Kaip lengvai automatizuoti savo užduotis: 5 naudingi įrankiai

Jūs praleidžiate valandas, atlikdami kasdienes užduotis savo darbo vietoje. Jūs manote, kad tai yra jūsų darbo dalis. O kas, jei tai būtų galima padaryti savarankiškai, o jūs būtiną laiką galėtumėte investuoti į kūrybinį mąstymą ar kitų svarbių problemų sprendimą? Argi tai nebūtų puiku?

Galutinis šios problemos sprendimas yra užduočių automatizavimas. Išsiaiškinkime, kokias kasdienes užduotis galite automatizuoti, jų procesą ir kokie įrankiai gali padėti.

Kokios užduotys turėtų būti automatizuotos

Turėtumėte automatizuoti visas įprastas užduotis, kurias atliekate kasdien ir kurios atima daug laiko, tačiau nebūtinai prideda nieko vertingo jūsų darbui.

Štai keletas užduočių, kurias galite automatizuoti, pavyzdžių. Užsirašykite užduotis, įtrauktas į jūsų užduočių sąrašą.

1. Susitikimų planavimas

Vienas iš didžiausi laiko švaistytojai nesuteikiant jokios vertės, planuojami susitikimai. Taigi nustokite kalbėtis pirmyn ir atgal su savo klientais, kad surastumėte geriausią laiką, kuris jums abiems tinka. Vietoj to, atidarykite keletą laiko tarpsnių savo kalendoriuje ir bendrinkite su jais sąrašą.

Tokiu būdu galite išbraukti visas planavimo užduotis iš savo darbų sąrašo ir vis tiek laiku susitikti. Automatizavimo įrankiai gali padėti integruoti planavimo programas ir kalendorius.

2. Nuobodžios užduotys

Daugeliui užduočių nereikia mąstyti aukščiau. Pavyzdžiui, el. Laiškų rūšiavimas ir atsakymas į juos, duomenų atsarginė kopija, sąskaitų faktūrų išrašymas ir atsiskaitymas, klientų aptarnavimas ir įtraukimas, kontaktinės informacijos atnaujinimas ir kt.

Taigi, užuot kiekvieną dieną įtraukę juos į savo darbų sąrašą, apsvarstykite galimybę juos automatizuoti. Ir pažiūrėkite, kiek laiko skiriate sau.

3. Informacijos perdavimas tarp kelių programų

Nė viena darbo vieta nėra laisva nuo šios užduoties. Jums visada reikia duomenų, o tada tuos duomenis turite perkelti iš vienos programos į kitą. Tačiau būkite protingi, neskirkite laiko kopijuodami, įklijuodami arba importuodami ir eksportuodami daugybę duomenų, kuriuos reguliariai gausite įvairiais būdais. Automatizuokite šį veiksmą.

4. Užduotys, kurios suvalgo jūsų esminį laiką

Be tvarkaraščių nustatymo, el. Laiškų ir sąskaitų faktūrų siuntimo, duomenų perdavimo ir kitų, yra dar viena užduotis, kuri iš tikrųjų atrodo svarbi - paskelbimas socialiniuose tinkluose. Jūs tikrai turite reklamuoti savo prekės ženklą ir bendrauti su savo auditorija, taigi ir toliau būti aktyviems šiose platformose.

Tačiau jums gali prireikti laiko, kai atsidursite be galo pasikartojančiame patinka, komentuoti ir dalintis ciklu. Taigi, automatizuokite šią labai daug laiko reikalaujančią užduotį.

5 žingsniai iki užduočių automatizavimo

Jūsų užduočių automatizavimo sąrašas gali būti begalinis. Ir kartais tai gali priklausyti net nuo jūsų atliekamo darbo tipo, todėl mes negalime jų visų čia aprašyti.

Vis dėlto norime, kad jums būtų lengviau sekti visą idėją. Taigi čia yra užduočių automatizavimo procesas.

1 žingsnis: užsirašykite dienos užduotis

Sudarydami užduočių, kurias turėtumėte automatizuoti, sąrašą, pradėkite nuo:

• Užrašykite kasdien atliekamas užduotis.
• Išvardinkite laiką, kurį skiriate kiekvienai užduočiai.
• Pridėkite dažnumą, kiek kartų reikia atlikti šias užduotis - valandą, dieną, savaitę, mėnesį, kasmet ir t. T.

Kai tai bus padaryta. Patikrinkite, kurioms iš šių kategorijų jie priklauso. Ar jos yra šios užduotys:

• Atliekama reguliariai ar pagal tvarkaraštį?
• Nuobodu ir tai galima padaryti be jokio aukštesnės eilės mąstymo?
• Perduodate informaciją programose?
• Sunaudojate esminį laiką, kurį galite investuoti į vertingus projektus?

Išvardiję visus, pasiimkite tuos, kurie, jūsų manymu, nuo šiol turėtų būti automatizuoti.

2 žingsnis: tyrimas

Kitas žingsnis apima tinkamų įrankių, kuriuos galite naudoti savo užduotims automatizuoti, tyrimą. Remkitės savo tyrimais pagal dabartinius poreikius ir biudžetą. Pavyzdžiui, jei esate savarankiškas verslininkas, jums nereikia įmonėms skirto automatizavimo įrankio. Taigi, atitinkamai rinkitės.

3 žingsnis: sužinokite naują darbo eigą

Pasirinkę įrankį, kurį naudosite savo užduotims automatizuoti, raskite naują, jums tinkančią darbo eigos sistemą ir aprašykite, kaip nuo šiol viskas vyks. Įsitikinkite, kad visi komandos nariai žino apie naujus pakeitimus, kad viskas veiktų sklandžiai.

Pavyzdžiui, galite apibūdinti savo komandai, kaip nuo šiol planuoti susitikimus:

1. Sukurkite savo profilį Kalendoriškai, ir eikite į pagrindinį puslapį.

2. Suplanuokite naują susitikimą spustelėdami Sukurti.

3. Pasirinkite trukmės susitikimo iš kairiojo meniu.

4. Pasirinkite laiko prieinamumas pridedant skirtingus lizdus.

5. Paskelbkite susitikimą spustelėdami Kitas mygtuką.

6. Nukopijuokite susitikimo nuorodą iš šio puslapio.

7. Pridėkite klientui nuorodą į savo el.

Kai visi komandos nariai yra patenkinti procesu, jie gali išbraukti reguliarius susitikimus iš savo kasdienio kiekvieno kliento darbų sąrašo. Jie gali tiesiog bendrinti tą patį susitikimo/įvykio saitą su visais. Atsižvelgiant į tai, kiek laiko tarpsnių buvo paimta, galima pasirinkti nemokamus.

4 žingsnis: vykdykite planą

Kai viskas bus padaryta, efektyviai įgyvendinkite savo naują planą. Yra tikimybė, kad jums gali tekti automatizuoti daugybę užduočių, o jūsų planas galėjo būti šiek tiek sudėtingesnis, nei manėte. Tokiu atveju pasinaudokite savo IT skyriaus pagalba kurdami ir vykdydami naują planą naudodami pasirinktą automatizavimo įrankį.

5 žingsnis: įvertinkite ir išbandykite

Automatizavę reikalingas užduotis, išbandykite naujo darbo eigos plano sklandumą. Išsiaiškinti:

• Atliktų užduočių efektyvumas.
• Jo įtaka darbuotojų ar komandos narių produktyvumą.
• Ar visiems patogu naudotis naujomis priemonėmis?
• Ar sutaupytas laikas turi įtakos jūsų pajamų padidėjimui? (Tai skirta verslininkams, laisvai samdomiems vertėjams ir rangovams.)

Štai keletas puikių automatizavimo įrankių ir jų trumpa informacija, leidžianti sutaupyti tyrimo laiko, kai išvardysite automatizuojamas užduotis.

Tai populiarus automatizavimo programinės įrangos sprendimas, leidžiantis integruoti skirtingą programinę įrangą. Galite perkelti duomenis iš vieno įrankio į kitą, derindami savo kasdienes programas, tokias kaip „Gmail“, „Dropbox“, „Slack“, „Google“ kalendorius, „Mailchimp“ ir kt.

Naudodami šį įrankį galite automatizuoti tūkstančius užduočių, tokių kaip visų savo tinklaraščio įrašų tweetavimas, priedų išsaugojimas iš „Gmail“ į „Google“ diską, visų „G“ disko failų atsarginių kopijų kūrimas „Dropbox“ ir kt.

Šis įrankis yra panašus į „Zapier“, kai kalbama apie automatizavimą. Tai padeda perkelti duomenis iš skirtingų programų ir atlikti kitas minėtas užduotis. Tačiau nemokama IFTTT versija yra geresnė nei „Zapier“.

Nors pastaroji programinė įranga užtrunka mažiausiai 10–15 minučių, IFTTT nedelsdama imasi veiksmų, kai tik įjungiamas gaidukas.

Tačiau šio įrankio trūkumas yra tas, kad jis tinka tik vieno asmens verslui. Jie neturi versijų komandoms ar keliems darbuotojams. Ir jei tai jūsų reikalavimas, eikite su Zapier. Galite jį naudoti, kad nustatytumėte kelių programinės įrangos veiksmus pagal mokamą versiją, kurią naudojate.

Tai puikus įrankis automatizuojant ir valdant socialinės žiniasklaidos įrašus. Jie siūlo puikias planavimo parinktis ir yra rekomenduojami geriausių prekės ženklų.

Jei norite sutvarkyti tūkstančius potencialių klientų nesamdydami visos pardavimo komandos, apsvarstykite „LeadFormly“. Tai padeda automatizuoti pardavimo procesą, padidinti konversijų rodiklį, segmentuoti potencialius klientus, gaunamus tiesiai iš tinklalapio.

Tokiu būdu galite sutelkti dėmesį tik į sandorių uždarymą, o ne švaistyti laiką ankstyvuose pirkimo procesuose.

Tai dar vienas paprastas automatizavimo įrankis mažoms įmonėms. Tai padeda užsisakyti susitikimus, organizuoti susitikimus, skambinti ir pan.

Kad tai veiktų, tereikia „Calendly“ nustatyti savo pasiekiamumo nuostatas ir pridėti nuorodą į kvietimo į susitikimą el. Laišką. Tada jūsų klientai iš to sąrašo gali pasirinkti laiką, kuris atitiks jų poreikius. Galiausiai, bet koks laikas, kurį jie pasirinks, bus automatiškai suplanuotas jūsų kalendoriuje ir jums bus apie tai pranešta.

Automatizuokite įprastas užduotis dabar

Nustokite praleisti valandas svarbiausioms, bet monotoniškoms užduotims.

Skirkite šiek tiek laiko automatizuoti visas tokias užduotis, naršykite ką tik perskaitytas kategorijas, tyrinėkite galimus įrankius ir sutaupykite kelias valandas per dieną.

5 būdai, kaip automatika gali padidinti jūsų produktyvumą

Kai kurių kasdien atliekamų pasikartojančių užduočių automatizavimas gali sutaupyti daug laiko. Štai keletas automatizavimo idėjų, kaip atlikti daugiau darbų!

Skaityti toliau

Apie autorių