima daug laiko visiems.
9. Žinokite, kada naudoti skirtingų tipų svetaines
Naudodami „SharePoint“ pamatysite du pagrindinius svetainės šablonus. Jie vadinami komandos svetaine ir bendravimo svetaine. Abu tipai naudojami skirtingai, ir jūs turite pasirinkti vieną iš jų pagal savo projektą.
Jei norite pasidalyti skelbimu ar reklama su savo komandos draugais, puiki idėja naudoti bendravimo svetainę. Tai idealu, kai turite daugiau skaitytojų/darbuotojų, palyginti su bendraautoriais.
Komandos svetainė yra tinka projektiniam bendradarbiavimui su nedidele komanda. Taip pat naudokite, kai turite daug bendraautorių.
10. Suasmenintų vaizdų nustatymas
Viena „SharePoint“ funkcija, kurią galbūt žinote, yra suasmenintų rodinių kūrimas pagal jūsų pasirinkimą. Be to, „SharePoint“ siūlo kelis dokumentų valdymo filtrus ir perjungiklius. Tai leidžia rodyti papildomą metaduomenų informaciją, filtruoti pasirinktus failus, rūšiuoti failus įvairiomis eilėmis, grupuoti failus į vieną ar kelias grupes ir kt.
Kiekvienas komandos narys gali sukurti asmeninį vaizdą, prieinamą tik jiems. Tai netrukdo bibliotekos vaizdui visiems. Be to, galite sukurti viešą vaizdą, jei turite komandos draugų, kuriems taikomi panašūs ekrano reikalavimai.
„SharePoint“ paprasta
„SharePoint“ yra skirtas turinio valdymui, ir tai neturėtų būti sudėtinga ir kasdieniška. Jūs ir jūsų komanda galite išnaudoti visas „SharePoint“ galimybes, laikydamiesi aukščiau paminėtos standartinės praktikos.
Jei esate pradedantysis, tai yra idealūs patarimai, kaip pradėti naudoti produktą produktyviai ir netvarkingai. Be to, „SharePoint“ geriausia praktika padeda lengvai atlikti užduotis.
Dalyko darbas Davidas Allenas yra vienas iš asmeninio ir profesinio produktyvumo elementų. Štai kaip galite ja naudotis.
Skaityti toliau
- Produktyvumas
- „Microsoft“
- „Microsoft Office“ patarimai
- Bendradarbiavimo įrankiai
Tamalas yra laisvai samdomas rašytojas „MakeUseOf“. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacijų įmonėje, prieš 3 metus jis priėmė rašymą kaip visą darbo dieną dirbančią profesiją. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir iš naujo žiūrėti „Netflix“/ „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia