Kaip laisvai samdomas darbuotojas ar nuotolinis darbuotojas, gali tekti dirbti su klientais ir kolegomis įvairiose laiko juostose. Tačiau tai nereiškia, kad visada turite būti pasirengę reaguoti realiu laiku, net ir praradę dėmesį ir susikaupimą.
Galite išvengti išsekimo, išlaikydami sklandžius santykius su kitomis suinteresuotosiomis šalimis, įgyvendindami kelias strategijas. Sužinokite, kaip tai padaryti naudodami šiuos patarimus ir įrankius.
1. Sprendimas/atsiliepimų dalijimasis be tolesnių veiksmų
Jums reikės bendravimo realiuoju laiku, kai reikia nedelsiant grįžtamojo ryšio ar tolesnių veiksmų. Pernelyg didelis bendravimas gali sutaupyti jus nuo vargo būti nuolat pasiekiamam, kad galėtumėte greitai reaguoti. Jei savo klientui ar kolegoms pateikiate visą reikiamą informaciją, jiems nereikia tolesnių veiksmų paaiškinti jūsų pranešimą.
Dėl to nevenkite paaiškinti dalykų išsamiai. Kartais greitas grįžtamasis ryšys nėra tinkamas ar išsamus. Tai taip pat gali sukelti nesusipratimų. Pavėluotas grįžtamasis ryšys padeda išvengti nelogiškų protrūkių ir suteikia daugiau apgalvotų atsakymų.
Kruopščiai ir aiškiai bendraujant su savo klientais ir komanda išvengiama nereikalingo pirmyn ir atgal. Yra įvairios internetinės užrašų programėlės, pavyzdžiui, „Supernotes“. Galite juos naudoti norėdami pasiekti beveik tobulus pranešimus.
Jūs ir jūsų bendradarbis galite palikti pastabas tame pačiame faile peržiūrėję vienas kito atsakymus per bendrinamus užrašus ir dokumentus.
2. Iš anksto suplanuokite, kad atsakymo laikas būtų pagrįstai atidėtas
Kai kuriems projektams ir užduotims gali prireikti nedelsiant reaguoti iš jūsų klientų ar komandos narių, o pavėluotas atsakymas gali užtrukti. Tai viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl daugelis žmonių pasisako už bendravimą realiuoju laiku dirbdami nuotoliniu būdu.
Tačiau asinchroninis bendravimas šiais atvejais taip pat yra įmanomas pasirinkimas, jei galite planuoti užduotis ir papildomas užduotis. Skirkite pakankamai laiko, kad sukurtumėte eskalavimo darbo eigą, kuri leistų jūsų komandai susidoroti su ekstremaliomis situacijomis. Apsvarstykite laiko juostų skirtumą ir suplanuokite nepriklausomas užduotis atsakymo atidėjimo metu.
Bus naudinga integruoti kalendoriaus programą į užduočių valdymo įrankiai, tokie kaip Asana. Taigi, kiekvieną kartą kuriant įvykį, naujinys bus prieinamas užduočių valdymo programose, kad visi galėtų jį stebėti.
3. Ekrano įrašymas/skaitmeninės lentos klaidoms demonstruoti
Įsivaizduokite, kad programinėje įrangoje yra sudėtinga klaida. Dabar turite viską aprašyti rašydami nuotolinei komandai! Jau nekalbant apie klausimus, kylančius tarp kito galo, ir jūs pasiklystate.
Galite išvengti visų šių sudėtingų situacijų naudodami ekrano įrašymo programas. Parodykite ir įrašykite programinės įrangos klaidą naudodami nemokamą ekrano įrašymo įrenginį, pvz., „ActivePresenter“ arba „Apowersoft“. Taip pat galite įtraukti garso įrašą, kad žodžiu apibūdintumėte problemą, kad išvengtumėte painiavos.
Susijęs: Geriausi nemokami ekrano įrašymo įrenginiai, skirti išsaugoti internetinius susitikimus
Taip pat galite naudoti internetinės lentos, tokios kaip „Freehand“ aprašyti programos ar svetainės klaidas. Šios programos yra tinkamos nuotoliniam bendradarbiavimui. Jūsų kolega gali dirbti su jūsų lentos failu ir palikti ten užrašus, kad galėtumėte peržiūrėti, kai ateis jūsų eilė.
Kuo labiau sumažinsite garso/vaizdo ryšio poreikį, tuo daugiau kolegų ir klientų galės sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų svarbu. Šiuo metu galite lengvai sukurti išsamią projekto eigą ir padaryti ją skaitmeniniu būdu prieinamą visiems kitiems dalyviams. Norėdami tai padaryti, galite naudoti tokias bendradarbiavimo programas kaip Jira.
Šios išsamios programos ne tik palaiko vizualią jūsų užduočių eigą, bet ir leidžia prie užduočių pridėti komentarų. Šie komentarai padeda greitai rasti reikiamą informaciją ir taip supaprastinti diskusijas.
Pavyzdžiui, jei klientui reikia žinoti apie projekto eigą, jis gali pažvelgti į užduoties komentarą ir sužinoti atliktas užduotis. Tai apsaugo juos nuo pranešimų siuntimo jums, tuo pat metu jiems pateikiant reikalingą informaciją.
5. Sukurkite ir apibrėžkite projektų sprintus
Jei esate komandos dalis, kuri vadovaujasi judriu ar kebliu darbo procesu, žinote, kad bendradarbiavimas ir bendravimas realiuoju laiku yra būtinos jūsų darbo dalys. Vis dėlto galite sumažinti priklausomybę nuo tiesioginio bendravimo tinkamai apibrėžę sprintus.
Kurdami sprinto varžybas būtinai atsakykite į akivaizdžius klausimus, tokius kaip tikslai ar uždaviniai, planai, ištekliai, atsilikimai, pajėgumai, darbo procesas, terminai ir kt. Taigi įgaliotiniai neužduoda jums šių klausimų ir nedelsdami pradeda dirbti.
Taip pat galite gauti pagalbos iš įvairių nemokamų „Scrum“ palaikomų projektų valdymo įrankių, tokių kaip ledų kremas. Šios programos leidžia efektyviai dirbti komandoje, minimaliai reikalaujant skubiai reaguoti.
6. Platinkite susitikimų įrašus, kad sumažintumėte vaizdo susitikimų nuovargį
Kartais būti nuotolinės komandos dalimi reiškia dalyvauti įvairiuose susitikimuose, siekiant kompensuoti fizinį atstumą. Tai gali sukelti situaciją, vadinamą „Zoom“ nuovargiu, o tai nėra naudinga jūsų produktyvumui. Vietoj to galite sutelkti dėmesį į alternatyvius komunikacijos kanalus ir sutelkto darbo metu atmesti susitikimo užklausas.
Labai svarbu dalyvauti susitikimuose, kuriuose vyksta strateginės diskusijos ar tikslingos darbotvarkės. Nepaisant to, galite pasikliauti teksto bendravimu, kad išspręstumėte daugumą likusių klausimų. Be to, susitikimų įrašymas turėtų būti privalomas.
Taigi kiekvienas, kuris jį praleido, gali patogiai patikrinti įrašą, kad gautų įžvalgų, ir vėliau gali suteikti pridėtinės vertės diskusijai. „Zoom“ susitikimams įrašyti galite naudoti VLC arba „Google Meet“ įrašymo funkciją „Meet“ susitikimams įrašyti. Abi šios programos yra nemokamos, todėl jos jums nekainuos papildomų pinigų.
7. Tinkamas skaitmeninio kalendoriaus naudojimas blokuojant laiką
Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl pasirenkamas ne balso ryšys, yra nepertraukiamas produktyvus laikas. Nors tai padeda mums padaryti didelę pažangą įgyvendinant projektą ar užduotį, žmonės to kalendoriuje nepažymi taip, kaip pažymi susitikimą ar pristatymą. Todėl kiti komandos nariai apie tai paprastai neturi supratimo.
Tačiau savo kalendoriuje galite pažymėti tam tikrų gilių darbų laiką, kad kiti apie tai žinotų. Kalendoriaus tarpas reiškia, kad galite laisvai dalyvauti susitikime ar rašyti žinutes. Jei užblokuosite laiką kalendoriuje, jie tuo metu susilaikys nuo susitikimų planavimo ir jums nesiųs teksto pranešimų.
Galite naudoti nemokamus kalendoriaus įrankius, tokius kaip „Google“ kalendorius arba „TeamUp“ užblokuoti savo laiką. Todėl kiti taps dėmesingi ir labiau priklausys nuo bendravimo internete, pavyzdžiui, el. Pašto ir projekto diskusijų kanalų.
Bendravimas ne visada turi būti momentinis
Kol dirbate iš namų ar esate hibridinės komandos dalis, bendravimas realiuoju laiku gali jus pakenkti.
Išbandykite šiuos internetinio bendravimo patarimus ir įrankius, kad išvengtumėte pervargimo. Kadangi tai leidžia jums dirbti be pertraukų, pastebėsite savo kasdienio našumo padidėjimą.
Galima rinktis iš daugybės produktyvumo programų ir įrankių. Tačiau tik keli iš jų yra skirti jūsų asmeniniam produktyvumui gerinti. Patikrink juos!
Skaityti toliau
- Produktyvumas
- Nuotolinis darbas
- Laisvai samdomas vertėjas
- Produktyvumo patarimai
- Sutelkti dėmesį
Tamalas yra laisvai samdomas rašytojas „MakeUseOf“. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacijų įmonėje, prieš 3 metus jis priėmė rašymą kaip visą darbo dieną dirbančią profesiją. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir iš naujo žiūrėti „Netflix“/ „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia