Kas yra „Microsoft SharePoint“? 4 jo naudojimo ypatybės ir privalumai

„Microsoft 365“ prenumerata suteikia prieigą prie daugelio produktyvumo įrankių. Labiausiai intuityvi, protinga ir pritaikoma yra „SharePoint“. Stulbinantis 190 milijonų žmonių iš daugiau nei 200 000 įvairaus dydžio organizacijų naudoja „SharePoint“.

„SharePoint“ gali lengvai sutaupyti laiko, nes nereikia atlikti kelių užduočių ir projektų valdymo programų. Galų gale galite investuoti daugiau laiko savo profesinei karjerai, laisvai samdomiems klientams ar šalutiniams šurmuliams plėsti.

Kas yra „Microsoft SharePoint“?

„SharePoint“ yra internetinis turinio valdymo įrankis. Tai leidžia saugoti failus debesyje, kad galėtumėte dalytis ir bendradarbiauti. Tai gali padėti jums sukurti svetaines ir antrines svetaines, kad būtų pašalintos skirtingų komandų ar asmenų užduotys.

„SharePoint“ leidžia jums sukurti intranetą, kuriame jūs, jūsų bendradarbiai ir laisvai samdomi klientai saugiai dirbti su failu ar dokumentu. Centralizuotas administratorius valdys prieigą, kad kiekvienas vartotojas galėtų sklandžiai atidaryti, redaguoti ir išsaugoti failus.

„SharePoint“ turi daug išplėstinių funkcijų, kurios padeda jums ar jūsų komandai valdyti profesionalius ir asmeninius darbus. Štai keletas dažniausiai naudojamų veiksmų:

• Failų bendrinimas su vidiniais ir išoriniais vartotojais.
• Tvarkykite projekto turinį, pvz., Vaizdus, ​​straipsnius, šaltinio kodus, vaizdo įrašus ir kt.
• Svetainės ir antrinės svetainės, skirtos komandoms ir užduotims iškraipyti.
• Palaikykite ryšį su bendradarbiu per bendravimo svetaines.
• Programėlė mobiliesiems leidžia vartotojams prieiti prie komandos ar komunikacijos svetainių iš išmaniųjų telefonų.
• Kurkite darbo eigas ir priminimus, kad automatizuotumėte projektus ir užduotis.
• Norėdami ieškoti išteklių, užduočių ar failų, naudokite paieškos funkciją.

Kas turėtų naudoti „SharePoint“

„SharePoint“ veikia kaip prieglobstis visiems kūrybiniams failams, pvz., Programų kodams, grafiniams dizainams, garso įrašams, vaizdo įrašams, svetainės straipsniams, sąskaitoms faktūroms ir kt. „SharePoint“ siūlo kitus įrankius, tokius kaip duomenų analizė, svetainių šablonai, žinių bazės šablonai ir projektų valdymo darbo eigos.

Todėl jo taikymo sritis svyruoja nuo individualaus turinio kūrėjo iki didelių įmonių. Daugelis laisvai samdomų specialistų ar nedidelės kūrybingų asmenų grupės naudoja „SharePoint“ skirtinguose programinės įrangos, programos mobiliesiems, svetainės ar turinio kūrimo etapuose.

Žiniatinklio „SharePoint“ įrankis, pateikiamas kartu su „Microsoft 365“ prenumerata, yra patikimas, tačiau paprastas produktyvumo įrankis. Plačiai naudojamos funkcijos, dėl kurių ji yra viena geriausių užduočių ir projektų valdymo priemonių:

1. Bendradarbiavimas

„SharePoint“ yra labai lanksti ir keičiama bendradarbiavimo su vidaus ar išorės ištekliais platforma. Centrinis administratoriaus vartotojas gali priskirti skirtingo lygio prieigos leidimus atskiriems komandos svetainių vartotojams.

Jūs ir jūsų komanda galite dirbti su vienu failu pagal realaus laiko scenarijų, nesusidurdami su vėlavimu. Todėl daugelis kūrybinių kūrėjų ir turinio kūrėjų teikia pirmenybę „SharePoint“, kad sujungtų bet kurį projektą.

Svarbi „SharePoint“ bendradarbiavimo funkcija yra nuolatos perduoti sugadintą informaciją visose svetainėse ir antrinėse svetainėse. Tai padeda asmenims nuolat sekti informaciją apie projektą neperžiūrėjus kelių el. Laiškų, praleistų pokalbių, vaizdo skambučių ir kt.

2. Turinio vadyba

Turinio valdymas yra didelis iššūkis bet kuriam asmeniui ar specialistų grupei, norinčiai užtikrinti didesnį produktyvumą. „SharePoint“ leidžia įveikti šį iššūkį, nevykdant sudėtingo programavimo.

Turinio valdytojai gali lengvai pasirūpinti keliais projektais vienu metu „SharePoint“. Svetainės turinio, pvz., Renginių, naujienų, tinklaraščių, pristatymų rinkinių, vaizdų karuselių ir kt., Publikavimas ar atnaujinimas yra paprastas naudojant „SharePoint“.

Jums nereikia pradėti kiekvieno turinio valdymo projekto nuo nulio. Galite naudoti profesionalius šablonus, kuriuos galite naudoti. Be turinio, jūs visiškai kontroliuojate jo versijas. „SharePoint“ sukuria ir išsaugo kelias failo, kuriame dirbate jūs arba jūsų komanda, versijas.

Kai reikia, galite prisiminti ankstesnes versijas arba ištaisyti visas failų sistemos klaidas iš „SharePoint“. Jums nereikia priklausyti nuo jokių trečiųjų šalių įrankių failų atsarginėms kopijoms kurti, atkurti ar taisyti.

3. Projektų valdymas

„SharePoint“ turi daugybę funkcijų, kurias galite panaudoti užduočių ir projektų valdymui. Akivaizdžiausia funkcija yra ta, kad įrankis veikia kaip centralizuota visų su projektu susijusių dokumentų ir pristatomų failų saugykla.

Susijęs: Internetinis užduočių valdymo vadovas: patarimai, kaip pasirinkti tinkamą programą

Taip pat galite įvairiais būdais tinkinti „SharePoint“ svetaines. Šios specialiai pritaikytos svetainės gali būti jums kasdienis planuotojas, savaitinis užduočių planuotojas ir užduoties DUK. Be to, projekto dokumentacijos ir veiklos peržiūros tikslais galite suaktyvinti laiko registravimo funkcijas, kaip nurodyta toliau:

1. Užregistruokite užduočių veiklą ir pakeitimus.
2. Įrašykite visas problemas, apie kurias praneša ištekliai.
3. Stebėkite užduočių laiką.
4. Keisti stebėjimo duomenis.

„SharePoint“ taip pat leidžia sukurti darbo eigą, kad būtų supaprastintos tokios užduotys kaip užduočių perdavimas, projekto pasirašymo rezultatai, patvirtinimai, demonstracinė versija ir klientų atsiliepimai.

4. Hibridiniai sprendimai

„SharePoint“ integruota su daugeliu „Microsoft 365“ programų, kad pasiūlytų jums vientisą projektų valdymo vartotojo sąsają. „SharePoint“ veikia kaip centrinė jūsų projekto duomenų saugykla, o kitos „Microsoft 365“ programos leidžia lengvai valdyti užduotis ir išteklius.

Galite sinchronizuoti „SharePoint“ su tokiais įrankiais kaip „To-Do“, „Tasks“, „Planner“ ir „Project Online“, kad gautumėte specializuotų metodų. Galite generuoti ataskaitas ir pristatyti projekto įžvalgas laisvai samdomiems klientams.

„SharePoint“ sinchronizuojasi su „Outlook“ ir kalendoriaus profiliu, kad sutvarkytų užduotis ir tvarkaraščius, kad galėtumėte nustatyti savo darbo prioritetus. Panašiai paskelbkite „SharePoint“ komandos svetaines „Teams“ programoje, kad galėtumėte pasiekti „Teams“ kontaktus, failus, užduotis ir pan.

„SharePoint“ taip pat turi galimybę integruoti „PowerPoint“, „Video“, „Stream“, „OneDrive“, kad peržiūrėtų failus ir dokumentus „SharePoint“ svetainėse ar antrinėse svetainėse. Sutaupote laiko vengdami kasdienių užduočių, pvz., Failų atsisiuntimo iš „SharePoint“, kad sukurtumėte „PowerPoint“ skaidres.

„SharePoint“ pranašumai

„SharePoint“ siūlo daug privalumų, lyginant su bet kokiu kitu produktyvumo įrankiu, skirtu projektų ar turinio valdymui. Kai kurie jo privalumai yra šie:

1. Taupyti pinigus

Galbūt jau mokate už tai per „Microsoft 365“ prenumeratą. Venkite nereikalingų išlaidų programoms ir įrankiams naudodami „SharePoint“ kaip pagrindinį produktyvumo įrankį, skirtą profesiniams ar asmeniniams poreikiams tenkinti.

2. Duomenų saugumas

Vyriausybės ir didelės organizacijos pasitiki „SharePoint“ ekosistema savo jautriais duomenimis. Taigi, galite saugoti savo kūrybinį darbą „SharePoint“ bendradarbiavimui, nebijodami intelektinės nuosavybės vagystės.

Susijęs: Ar „Microsoft 365“ iš tikrųjų yra saugos rizika?

3. Mastelis

Priemonės mastelio keitimas leidžia apskaičiuoti išlaidas produktyvumo įrankiams. Jei matote, kad įplaukia per daug projektų iš skirtingų klientų, galite pakeisti prenumeratą, kad atsirastų daugiau išteklių ir projektų. Kai projektai palengvėja, galite pereiti prie mažai apmokamų planų.

4. Daugiafunkcinis naudojimas

Didesnis lankstumas ir daugiafunkcinis įrankis reiškia, kad galite ir toliau naudoti „SharePoint“ kaip pagrindinį produktyvumo įrankį, kol keičiate savo vaidmenis ar kūrybinius įgūdžius. Pasibaigus vienam projektui, galite naudoti šabloną ir pradėti kitą. Galite sumažinti biudžetą išvengdami kelių programų pirkimo.

Išvalykite failų, užduočių ir programų netvarką

„SharePoint“ funkcijos daro jį sudėtingu projektų valdymo įrankiu, o ne paprastu debesies sprendimu dalintis ir saugoti failus. Naudodami „SharePoint“ ir kitas „Microsoft 365“ programas savo profesinėms ar asmeninėms užduotims tvarkyti, sukuriate vis didėjančio produktyvumo domino efektą.

„Office 365“ dabar yra „Microsoft 365“: ką tai reiškia jums ir jūsų šeimai

„Office 365“ tapo „Microsoft 365“. Štai ką „Microsoft 365“ siūlo prenumeratoriams ir jų šeimoms.

Skaityti toliau

Apie autorių