Kodėl kontekstinis keitimas kenkia jūsų produktyvumui (ir ką galite padaryti)

Kada paskutinį kartą dirbdami su užduotimi turėjote daugiau nei 30 minučių nepertraukiamo dėmesio? Tiesą sakant, yra tikimybė, kad prieš baigdami skaityti šį straipsnį galime prarasti jus dėl el. Laiško, neveikiančio pranešimo, įspėjimo apie naujienas ar „YouTube“ vaizdo įrašo.

Kai suskaidysite savo energiją ir sutelksite dėmesį į daugybę skirtingų užduočių, negalėsite būti pats produktyviausias. Šiame straipsnyje aptarsime konteksto keitimą ir kaip jį įveikti.

Kas yra konteksto perjungimas?

Konteksto perjungimas, užduočių keitimas ar daugiafunkcinis darbas atsiranda tada, kai pereinate nuo vienos užduoties ar kitos veiklos nebaigę ankstesnės, nukreipdami dėmesį ir prarasdami laiką.

Tačiau praktine prasme manome, kad konteksto ar užduočių keitimas yra tikslesnis terminas, apibūdinantis tai, ką daugelis žmonių laiko daugiafunkciniu darbu. Taip yra todėl, kad daugeliu atvejų mes tik greitai perjungiame dėmesį nuo vienos užduoties prie kitos, o ne sutelkiame dėmesį į kelias užduotis vienu metu, nes tai studijuoti atskleidžia, kad mūsų smegenys to negali.

Užduočių perjungimas gali atrodyti nekenksmingas. Tai netgi gali priversti jus manyti, kad tai padeda jums būti efektyvesniems, tačiau konteksto perjungimas yra tarsi ardomasis kamuolys, kuris įgauna pagreitį, kad sumažintų jūsų produktyvumą, nes tai tyrimus rodo.

Taip atsitinka todėl, kad jūsų smegenys išgyvena ugniai atsparią fazę, kol grįžtate į ankstesnę užduotį arba pradėti kitą, nes ji bando prisiminti, ką dirbote, arba prisitaiko prie naujo veikla.

Todėl užduočių keitimas kelis kartus labai apkrauna jūsų pažinimo gebėjimus. Be to, didėja įtampa iš įkyrių minčių apie nebaigtas užduotis, kurias palikote Zeigarnik efektas įsibrovimas gali sukelti psichinę perkrovą ir perdegimą.

Tai laikas, susikaupimas, energija ir kūrybiškumas, kuriuos galėtumėte panaudoti produktyviai dirbdami prie savo projekto, išliejančio kanalizaciją. Mokestis, kurį mokate už užduočių keitimą, yra ilgesnis projektų užbaigimo laikas ir didesnė klaidų tikimybė.

Kodėl mes keičiamės kontekstu?

Norint suprasti veiksmingą kovos planą, labai svarbu suprasti, kodėl taip lengva pereiti nuo vienos užduoties prie kitos ir taip sunku išlikti susikaupusiam. Štai keletas priežasčių, kodėl keičiate kontekstą:

1. Greita prieiga prie didžiulės informacijos jūros.
2. Jūsų smegenys trokšta naujovių ir mėgsta klajoti.
3. Skaitmeniniai įrankiai yra skirti konkuruoti dėl jūsų dėmesio.
4. Pranešimų iš kompiuterio ir išmaniųjų telefonų nutraukimas.
5. „Visada įjungta“ kultūra sukuria pernelyg didelius darbo reikalavimus ir padidina lūkesčius nedelsiant atsakyti į el. Laiškus ar kitus pranešimus ir pan.

Kaip įveikti konteksto keitimą

Sukūrę planą, kaip spręsti užduočių keitimą, galite patekti į tėkmės būseną, skatinančią gilų darbą, mėgautis trumpesniu užduočių atlikimo laiku ir mažesne klaidų marža bei sušvelninti darbą namuose perdegimas.

Be to, čia yra keletas patarimų ir skaitmeninių įrankių, kurie padės geriau susisteminti savo dieną, kad įveiktumėte užduočių keitimą:

1. Naudokite skaitmeninę užduočių tvarkyklę

Viena iš priežasčių, kodėl esate linkęs keisti kontekstą, yra tai, kad galbūt fiziškai dirbate prie projekto, tačiau protiškai sutelkiate dėmesį į kitą, todėl padidėja tikimybė, kad prie jo pereisite. Tačiau sudarydami planą galite sukurti sutelktus raumenis, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į priešais esančią užduotį.

Galite naudoti skaitmeninę užduočių tvarkyklę, pvz Trello kad vėliau negalvotumėte apie visas užduotis, kurias planuojate dirbti, leisdami sutelkti dėmesį tik į vieną. Pradžioje bus sunku visiškai pašalinti visas šias užduotis, tačiau laikui bėgant tai padarysite geriau.

Parsisiųsti: Trello už „Android“ | „iOS“ (Galima nemokama, aukščiausios kokybės versija)

2. Pasirinkite tinkamą prioritetų nustatymo techniką

Prioritetų nustatymo metodai yra veiksmingiausios priemonės, padedančios sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis prieš pereinant prie kitos. Jie leidžia įvertinti visas savo užduotis ir jas suskirstyti pagal prioritetus.

Galite naudoti MoSCoW metodas, arba šie kiti prioritetų nustatymo būdai, kad įveiktumėte konteksto keitimą ir padidintumėte savo produktyvumą. Įtraukę juos į savo kasdienybę, galėsite atskirti vertingas užduotis-tas, į kurias turėtumėte sutelkti dėmesį dabar, ir menkas užduotis-tas, kurias galite perduoti kitiems arba ignoruoti.

3. Sverto laiko blokavimas ir užduočių grupavimas

Sudarę savo darbų sąrašą ir sutvarkę užduotis pagal prioritetus, galite pridėti daugiau darbo dienos struktūros, panaudodami užduočių grupavimą ir laiko blokavimas.

Užduočių grupavimas reiškia užduočių organizavimą grupuojant jas pagal panašumą ir sprendžiant jas per nustatytą laiko tarpą, o ne jas atliekant atsitiktinai visą dieną. Pvz., Dienos metu pasirinkite laiko bloką, kad atliktumėte pasikartojančias ar paprastas užduotis, pvz., Atsakyti į el. Laiškus.

Be to, galite sukurti laiko blokus pramoginei veiklai ar su jūsų darbu nesusijusioms užduotims, pvz., Naršyti „Twitter“ sklaidos kanalą ar žiūrėti „YouTube“ vaizdo įrašus. Ši technika padės sutaupyti laiko, sumažinti blaškymąsi ir išvengti konteksto keitimo.

4. Darykite reguliarias pertraukas

Daugelis žmonių pertraukas vis dar laiko prabanga darbo vietoje, tačiau taip nėra. Taip yra todėl, kad gilus susitelkimas į užduotį arba konteksto keitimas reikalauja daug energijos. Todėl pertraukos yra būtinybės, nes jos leidžia pailsėti, pasikrauti jėgų ir vėl susikaupti.

Galite įprasti įterpti mikro pertraukas po kiekvieno blokavimo, panaudodami Pomodoro metodas jūsų produktyvumui padidinti. Tų pertraukų metu galite atlikti kvėpavimo pratimus, pasivaikščioti, pasitempti ar užsiimti bet kokia kita jums patinkančia veikla, kad kelias minutes atitrauktumėte savo mintis.

5. Naudokite asinchroninį bendravimą

Kaip minėjome aukščiau, didėjantys lūkesčiai nedelsiant atsakyti į el. Laiškus ar kitus pranešimus yra viena pagrindinių priežasčių, kodėl žmonės linkę keisti užduotis. Asinchroninis bendravimas yra bendravimas, kuris nevyksta realiuoju laiku.

Taigi, norėdami įveikti konteksto keitimą, galite pasinaudoti ir paskatinti asinchroninį bendravimą savo darbo vietoje, ypač dėl neskubių pranešimų. Pavyzdžiui, galite naudoti savo įmonės vidinį „Wiki“ arba bendrinamą pranešimų lentą, kad paskelbtumėte naujinius, kuriuos jūsų kolegos gali patikrinti, kai tik gali.

Atgaukite savo dėmesį ir produktyvumą

Geriausias būdas atlikti produktyviausią darbą yra sutelkti dėmesį į vieną dalyką vienu metu. Naudodamiesi šiais patarimais ir skaitmeninėmis priemonėmis, galite išmokyti savo smegenis atlikti vieną užduotį, padidinti našumą ir sumažinti stresą.

Kaip įvaldyti vieno užduočių atlikimo technologiją, kad padidintumėte našumą

Susitelkimas į vieną užduotį vienu metu padeda padaryti daugiau per trumpesnį laiką. Štai keletas patarimų ir skaitmeninių įrankių, padedančių jums įveikti vieną užduotį.

Skaityti toliau

Apie autorių