5 laiko taupančios programos, skirtos geresniems susitikimams tiek internete, tiek neprisijungus

Dirbantys profesionalai negali išvengti susitikimų. Nesvarbu, ar esate virtualus, ar asmeninis, galite efektyviau ir produktyviau praleisti laiką, jei naudojate tinkamus susitikimų organizavimo ir valdymo įrankius.

Susitikimo vedimo principai išlieka tie patys, nesvarbu, ar tai darote konferencijų salėje, ar naudojant „Zoom“ internetiniams susitikimams. Turite sudaryti darbotvarkę, turėti aiškų veiksmų planą, turėti sąveikos ar klausimų ir atsakymų srautą bei skirti minučių tolesniems veiksmams. Šios nemokamos programos padės jums tai padaryti tiek internete, tiek neprisijungus.

1. Hiperkontekstas (Žiniatinklis): nemokami susitikimų šablonai ir pokalbių pradžia

Jei jūsų susitikimai per dažnai nukrypsta nuo kelio, jums reikia „Hypercontext“. Tai papildoma susitikimų programa vadovams, teikianti nemokamus šablonus ir pokalbių pradžią tiek asmeniniams, tiek komandos susitikimams. Vykdykite scenarijų ir niekada nenueisite nuo kelio ir nepraleisite kažko svarbaus.

Prisijungę sinchronizuokite kalendorių ir sukurkite naują darbo sritį. Kiekvienoje darbo vietoje yra keli šablonai individualiems ar komandos susitikimams, pvz., Savaitinės ir mėnesinės peržiūros, nuotolinis „vienas prieš vieną“ ar komandos susitikimai, veiklos apžvalgos, prisiregistravimai, nuolatiniai susitikimai, „scrum“, projektų valdymas, ketvirčio planavimas ir pan ant.

Kiekviename šablone matysite klausimų ar darbotvarkės punktų seriją su suplanuotais laiko tarpais. Nesivaržykite juos redaguoti, kaip jums atrodo tinkama. Kol vyksta susitikimas, prie kiekvieno elemento galite pridėti „Kiti žingsniai“, sukurdami sau darbų sąrašą. Taip pat galite pakviesti kolegas į darbo vietą bendradarbiauti kuriant šiuos veiksmų elementus. Tai šiek tiek panašu į susitikimo protokolą.

Naudodami „Pro“ paskyras gausite papildomų funkcijų, tokių kaip tolesnių veiksmų stebėjimas laikui bėgant, tikslų pridėjimas, buvusių susitikimų tikrinimas ir kt. Visa tai sukuria pridėtinę vertę, jei norite mokėti už paslaugą. Tačiau nemokamos versijos šablonai yra pakankama priežastis naudoti „Hypercontext“.

2. Atidėti (Žiniatinklis): nemokama susitikimų užrašų programa, skirta lengvai tvarkyti ir bendrinti

Darbotvarkės nustatymas ir posėdžio protokolavimas yra esminės sėkmingų susitikimų užtikrinimo dalys. Priešingu atveju dažnai rasite žmonių, kurie sako, kad neprisimena, kada kažkas buvo aptartas. „Atidėjimas“ yra viena iš geriausių nemokamų programų, skirtų įrašyti jūsų susitikimus.

Kiekviename naujame susitikime galite sukurti atskiras kiekvieno užrašo korteles. Pavyzdžiui, jūsų darbotvarkė yra viena kortelė, o kitos gali būti atsiliepimai, tolesni veiksmai, protokolai, pasiūlymai ir pan. Kiekviena kortelė yra paprastas raiškiojo teksto redaktorius, palaikantis „Markdown“ ir lenteles. Galite naudoti principus geriausi susitikimo minučių šablonai bet kuriame iš šių.

Dešinėje esančiame skydelyje rasite kitus šio susitikimo dalyvius ir pakviesite juos peržiūrėti arba redaguoti atidėjimo lentą. Veiksmų elementuose galite nustatyti darbų sąrašus ir priskirti juos žmonėms bei pridėti aprašymų. Galiausiai, bendras darbotvarkės informacijos skydelis padeda išlaikyti susitikimą. Atidėjimas taip pat leidžia įkelti failus, kad kiti galėtų pasiekti susitikimo metu.

Kai susitikimas bus baigtas, pastabas galite išsiųsti el. Paštu visiems dalyviams arba atsisiųsti kaip PDF failą. Nemokama „Adjourn“ versija riboja, kiek kartų galite siųsti el. Laišką, tačiau PDF atsisiuntimai yra nemokami.

3. Vynuogė (Žiniatinklis): lengvi asinchroniniai susitikimai per vaizdo skambučius

Po tam tikro laiko tie kasdieniai ir savaitiniai susitikimai pradeda atrodyti kaip darbas, o ne būtinybė. Be to, jei tai nuotolinė komanda, visus suburti taip pat yra sunki užduotis. Didėjanti tendencija tvarkyti susitikimo perkrovą yra pasirinkti asinchroninius susitikimus, kuriuos vis tiek galite atlikti per vaizdo skambučius.

Jei nežinojote, asinchroninis susitikimas vyksta taip pat, kaip ir eilinis susitikimas, bet ne tuo pačiu metu. Pirma, susitikimo vedėjas pradeda susitikimą ir nustato darbotvarkę, visa tai įrašytą vaizdo žinutėje, ir siunčia ją grupei. Tada antrasis dalyvis gali laisvai į jį atsakyti savo vaizdo žinute pasirinkdamas. Tada kiti dalyviai gali peržiūrėti šiuos pranešimus ir atsakyti pagal priimančiojo nurodytą tvarką arba atsakyti tarpiniam asmeniui. Idėja yra leisti žmonėms dirbti savo tempu ir neužkliūti už susitikimų.

Nemažai internetinių programų įgalina paprastus asinchroninius susitikimus per vaizdo skambučius. „Grapevine“ yra vienas iš paprasčiausių mūsų matytų dalykų, leidžiantis įrašyti 15 minučių pranešimus per internetinę kamerą arba ekrano įrašą. Taip pat galite palikti komentarus ir pridėti failus prie bet kurio įrašo. Visi pranešimai rodomi paprasta chronologine tvarka. Nemokama versija leidžia iki penkių vartotojų, ir jūs galite naujovinti didesnėms grupėms.

4. Dory (Žiniatinklis): geriausia valdyti klausimus ir atsakymus bei tiesioginės auditorijos sąveiką

Buvusių „Google“ darbuotojų sukurta „Dory“ yra visiškai nemokama žiniatinklio programa (be skelbimų, jokių paslėptų išlaidų), skirta valdyti klausimų ir atsakymų seansus bei tiesioginę auditorijos sąveiką tiek internete, tiek neprisijungus. Taip pat galite jį naudoti visos įmonės virtualiuose susitikimuose kaip erdvę klausytojams užduoti savo klausimus.

Programoje yra paprasta sąsaja, skirta sukurti naują įvykį ir pakviesti bendradarbius, turinčius tas pačias redaktoriaus privilegijas kaip jūs. Įvykiai gali būti vieši arba privatūs tik tiems, kurie turi nuorodą. Tada pagrindiniame skydelyje dalyviai gali užduoti klausimus, kuriuos moderatorius gali reitinguoti, kad pranešėjai galėtų atsakyti. Klausimai gali būti prisegti, archyvuojami ir balsuojami, kad būtų geriau matomi.

„Dory“ taip pat yra patogus užrašų skydelis, kurį sudaro dvi dalys. Viena yra bendra „Notes“ erdvė, kurioje visi organizatoriai ar redaktoriai gali pridėti užrašų, kuriuos jie visi gali matyti. Kitas yra privatus bloknotas, redaguojamas ir matomas tik jums. Tai puikus priedas, skirtas minutėms laikyti, pridėti ir dalintis mintimis ir, jei reikia, duoti nurodymus.

5. Trintukas (Žiniatinklis): lenta, rašymo lenta ir paruoštų susitikimų šablonai

Fiziniuose susitikimuose dažnai turite konferencijų salę su bendra lenta ir rašomuoju rašikliu kiekvienam žmogui. „Eraser“ atneša tai į virtualų pasaulį, suteikdama dviejų blokų bloknotą ir nemokama skaitmeninė lenta.

Abu įrankiai yra gana paprasti naudoti, o norėdami pradėti, galite bendrinti nuorodą su kitais internete. Užrašų knygelė palaiko „Markdown“ formatavimui, o lentoje yra bendrų formų, teksto ir diagramų piešimo įrankių. „Eraser“ taip pat apima garso pokalbį, jei nenorite su juo naudoti trečiosios šalies vaizdo skambučių programos.

Šauni dalis yra iš anksto įkelti šablonai. „Eraser“ greitai ištrauks visą „Agile Sprint“ lentą, srautų diagramą, plaukimo takelių diagramą arba atsistojimo susitikimo sesiją, kad galėtumėte užpildyti vertes pagal savo susitikimą. Tai puikiai veikia ir padarys jus efektyvesnius.

Negalima kovoti visą laiką

Dėl šių įrankių ir programų daugelis jūsų susitikimų bus efektyvesni, bet ne visi. Ir tai gerai. Nesistenkite padidinti kiekvieno susitikimo produktyvumo ir efektyvumo, kartais jie bus nuobodūs ir atrodys kaip laiko švaistymas. Net jei padarysite pusę jų efektyvesnį, pastebėsite didelį pokytį. O antrajai pusei pramogaukite žaisdami Susitikimas su pragaru Bingo.

6 paprasti būdai, kaip padaryti susitikimus produktyvesnius

Jei norite sužinoti, kaip sėkmingai surengti komandos susitikimą, peržiūrėkite šiuos 6 esminius patarimus, kurių turėtumėte laikytis.

Skaityti toliau

Apie autorių