Kaip susitvarkyti su susitikimų perkrova: 5 patarimai ir įrankiai

Susitikimui konferencijų salėje (arba internetinėje darbo vietoje) reikia keistis idėjomis, nustatyti tikslus, stebėti pažangą, priskirti užduotis ir pan.

Nors tai visos pagrįstos priežastys surengti susitikimą, per daug ilgų susitikimų gali sumažėti jūsų produktyvumas. Štai kaip galite sumažinti susitikimų skaičių savo kalendoriuje. Bet pirmiausia atskleiskime:

Kas lemia tai, kad turite per daug susitikimų?

Tikėtina, kad jau bandėte išspręsti šią problemą anksčiau. Tačiau susitikimai vis pasirodo visame kalendoriuje. Tikėtina, kad nesistengėte atskleisti esminių problemos priežasčių; jūs tik taikote juostos pagalbos sprendimus, kad sumažintumėte simptomų ir susitikimų perkrovą.

Taigi, apsvarstykime susidūrimą su perkrova kaip gilesnės problemos simptomą, kad galėtumėte rasti veiksmingą ir ilgalaikį sprendimą.

Pirma, COVID-19 pandemija ir dėl to perėjimas prie nuotolinio ar hibridinio darbo modelių žymiai padidino virtualių susitikimų skaičių, daugiausia naudojant „Zoom“. Dėl to nuotoliniai darbuotojai kovoja

Mastelio nuovargisarba ekrano laiko išsekimas. Susitikimų perkrova taip pat gali būti problema, jei pakviečiate visus į susitikimus. Didėjant lankomumui, įsitraukimas palaipsniui mažėja.

Viena iš dažniausiai pasitaikančių „Zoom“ susitikimų ar apsilankymų konferencijų salėje priežasčių yra aiškios darbotvarkės nebuvimas. Iš pradžių galite turėti susitikimo tikslą, tačiau netrukus jūsų dėmesys nukrypsta į tuščią plepėjimą.

Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas - jūs nesinaudojate efektyviai skaitmeninėmis priemonėmis. Yra daugybė programinės įrangos, kuri yra geresnės bendravimo ir bendradarbiavimo alternatyvos.

Kitas efektyviausias būdas sumažinti susitikimų skaičių jūsų darbo vietoje yra padidinti susitikimų produktyvumą. Štai kaip galite tai pasiekti:

1. Asinchroniniams susitikimams naudokite vidinį Wiki

Susitikimai ne visada turi būti rengiami realiu laiku (sinchroniškai). Kai kurioms situacijoms bus naudingas asinchroninis bendravimas (bendravimas, kurio metu dalyviai neturi būti vienu metu ir nereikalauja nedelsiant reaguoti).

Susitikimų produktyvumą galite pagerinti naudodamiesi asinchroniniu bendravimu. Tai leidžia komandoms naudoti žiniomis pagrįstą programinę įrangą, pvz Dokumentas 360 dalintis idėjomis savo tempu. Arba, naudodami šias svetaines galite sukurti vidinį „Wiki“ir nustatykite tam tikrus puslapius savo susitikimams. Šios skaitmeninės priemonės leidžia jums prisidėti prie susitikimo naudojant komentavimo funkciją.

Dalyvaudami asinchroniniuose susitikimuose, jūsų komanda gali skirti laiko, reikalingo aptartai informacijai suprasti, bendrauti su komandos draugais skirtingose ​​laiko juostose, įgalinti intravertus dalyvauti rašant ir sumažinti pertraukas ir trukdžius.

2. Naudokite bendradarbiavimo programinę įrangą

Kodėl suplanuokite dviejų valandų asmeninį susitikimą, kad gautumėte naujų idėjų, kai tai galite padaryti el. Paštu arba, dar geriau, naudodami paprastą bendradarbiavimo programinę įrangą, pvz. Trello.

Norėdami padidinti savo komandos produktyvumą, organizuokite susitikimus realiuoju laiku tik tada, kai to tikrai reikia, pavyzdžiui, sprendžiant konfliktus. Priešingu atveju galite pasinaudoti bendradarbiavimo programine įranga, kad atnaujintumėte tikslų eigą, peržiūrėtumėte projektus ar iškeltumėte naujų idėjų.

Tokiu būdu jūsų komanda turi pakankamai laiko apmąstyti idėjas, kuriomis nori pasidalyti, ir nustatyti svarbiausių jų prioritetus. Be to, visa ta informacija išsaugoma pagal numatytuosius nustatymus ir prieinama visiems, o ne pasikliaujant rašytiniais įrašais.

Galite naudoti „Trello“, kad sukurtumėte lentas, atitinkančias jūsų susitikimo tikslus, pvz., Susitikimo darbotvarkę, atnaujinimus apie ankstesnius susitikimus, komandos atnaujinimus ar naujas idėjas.

Parsisiųsti: Trello už „Android“ | „iOS“ (Galima nemokama, aukščiausios kokybės versija)

3. Sutelkite dėmesį į susitikimo darbotvarkę

Susitikimo organizavimas be darbotvarkės yra tikras nesėkmės receptas. Turite turėti aiškų susitikimo planą, kad nenukryptumėte nuo kurso. Dauguma susitikimų dažnai pasibaigia jiems skirtais terminais, nes nėra aiškaus kelio.

Taigi, kaip tai išspręsti? Paprastai galite prieš užsirašydami dalyvius užsirašyti dalykus, kuriuos norite aptarti susitikimo metu, atsispausdinti ir pridėti kitus susijusius dokumentus.

Arba galite sutaupyti laiko ir popieriaus sukurdami savo dienotvarkę „Evernote“ ir pridėti reikiamus failus ar tinklalapius prieš bendrindami juos su kolegomis. Tai suteikia dalyviams greitą prieigą prie reikiamos informacijos per savo išmaniuosius telefonus, planšetinius kompiuterius ar kompiuterius.

Parsisiųsti: „Evernote“ už „Android“ | „iOS“ (Galima nemokama, aukščiausios kokybės versija)

4. Sukurkite silpnus kanalus momentiniam bendravimui

Kai esate didžiulės organizacijos, turinčios daug padalinių, dalis, atrodo, kad susitikimas yra vienintelė galimybė dalytis informacija su konkrečiu žmonių grupe. Deja, tai ne visada yra produktyviausias metodas.

Kam perkelti žmonių grupę į konferencijų salę 30 minučių susitikimui, kai galite iš karto ir su visais savo darbalaukyje esančiais asmenimis pasidalyti ta pačia informacija naudodami pranešimų platformą, pvz. Silpnas?

Jums reikia tik sukurti specialų kanalą susitikimui ir pakviesti visus atitinkamus dalyvius. Tokiu būdu galite konkrečiai kalbėtis apie įvairius projektus su žmonėmis, kuriuos pasirinksite pakviesti.

Parsisiųsti: Slack for „Android“ | „iOS“ (Galima nemokama, aukščiausios kokybės versija)

5. Neturėkite per daug žmonių

Pagalvokite apie paskutinį susitikimą. Kiek žmonių dalyvavo? Ir kiek iš jų padėjo vertingą indėlį į susitikimą? Greičiausiai daugelis dalyvių tik ramiai sėdėjo nedalyvaudami, o kiti tikrino jų el. Tai tapo įprasta praktika, ypač susitikimuose su didele minia.

Taip dažnai nutinka, nes organizatoriai nori, kad žmonės nesijaustų atstumti. Nors tai gali būti kilnus gestas, deja, tai sumažina susitikimo produktyvumą.

Jums gali būti įdomu, kaip? Jūs rizikuojate viršyti susitikimui skirtą laiką, kad galėtumėte spręsti pirmyn ir atgal diskusijas, negilius komentarus ir nereikalingus plepėjimus, o tai lemia mažesnį efektyvumą. Taigi, kad išvengtumėte perkrovos, pakviesti kuo mažiau žmonių.

Susijęs: Esminiai internetinių vaizdo konferencijų patarimai

Neleiskite susitikimams sulėtinti jūsų

Susitikimai vis dar atlieka lemiamą vaidmenį daugelyje organizacijų. Tačiau jie tampa neproduktyvūs, kai tampa didžiuliai ir kai jūsų komandos gali skirti savo susitikimų laiką prioritetams. Naudodami aukščiau pateiktus patarimus ir įrankius galite padidinti susitikimų produktyvumą.

5 geriausi būdai, kaip susidoroti su ekrano laiko išsekimu

Nuolatinis ekrano ekspozicija gali sukelti galvos skausmą, neryškų matymą ir akių įtampą. Štai keletas patarimų, kaip susidoroti su ekrano laiko išsekimu.

Skaityti toliau

Apie autorių