5 geriausios derliaus savybės, skirtos laiko stebėjimui, ataskaitų teikimui ir projektų atsiskaitymui

Laiko valdymas yra labai svarbus produktyviam ir efektyviam projektų valdymui.

Bet kokio projekto sėkmė ir pelningumas priklauso nuo to, kaip išnaudosite savo laiką. Jei visą laiką skiriate vienam projektui, kad jį užbaigtumėte likus kelioms savaitėms iki galutinio termino, pelno iš to negausite. Panašiai, jei neskiriate pagrįsto laiko, kad galėtumėte laiku užbaigti projektą, klientas gali nelikti su jumis.

Todėl jums reikia laiko valdymo įrankio, kuris automatiškai padės valdyti jūsų projektus. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip „Harvest“ gali valdyti laiko stebėjimą, ataskaitų teikimą ir sąskaitų išrašymą.

Kas yra Derlius?

Derlius yra debesimis pagrįsta atsiskaitymo ir laiko valdymo programa, suderinama su jūsų „Windows“ asmeniniu kompiuteriu, „MacOS“ nešiojamuoju kompiuteriu, „iPhone“ ar „Android“ įrenginiais. Jis taip pat palaiko „Chromebook“ naudojant „Chrome“ plėtinį.

Programa palaiko tiek atsiskaitymą už valandą, tiek sąskaitų faktūrų išrašymą pagal projektą. Taigi, tai puikus įrankis laisvai samdomiems vertėjams, bet kokio dydžio verslo savininkams ir net pasaulinėms įmonėms. Norėdami valdyti programą, jums nereikia pereiti jokios mokymosi kreivės.

„Free“ ir „Pro“ yra vieninteliai du šios programos prenumeratos planai. Jei jums reikia tvarkyti savo darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir iki dviejų projektų vienu metu, galite pasirinkti nemokamą planą. Tačiau, jei norite valdyti komandą, neribotiems projektams galite pasirinkti „Pro“ planą už 12 USD/mėn.

parsisiųsti: Nuimkite derlių „iOS“ | „Android“ | „Windows“ | „macOS“ (Reikalinga prenumerata, galima nemokama bandomoji versija)

Toliau pateikiamos programos funkcijos, kurios turėtų padidinti jūsų projekto našumą:

1. Laiko stebėjimas ir ataskaitų teikimas

Nors jūsų komandos nariai yra atsakingi už darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymą realiuoju laiku, jūs taip pat galite įvesti jiems skirtą laiką. Tai padeda ištaisyti projekto eigą arba atitikti kliento atsiskaitymo reikalavimus.

Spalvų kodavimo užduočių ir darbo laiko apskaitos žiniatinklio sistema leidžia sekti, kuris narys atlieka kokią užduotį. Taip pat galite sužinoti, kuris komandos narys laikosi nustatytų terminų ar atsilieka. Atitinkamai, galite toliau teikti pirmenybę projekto užduotims, kad atitiktų bendrą kliento terminą.

Programa laiko ataskaitas suskirsto į keturias pagrindines kategorijas:

1. Užduotys: Spalvomis pažymėta juostinė diagrama rodo laiką, praleistą pagal užduotis.
2. Projektai: Galite palyginti projekto našumą, lyginant projekto paskirstymą pagal laiką.
3. Komandos: Kurdami individualaus lygio laiko ataskaitas, galite būti kuo detalesni.
4. Klientai: Šioje laiko ataskaitoje rodomas bet kurio konkretaus kliento užduotims ir projektams skirtas laikas.

„Harvest“ programos laiko ataskaitoje rodomi tokie duomenys kaip stebimos valandos, neapmokestinta suma, apmokestinamos valandos ir apmokestinama suma.

2. Komandos ir projektų valdymas

Jums gali būti sunku, jei jums reikia dirbti darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymas jūsų komandos nariams. „Harvest“ programa padeda lengvai valdyti nuotolines ar hibridines komandas, nepakenkiant darbų sąrašui.

„Harvest“ sukuria lengvai skaitomą prietaisų skydelį. Taigi iš pirmo žvilgsnio galite greitai suprasti, kas vyksta. Prietaisų skydelyje pateikiami tokie struktūrizuoti duomenys:

• Kas stebi savo laiką, o kas ne?
• Kokia apmokestinamų valandų stebėjimo tendencija vienam ištekliui?
• Ar yra skirtumų tarp jiems skirtų užduočių ir rodomų atliktų užduočių?
• Ar jūsų komanda tinkamai naudoja apmokamas valandas produktyviam darbui?

Kiekvienos komandos nario juostos diagramoje šviesiai mėlyna spalva reiškia pajėgumą, o tamsiai mėlyna spalva - apmokestinamas valandas. Jei matote, kad strypai tampa raudoni, tai reiškia, kad komandos narys yra per didelis.

Taip pat galite tapti tokie smulkmeniški, kaip norite valdyti projekto išteklius ir apmokestinamas valandas. Išsami projekto ataskaita jums sako:

• Iš viso užregistruotas projekto laikas vienam ištekliui.
• Jei esate pakankamai arti laiko biudžeto.
• Jei pasiekiate projekto biudžetą.
• Iš viso sąskaitų faktūrų išrašytos valandos.
• Skyriui būdingas projekto eigos grafikas.
• Automatiniai įspėjimai, įspėjantys apie galimas vėlavimo problemas.

„Harvest“ leidžia jums sekti savo projektus ir tiksliai prognozuoti būsimus projektus.

3. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis

Patogi programėlės sąsaja leidžia įvesti naujas užduotis į paskirto projekto dienos grafiką. Spustelėję laiko sekimo mygtuką, paleidžiate laikmatį, kuris fiksuoja laiką dirbant su užduotimi. Jei darote pertrauką, galite pristabdyti šios konkrečios užduoties laiko sekimą.

Kai kuriuose projektuose taip pat gali būti prašoma įrašyti pertraukas. Galite paleisti pertraukoms skirtų užduočių laikmatį. Ši praktika užtikrina efektyvų ir tikslų visos jūsų darbo dienos laiko sekimą.

„Harvest“ programa automatiškai apskaičiuoja jūsų kliento išlaidas, atsižvelgdama į tarifą, kurį paduodate kurdami projektą. Tai taip pat suteikia jums galimybę įvesti išsamų užrašą apie užduotis, kad galėtumėte jas peržiūrėti ateityje.

Taip pat galite sukurti savaitės ar mėnesio darbo laiko apskaitos žiniaraščio formą, skirtą kasdieniam laiko stebėjimui. Kai pasirenkate tokius darbo laiko apskaitos žiniaraščius, „Harvest“ sumuoja valandas, kurias dirbote atlikdami kiekvieną užduotį visą savaitę ar mėnesį, ir automatiškai sukuria sąskaitą faktūrą.

4. Sąskaitų faktūrų generavimas

Galite konvertuoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius į profesionalias sąskaitas faktūras naudodami „Harvest“ viena iš geriausių nemokamų sąskaitų faktūrų programų. Galite išsiųsti sąskaitas faktūras el. Paštu savo klientams, nes jos yra visiškai skaitmeninės. Sąskaitose faktūrose rodomos išsamiai apmokestinamos valandos, pagrįstos kiekviena projekto užduotimi.

Galite dirbti bet kuriam klientui, nes programa palaiko daugiau nei 180 valiutų. Be to, tai automatizuoja mokėjimo sistemą per tokias programas kaip „Stripe“ ar „PayPal“. Programos sąskaitų faktūrų išrašymo modulyje taip pat yra priminimų sistema, skirta informuoti klientą, kad reikia sumokėti.

Be to, programa leidžia jums sukurti įžvalgias ir profesionalias pajamų ataskaitas, atspindinčias jūsų projekto pelningumą. Galite taikyti filtrus, kad rūšiuotumėte duomenis pagal bet kurį konkretų klientą ar projektą.

5. Projekto darbo eigos automatizavimas

Naudodami „Harvest“ programą galite automatizuoti projekto laiko stebėjimo ir atsiskaitymo eigą. Programa integruojama su daugiau nei 100 produktyvumo programų. Galite toliau kurti pažangius automatizavimo scenarijus naudodami tokius įrankius kaip „Zapier“ ir IFTTT.

Susijęs: Nemokamos „Zapier“ alternatyvos darbo krūviui sumažinti ir produktyvumui didinti

Programa gali stebėti laiką kitose projektų valdymo programose, pvz., „Trello“, „Asana“, „Basecamp“ ir kt. Taip pat galite sukurti darbo laiko apskaitos įrašus arba paleisti laikmatį iš „Slack“ pranešimų naudodami „Slack“ integraciją.

Jei savo mokesčius tvarkote naudodami tokias programas kaip „QuickBooks“, „FundBox“ ar „Xero“, galite importuoti išlaidų ir sąskaitų faktūrų duomenis iš „Harvest“. Trumpai tariant, „Harvest“ tampa vienu tiesos šaltiniu komandai ir projektų valdymui.

Pradėkite sekti savo laiką naudodami išmaniąsias programas

Dabar, žinodami „Harvest“ programos funkcijas, galite įdiegti savo projektams tinkamą laiko valdymo programą. Galite naudoti šią programą ar bet kurią kitą laiko valdymo programą, nes dauguma pažangių laiko stebėjimo programų dažnai siūlo šiek tiek panašias pagrindines funkcijas.

Svarbiausia yra tai, kad jums reikia užtikrinti tinkamą jo naudojimą, kad jūs ir jūsų komanda būtų produktyvūs.

10 geriausių laiko gydytojo funkcijų, skirtų stebėti jūsų komandos produktyvumą

„Time Doctor“ leidžia stebėti savo projektus ir nuotolinės komandos produktyvumą. Čia yra geriausios jo funkcijos!

Skaityti toliau

Apie autorių