5 būdai, kaip automatika gali padidinti jūsų produktyvumą

Galite pastebėti, kad jūsų produktyvumas vėluoja, nes jums nuolat sunku rasti laiko atlikti daugiau darbų. Taip yra todėl, kad daug laiko galite skirti kartotinėms užduotims, pvz., Atsakymams į el. Laiškus ar duomenų atsarginėms kopijoms.

Tačiau laikas yra ribotas išteklius, ir jūs turite tik 24 valandas praleisti kiekvieną dieną. Geriausias būdas maksimaliai praleisti laiką ir padidinti našumą yra automatizuoti kasdienes, pasikartojančias užduotis.

Kas yra automatika ir kokia jos nauda?

Automatika apibūdina technologijų naudojimą, kad būtų galima atlikti daug laiko reikalaujančias užduotis, arba pasikartojančias užduotis, kad būtų sumažintos rankinės pastangos. Automatizuodami nereikalingas užduotis, galite sutaupyti laiko ir sutelkti dėmesį į kitą veiklą, kuri duoda pajamų.

Automatika taip pat sumažina žmonių klaidas, pagerina veiklos efektyvumą, padidina mastelį ir taupo pinigus. Taigi, kaip galite panaudoti automatizavimo potencialą savo kasdienėje veikloje? Štai keletas darbo eigos automatizavimo idėjų, kurias galite naudoti dabar:

1. Paspartinkite el. Laiškų apdorojimą

El. Laiškų tvarkymas gali užtrukti ir užtrukti daug laiko, jei nerandate sistemos, kaip juos gerai valdyti. Taip yra todėl, kad tikriausiai kiekvieną dieną gausite daugybę laiškų, kuriems reikia jūsų dėmesio. Be to, jei norite plėsti savo verslą, turėtumėte nedelsdami atsakyti į būsimų klientų užklausas el.

Automatiniai el. Pašto atsakymai

Geros naujienos yra tai, kad galite automatizuoti kai kuriuos procesus, kad gautųjų dėžutėje praleistumėte mažiau laiko. Pavyzdžiui, galite sukurti šabloną naudodami duomenis iš žiniatinklio kontaktinės formos arba naudokite šiuos nemokamus el. pašto šablonų kūrėjus, todėl jums nereikės jų visą laiką rašyti nuo nulio. Taip pat galite naudoti integruotas automatinio atsakymo funkcijas el. Pašto paslaugose, pvz., Sekti „Outlook“ parinktis stebėti ir atsakyti į el.

Arba galite naudoti šaltą el. Pašto ir laiškų suliejimo paslaugą, pvz GMass suasmeninti, suplanuoti ar išsiųsti rinkodaros kampanijas ir šaltus el. laiškus potencialiems klientams ir automatiškai stebėti.

Tvarkykite savo el

Lažinamės, kad kasdien gausite daugybę el. Laiškų iš kolegų, šeimos ir draugų, kitų įmonių ir kt. Kai tai atsitiks, gali būti sudėtinga rūšiuoti svarbius el. Laiškus iš šiukšlių. Bet jūs galite automatizuoti el. Laiškų perkėlimą iš vieno aplanko į kitą, kad išspręstumėte netvarką. Galite naudoti „Gmail“ „filtrus“ arba „Outlook“ „taisyklės“, skirtos el. Pašto gautiesiems tvarkyti.

Šios integruotos funkcijos leidžia automatiškai ištrinti žinutes su konkrečiu pranešimu, rūšiuoti el. Laiškus su tam tikru tekstu arba iš tam tikrų kontaktų į aplanką ir pan.

Ištraukti duomenis

Tikriausiai daug laiko praleidžiate ieškodami kontaktų gautuosiuose, kad gautumėte informacijos, kuri gali padėti parduoti ar parduoti savo daiktus. Naudojant Pašto siuntėjas, galite automatizuoti šį procesą pagal savo analizavimo taisykles.

2. Pagerinkite bendravimą naudodami „Chatbots“

„Chatbots“ pastaraisiais metais visiškai pakeitė klientų aptarnavimą, pagerindama bendravimą ir klientų patirtį. Kaip ir DUK, „Chatbots“ siūlo automatizavimą per dirbtinį intelektą. Todėl jie gali savarankiškai atlikti įvairias užduotis.

Kai kurie pokalbių robotų naudojimo pranašumai yra prieinamumas visą parą, kai kurie yra daugiakalbiai, iš karto pateikia nuoseklius atsakymus, padeda įgyti vertingų įžvalgų apie klientų elgesį ir pan. Tu gali naudoti šiuos pokalbių robotus, kad pagerintumėte bendravimą „WordPress“ svetainėje ir pagerinti savo produktyvumą. Tačiau verta paminėti, kad norėdami mėgautis pranašumais, turite investuoti laiko ir pastangų, kad patikslintumėte savo „chatbot“.

3. Duomenų atsarginė kopija

Tobulėjant technologijoms, mes vis labiau pasitikime savo kompiuterio standžiaisiais diskais, kad išsaugotume savo gyvenimo dalis, pvz., Darbo ir akademinius dokumentus ar šeimos nuotraukas. Daugeliu atvejų tai ne apie tai, jei, bet kada, nes kietieji diskai nusidėvi, yra pavogti ir patiria energijos šuolį.

Kyla klausimas, ką tai jums reiškia, o dar geriau - ką galite padaryti, kad sumažintumėte nuostolius? Galite sukurti atsarginę duomenų kopiją.

Tačiau yra tikimybė, kad kartais galite pamiršti tai padaryti patys. Taigi geriausias pasirinkimas būtų automatizuoti įprastas atsargines kopijas. Be to, kad užtikrinsite savo duomenų saugumą, automatinis atsarginių kopijų planavimas leis jums dirbti su kompiuteriu be pertraukų.

Tu gali naudoti „CrashPlan“ kurti atsargines duomenų kopijas į išorinį standųjį diską, kitą kompiuterį vietiniame tinkle arba jo serverius. Įdiegę programinę įrangą, ji nuskaitys jūsų sistemą ir pasiūlys, ką galite sukurti atsarginę kopiją. Tai taip pat leidžia pasirinkti, ko atsarginę kopiją norite sukurti. Galite suplanuoti atsargines kopijas kas 15 minučių, vieną valandą arba bet kada, kai nesinaudojate kompiuteriu; viskas priklauso nuo taves.

4. Suplanuokite socialinės žiniasklaidos įrašus

Socialinė žiniasklaida tapo neatsiejama mūsų gyvenimo dalimi. Taigi, šios platformos tapo aukso kasykla žmonėms, bandantiems reklamuoti savo prekės ženklus ir parduoti produktus/paslaugas.

Tačiau palaikyti ryšį su visomis savo perspektyvomis ir klientais savo socialinės žiniasklaidos platformose yra užduotis, dėl kurios gali prireikti viso jūsų dėmesio. Tačiau įsitraukimas į automatikos magiją naudojant tokius įrankius kaip „Hootsuite“ ir Buferis leidžia planuoti visus savo socialinės žiniasklaidos įrašus iš anksto. Naudodami šias priemones galite daugiau nuveikti socialinėje žiniasklaidoje per trumpesnį laiką.

5. Suplanuokite susitikimus

Sėkmingai suplanavus susitikimą ar užsisakius susitikimą, dažnai reikia daug pirmyn ir atgal, ypač kai jame dalyvauja daug žmonių. Prieš rezervuojant gali tekti visiems išsiųsti el. Laišką, kad sužinotumėte, ar jie yra laisvi, ir rizikuoti pakartoti procesą, jei kas nors atšauks.

Laimei, galite automatizuoti šį procesą, kad jūsų susitikimų darbo eiga būtų įjungta automatiškai, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į ką nors kita. Įrankiai kaip Kalendoriškai leidžia iš anksto su bet kuo automatizuoti susitikimus ar kitus renginius per nuorodą. Galite nustatyti įvairius laiko tarpsnius, kada būsite pasiekiami, ir siųsti susitikimo užklausas per nuorodą.

Be to, šis įrankis sklandžiai integruojamas į jūsų kalendorių. Taigi, kai visi pasirinko gerą laiką, „Calendly“ gali užregistruoti susitikimą jūsų kalendoriuje ir atsiųsti jums pranešimą. Jei per tą laiką esate užsiėmęs, planavimas yra toks pat lengvas kaip ir planavimas.

Automatizuokite savo pasikartojančias užduotis, kad padidintumėte našumą

Automatika ypač naudinga mažoms įmonėms, kuriose keli darbuotojai dėvi daug skrybėlių. Jei leisite technologijoms atlikti keletą užduočių čia ir ten, tai padės padaryti daugiau per trumpesnį laiką.

8 nepastebėti dalykai, trukdantys produktyvumui (ir kaip jų išvengti)

Mes visi norime būti produktyvūs, tačiau lengvai išsiblaškome dėl įvairių veiksnių. Štai keletas dalykų, į kuriuos galbūt nekreipiate dėmesio ir kaip jų išvengti.

Skaityti toliau

Apie autorių