Kaip eksportuoti „Microsoft Access“ duomenis į „Word“ dokumentą

„Microsoft“ „Office“ rinkinyje yra skirtingos programos skirtingoms užduotims atlikti. Taigi, pavyzdžiui, jei norite sukurti duomenų bazę, „Microsoft Access“ turi jūsų nugarą. „Access“ suteikia daugumą funkcijų, kurių galima tikėtis iš santykių duomenų bazės valdymo sistemos. Galite sukurti lenteles, formas, užklausas, ryšius, ataskaitas, makrokomandas, modulius.

Tačiau retkarčiais galbūt norėsite eksportuoti duomenis iš „Microsoft Access“ į „Word“. Jei ieškote paprasto būdo eksportuoti „Access“ duomenis į „Word“, esate tinkamoje vietoje.

Kaip „Access“ eksportuoja objektus į „Word“

Prieš parodydami, kaip eksportuoti duomenis iš „Microsoft Access“ į „Word“, turite suprasti kai kuriuos pagrindus. Pirma, negalite eksportuoti visų tipų objektų iš „Access“ į „Word“.

Šiuo metu galite eksportuoti tik lenteles, užklausas, formas ir ataskaitas. Tačiau kiekvienas objektas vis dar turi tam tikrų apribojimų. Pradedant nuo įrašų, „Access“ eksportuoja tik tuos, kurie yra pasirinktame rodinyje. Programa į ataskaitą neįtrauks visų paslėptų duomenų. Panašiai „Access“ gali eksportuoti tik formas ir duomenų lapus su papildomomis formomis ir antriniais duomenų lapais.

Vienintelis būdas tai padaryti yra eksportuoti kiekvieną papildomą formą ir antrinį duomenų lapą. Jei eksportuojate pagrindinę ataskaitą, galite eksportuoti kelias papildomas formas ir antrines ataskaitas.

Antra, negalite iš „Access“ į „Word“ eksportuoti ryšių, makrokomandų, modulių ir grafinių objektų, pvz., Paveikslėlių ir „Microsoft Graph“ objektų. Be to, „Access“ eksportuos rezultatus tik iš išraiškų, o ne išraiškų.

Galiausiai, nėra galimybės importuoti duomenų iš „Microsoft Access“ į „Word“. Turite pradėti nuo „Access“, eksportuoti duomenis į naują dokumentą, tada nukopijuoti turinį ir įklijuoti juos į esamą „Word“ dokumentą.

Kaip eksportuoti prieigos duomenis į „Word“ dokumentą

Eksportuojant „Access“ duomenis į „Word“ naudojamas integruotas „Export-RTF File Wizard“ įrankis. Žinoma, įrankis turi daug apribojimų, susijusių su „Access“ duomenų eksportavimu, tačiau tai geriau nei nieko.

Bet jei tai pernelyg riboja, galite atkreipti dėmesį į kai kuriuos iš jų geriausios nemokamos „Microsoft Access“ alternatyvos dėl galimo pakeitimo. Priešingu atveju atlikite šiuos veiksmus, kad eksportuotumėte duomenis iš „Access“ į „Word“:

1. Atidaryk savo Prieiga prie duomenų bazės.
2. Pasirinkite objektą norite eksportuoti į Naršymo sritis.
3. Patikrinkite lentelę, užklausą, formą ar ataskaitą, kad įsitikintumėte, jog joje nėra klaidų. Prieiga paprastai apima klaidų indikatorius, kai ji atpažįsta klaidą. Tai gali apimti žalius trikampius ir įvairius klaidų skaičius. Šis žingsnis yra svarbus, nes „Access“ eksportavus jūsų duomenis automatiškai pakeis klaidų vietas nuline verte.
4. Pasirinkite rodinį arba dalį eksportuojamų duomenų. Geriausias būdas pasirinkti duomenis, kuriuos norite eksportuoti iš kelių lentelių, yra paleisti MS Access užklausas. Jei norite eksportuoti visus duomenis iš objekto, praleiskite šį veiksmą.
5. Spustelėkite Išoriniai duomenys skirtuką ir pasirinkite Daugiau> Žodis. Bus atidarytas eksporto - RTF failo eksportavimo vedlio įrankis.
6. Iššokančiajame lange Eksportuoti-RTF failų eksportavimo vedlys įveskite savo failo pavadinimą ir pasirinkite paskirties vietą.
7. Patikrink Baigę eksportavimo operaciją atidarykite paskirties failą jei reikia, pažymėkite langelį.
8. Jei pasirinkote tam tikrus eksportuojamus duomenis, patikrinkite Eksportuokite tik pasirinktus įrašus žymimasis langelis. Priešingu atveju palikite žymimąjį laukelį, kad eksportuotumėte visus objekto duomenis.
9. Spustelėkite Gerai pradėti eksporto procesą.

Jei yra failas panašiu pavadinimu, galite pasirinkti, ar „Access“ turėtų jį perrašyti, ar ne. Pasirinkite Taip perrašyti failą arba Ne iššokančiajame lange pasirinkite naują failo pavadinimą.

Pagal numatytuosius nustatymus „Access“ sukurs „Microsoft Word“ teksto formato failą su RTF plėtiniu. Norėdami pridėti prieigos duomenis prie „Word“ dokumento, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite RTF dokumentą.
2. Nukopijuokite visą dokumento turinį.
3. Įklijuokite duomenis į „Word“ dokumentą.

Jei jums atrodo, kad „Eksportuoti - RTF failo eksportavimo vedlio“ įrankį naudoti nuobodu, yra lengvesnė išeitis. Nukopijuokite duomenis iš prieigos lentelės, užklausos, formos ar ataskaitos ir įklijuokite juos tiesiai į „Word“ dokumentą.

Susijęs: Kaip sukurti formą „Microsoft Access“

Eksportuokite prieigos duomenis į „Word“ be rūpesčių

Duomenų bazės yra puikus būdas saugoti duomenis. Jei jums reikia eksportuoti savo „Access“ duomenis į kitas programas, pvz., „Word“ ar „Excel“, integruotas „Export-RTF File Wizard“ padaro visą procesą sklandų, nors ir su tam tikrais apribojimais.

Jei turite daug duomenų, su kuriais galite dirbti, „Access“ formos yra galingesnis būdas pridėti daugiau duomenų prie duomenų bazės. Su jais lengviau dirbti redaguojant lenteles ir pridedant daugiau duomenų.

Kaip sukurti formą „Microsoft Access“

Yra daug būdų, kaip pridėti duomenų prie „Microsoft Access“ lentelės. Formų naudojimas yra lengviausias būdas sukurti duomenų bazę.

Skaityti toliau

Apie autorių