Kaip naudoti visas geriausias „Trello“ produktyvumo technikas

„Trello“ yra universali užduočių valdymo programa. Naudodami pasirinktines funkcijas, galite jį naudoti su bet kokiu produktyvumo metodu. Nors ji sukurta kaip „Kanban“ lenta, galite ją nustatyti bet kokiu būdu.

Šiame straipsnyje sužinosite, kaip naudoti visus garsiausius „Trello“ produktyvumo metodus.

1. Kanban valdyba

„Kanban“ lenta yra efektyvus darbo eigos valdymo būdas. Jūs suskirstote savo užduotis į tris sąrašus: „To-Do“, „Doing“ ir „Done“! Sąrašas „Atlikta“ dvigubai veikia kaip motyvatorius, parodantis viską, ką iki šiol nuveikėte.

Šis išdėstymas yra „Trello“ numatytasis, todėl jį lengva nustatyti. Kurdami naują sąrašą, pasirinkite „Kanban Board“ šabloną. Jos ypatybės taip pat papildo šią strategiją. Galite spustelėti ir vilkti korteles iš sąrašų, spalvoti jas ir sekti pažangą naudodami kontrolinius sąrašus!

Visos šios funkcijos tinka pradedantiesiems-jas galite pamatyti paryškintas aukščiau esančioje ekrano kopijoje! Jei anksčiau nenaudojote „Trello“ ir jums reikia pamokos, peržiūrėkite mūsų Trello patarimai pradedantiesiems pradėti!

2. Eisenhowerio matrica

Šis metodas priskiriamas Dwightui D. Eizenhaueris. Tai puikiai tinka nustatyti prioritetus ir puikiai tinka visiems, turintiems ilgą ir nesibaigiantį užduočių sąrašą.

Matricoje yra keturi sektoriai. Pirmasis yra Daryk tai dabar užduotims, kurias turite atlikti greitai dėl terminų ar kitų pasekmių. Antrasis yra Padaryk tai vėliau užduotims, kurios nėra skubios. Paskutiniai du yra Deleguokite užduotims, kurios nepatenka į jūsų vairinę, ir Nedaryk to užduotims, kurios nėra nei skubios, nei svarbios.

Šie sektoriai puikiai paverčiami „Trello“ sąrašais! Jei norite 2 × 2 išdėstymo, galite naudoti a naudingas „Trello“ plėtinys vadinami sąrašo maketais arba šia Trello šablonas. „Trello“ pabrėžia jums artėjančius terminus. Tai leidžia lengvai pasakyti, kada reikia pereiti prie užduoties Padaryk tai vėliau į Daryk tai dabar. Taip pat galite įtraukti kitus žmones į savo lentą kaip bendradarbius. Tokiu būdu užduoties perdavimas yra toks pat paprastas, kaip ir priskyrimas jiems naudojant Nariai variantas.

3. Ivy Lee metodas

Ivy Lee ragina apriboti jūsų užduočių sąrašą iki 6 užduočių. Tai padės išvengti pernelyg didelio sąrašo ar pernelyg didelio dėmesio išsklaidymo. Tai veikia taip: kiekvieną dieną sukurkite šešias užduočių korteles ir dirbkite su tomis kortomis. Dienos pabaigoje archyvuokite atliktas užduotis. Kitą dieną pridėkite naujų užduočių, daugiausia iki šešių. Idėja yra ta, kad jūsų lėkštėje vienu metu niekada nėra daugiau nei šešių užduočių.

Susijęs: Kaip išvalyti ir sutvarkyti „Trello“ plokštes: paprasti patarimai

Taip pat galite pridėti Sąrašo apribojimai, nemokamas ir patogus „Trello Power-Up“, kuris įsižiebia, jei į sąrašą įtraukiate daugiau nei šešias užduotis! Taip pat galite įtraukti Laiko blokavimas metodas. Tai reiškia, kad reikia suskirstyti dieną į ryto, popietės ir vakaro sąrašus ir padalinti šešias užduotis.

4. Varlių valgymas

Markas Tvenas kartą pasakė: „Kiekvieną rytą pirmiausia suvalgyk varlę, ir nieko blogiau tau neatsitiks visą likusią dienos dalį“. Ši praktika, kai pirmiausia padaroma blogiausia, nėra visiška technika, tačiau ji pagerina kitus metodus!

Yra du būdai, kaip „Trello“ diegti varlių valgymą: su etikete ir lipduku. Lipdukas yra labiau pastebimas, todėl mes tai rekomenduojame. Kiekvieną dieną prie vienos užduoties pridėkite pasirinktą varlės lipduką, ir tai yra jūsų varlė! Pirmiausia atlikite tai.

Etiketės yra mažiau pastebimos, tačiau jas galite automatizuoti. Naudokite „Butler“ funkciją, kad užduotis automatiškai taptų varle, jei paliksite ją neatliktą per ilgai. Atlikite šiuos metodo veiksmus:

Atidarykite lentą Meniu ir pasirinkite Daugiau submeniu, tada spustelėkite Etiketės. Sukurkite etiketę „VARLĖ“. Tam rekomenduojame žalią spalvą. Toliau atidarykite Automatika meniu ir pasirinkite Taisyklės submeniu.

Sukurkite naują taisyklę atlikdami toliau nurodytus veiksmus Data trigeris: Kai kortelėje mokėjimo data pažymėta kaip neužbaigta. Atminkite, kad jei norite, galite pasirinkti kitą dienų skaičių. Toliau lentai pasakysime, ką daryti, kai ji aptinka tokią kortelę.

Iš viso pridėsime du veiksmus. Pradėkite nuo Pridėti/pašalinti veiksmas: prie kortelės pridėkite žalią VARLĖS etiketę, kaip parodyta aukščiau.

Pridėkite šiuos Rūšiuoti veiksmas: Rūšiuoti sąrašą pagal etiketę: VARLĖ didėjančia tvarka. Dėl to užduotys su artėjančiais terminais virsta varlėmis ir pereina į sąrašo viršų. Užbaikite taisyklę ir ji toliau vykdys šią sąlygą, kol ją pašalinsite arba išjungsite.

5. SMART tikslai

„SMART Goals“ yra būdas įsitikinti, kad iš tikrųjų galite atlikti savo užduotis. Tai reiškia Sspecifinis, Mlengvas, Aperkeliamas, Rprotingas, ir Tnuostabiai. Tai neleidžia jums sukurti neaiškių tikslų, dėl kurių jaučiatės nusivylę. Šią filosofiją galite pritaikyti „Trello“ išsaugodami kontrolinį sąrašą.

Sukurkite kortelę ir pavadinkite ją „SMART List“ ar pan. Pridėkite to paties pavadinimo kontrolinį sąrašą su visais SMART kriterijais.

• Konkretus. [Pridėti konkrečius parametrus]
• Išmatuojamas. [Kiekybiškai įvertinti tikslą]
• Veiksmingas. [Užsirašykite žingsnius, pradėkite kiekvieną veiksmą veiksmažodžiu]
• Pagrįstas. [Įsitikinkite, kad įmanoma atlikti užduotį, kaip aprašyta]
• Laiku. [Nustatykite terminą naudodami datų funkciją]

Išsaugokite kortelę ir atidėkite ją į šalį, bet nearchyvuokite. Dabar, kai kuriate kontrolinį sąrašą, galite pasirinkti kopijuoti elementus iš ... išskleidžiamajame meniu importuoti SMART sąrašą!

6. Gautųjų metodas

Šis metodas geriausiai veikia el. Pašto kliente, tačiau galite jį pritaikyti bet kurioje situacijoje, kai atsiranda naujų užduočių. Šis metodas naudoja keturis sąrašus. Pirmasis yra Daryk dabar, užduotis galite atlikti per dvi minutes ar greičiau.

Kitas sąrašas yra Deleguoti užduotims, kurias turite perduoti kitiems. Jei bendrinate savo lentą, galite pridėti priskirtą komandos narį pasirinkdami Priskirti kortelės meniu. Jei lenta yra privati, apsvarstykite galimybę pridėti papildomą maitinimą, pvz., „SendBoard“ El. Paštas „Trello“. Tai leidžia jums sukurti korteles iš mėgstamo el. Pašto kliento arba siųsti el. Laiškus iš „Trello“!

Jums taip pat reikės kalendoriaus užduočių sąrašo su pridedama data. Galite greitai pridėti paprastą taisyklę tiesiai iš sąrašo! Spustelėkite sąrašą parinkčių meniu ir pasirinkite Kai į sąrašą įtraukiama kortelė ... pradėti pridėti taisyklę. Pasirinkite Rūšiuotisąrašą kaip veiksmo tipą, ir surūšiuokite pagal terminas, didėjantis.

Galiausiai sukurkite Visa kita užduotims, kurioms nėra nustatytas terminas. Taip pat galite jį naudoti ištekliams, šablonams ir projektų idėjoms, kurių dar negalima įgyvendinti. Visa kita gali būti gana netvarkinga, todėl nustatykite keletą taisyklių, kad viskas būtų organizuota.

Pirmiausia sukurkite etiketę pavadinimu „Ištekliai“. Atidarykite sąrašo meniu ir pasirinkite Sukurti tinkintą taisyklę .... Pasirinkite trigerį Kai prie kortelės pridedama išteklių etiketė ir veiksmas Rūšiuokite sąrašą pagal etiketę Ištekliai didėjančia tvarka.

Tai užtikrina, kad ištekliai, kuriuos norite dažnai naudoti, visada yra viršuje. Taip pat galite sukurti šablono etiketę ir naudoti tą patį metodą, kad šablonai nebūtų matomi sąrašo apačioje.

Kita taisyklė turi trigerį Kai kortelėje sąraše „VISKAS KITAS“ yra nustatyta terminas.” Suteik veiksmą, „Perkelkite kortelę į sąrašo viršų KALENDORIUS”. Taip įsitikinkite, kad nepamirškite į kalendorių įtraukti laiko jautrios užduoties.

Padidinkite savo produktyvumą „Trello“

Kiekvieno žmogaus stilius yra skirtingas, todėl eksperimentuokite, kad surastumėte jums tinkamiausią būdą! Galite derinti ir derinti stilius. Pavyzdžiui, „Frog-Eating“ ir „Ivy Lee“ metodus galite pridėti prie beveik bet kokio stiliaus. Taip pat galite pasinaudoti „Viskas“ sąrašo idėja ir įtraukti ją į savo „Kanban“ valdybą.

Naudodami tinkamą metodą ir papildymus, „Trello“ plokštę galite paversti našumo jėgaine!

10 geriausių „Trello“ maitinimo šaltinių, kuriuos šiandien galite pridėti prie savo darbo eigos

Jei dar nepabandėte „Trello Power-Ups“, praleidžiate. Tai yra priedai, galintys padaryti stebuklingą jūsų lentose.

Skaityti toliau

Apie autorių