„Excel“ yra puiki duomenų apdorojimo priemonė, tačiau ji turi savo apribojimų. Jei turite per daug sudėtingas formules arba jei jūsų kompiuteris sugenda atidarant „Excel“ failą, galbūt turėtumėte apsvarstyti galimybę naudoti kitą failo formatą.
Taigi, kokiais atvejais turėtumėte naudoti skirtingą programinę įrangą? Štai keletas situacijų, kai turėtumėte naudoti kitą programą.
1. Masyvios duomenų bazės
Jei nesate gerai susipažinę su kompiuteriais, tikriausiai manote, kad „Excel“ (arba „Google“ skaičiuoklės) yra vienintelis būdas saugoti duomenis. Galų gale, naujausiose „Excel“ versijose yra 16 384 stulpeliai ir 1 048 576 eilutės, iš viso - 17 179 869 184 langeliai.
Nors tai yra daug informacijos, turėtumėte žinoti, kad jūsų kompiuteris įkelia visą informaciją iš karto. Todėl, jei naudojate daug langelių, galite tikėtis, kad jūsų kompiuteris veiks lėtai. Turėti šimtą ar net tūkstantį eilučių nebus problema.
Tačiau jei daugelį metų toliau kaupiate duomenis arba jei keli vartotojai prideda informacijos prie vieno failo, net galingi kompiuteriai sunkiai įkelia ją. Taip yra todėl, kad atidarydama failą „Microsoft“ įkelia visus duomenis.
Nors tai naudinga analizuojant trumpalaikius duomenis, ji eikvoja skaičiavimo galią, jei jums reikia tik išanalizuoti konkrečią informaciją. Pavyzdžiui, jei jums reikia kliento el. Pašto adreso, jums nereikia įkelti visos likusios klientų duomenų bazės.
Gera alternatyva duomenims saugoti yra naudoti tam skirtą duomenų bazės programinę įrangą ar paslaugą. Jie siūlo tas pačias funkcijas kaip ir „Excel“, pavyzdžiui, duomenų analizę, tačiau turi dar daugiau funkcijų. „Microsoft Access“ galite naudoti, jei esate „Microsoft Suite“ gerbėjas. Kitos alternatyvos yra „LibreOffice Base“ ir kiti.
2. Sudėtinga duomenų analizė
„Microsoft Excel“ yra daug galimų formulių. Ji siūlo paprasčiausią sumos formulę sudėtingoms funkcijoms, tokioms kaip grynoji dabartinė vertė (apskaičiuoja pinigų laiko vertę) ir prognozė (naudojamas būsimoms vertėms apskaičiuoti).
Tačiau, jei pastebite, kad atliekate kelias sudėtingas funkcijas, pats laikas apsvarstyti kitus sprendimus. „Excel“ yra puikus įrankis, jei visi jūsų formulės kintamieji yra pagrįsti neapdorotais duomenimis. Bet jei pastebėsite, kad jūsų funkcijos pagrįstos ląstelėmis, kurios yra pačios formulės, apsvarstykite galimybę naudoti specialią analizės programinę įrangą.
Jei jūsų skaičiuoklės grindžiamos keliomis formulėmis, papildomas sudėtingumo lygis reiškia, kad klaidos gali būti nepastebėtos. Ir net jei radote klaidų, jas nėra lengva atsekti, jei jūsų formulės yra trijų eilučių.
Užuot naudoję „Excel“ sudėtingiems scenarijams, pabandykite išmokti programavimo kalbos, pvz., „Python“. Tai lengva suprasti, ir yra keli nemokami ištekliai, kad galėtumėte pradėti ant jo. Ir jei nesate linkę studijuoti programavimo, taip pat galite naudoti specialius duomenų analizės įrankius kurie yra daug lengviau naudojami.
3. Projektų valdymas
Prieš specialių projektų valdymo įrankių, tokių kaip Asana ir Trello, atsiradimą, daugelis profesionalų naudojo „Microsoft Excel“. Galų gale, tai lengva nustatyti. Yra net šablonų, kuriuos galite atsisiųsti, kad padėtumėte pradėti.
Tačiau kai tik jūsų komanda auga arba pradedate kurti daugiau projektų, viskas tampa sudėtinga. Jei nenaudojate internetinės „Excel“ versijos, jūsų komanda negali vienu metu naudoti jūsų projektų valdymo failo. Kai pridėsite daugiau užduočių ir papildomų užduočių, viename lape gali būti per daug informacijos.
Be to, kadangi daugiau žmonių turi prieigą prie failo, yra didesnė tikimybė netyčia susimaišyti. Jie gali netyčia pakeisti formulę arba net ištrinti svarbią informaciją. Projektų priklausomybių kūrimas ir priskyrimas taip pat gali sukelti painiavą.
Štai kodėl geriausia įsigyti specialią užduočių valdymo programą, skirtą jūsų komandai valdyti. Tikslinės programos leis jums ir jūsų komandai aiškiai matyti viską, ką reikia padaryti. Jūs netgi galite priskirti užduotis konkretiems nariams, kad niekas nepastebėtų.
Ir jei turite biudžetą, galite rasti nemokami projektų valdymo įrankiai prisijungęs. Dabar galite laikyti visus tame pačiame puslapyje, neišleisdami nė cento.
4. Formos
Dėl lengvo prieinamumo „Excel“ dažnai naudojama kaip forma. Buvo daug atvejų, kai renginiuose ir susibūrimuose svečių registracijai buvo naudojami nešiojamieji kompiuteriai ir „Excel“ failai.
Naudoti „Excel“ (arba bet kurią skaičiuoklę) kaip formą yra patogu, nes organizatoriai gali tiesiogiai analizuoti savo duomenis. Tačiau tai turi keletą trūkumų.
- Pirma, jūs negalite kontroliuoti įvestų duomenų. Kiekvienas gali įvesti neteisingą informaciją, ir jūs nebūtumėte protingesni. Taip pat nėra duomenų standartizavimo. Asmuo galėtų rašyti Niujorke pagal valstiją, o kitas rašytų NY. Tai yra problemiška analizuojant duomenis.
- Antra, jei turite kelias registracijos svetaines, turėtumėte atskirus duomenų rinkinius, kuriuos reikia konsoliduoti. Tai užtrunka ir gali sukelti klaidų jūsų duomenyse. Tai taip pat gali paskatinti pastangų dubliavimąsi, nes vartotojai gali du kartus įvesti savo duomenis.
- Trečia, nėra duomenų privatumo. Jei naudojate skaičiuoklę, visi gali slinkti įrašais ir rinkti duomenis. Jie netgi gali pakeisti esamą informaciją, kuri iškreipia jūsų duomenis. Jei duomenų nutekėjimas įvyksta registruojantis „Excel“, galite būti atsakingi.
- Galiausiai, jei ketinate naudoti „Excel“ registracijai internetu, tai netinka didelėms duomenų bazėms, kaip jau buvo minėta.
5. Finansinių duomenų analizė
Kai naudojate „Excel“ finansiniams duomenims stebėti, greičiausiai turite susieti su keliais šaltiniais. Šie šaltiniai gali būti kiti „Excel“ failai, internetinės duomenų bazės ir net finansinės svetainės. Tačiau pridedant tai padidėja tikimybė įvesti klaidą arba gauti pasenusią informaciją.
Buvo net an incidentas „J.P. Morgan“ dar 2012 m., kai formulėje, apskaičiuojant riziką, atsitiktinai buvo naudojamos kainos sumos, o ne jų vidurkis. Tai savo ruožtu davė maždaug dviem dydžiais mažesnį rezultatą nei tikroji vertė ir dėl to bankas prarado 6 mlrd.
Nors tai susiję su kitomis problemomis, ši neteisingai parašyta formulė yra klaidų, dėl kurių kilo didžiulis praradimas, dalis.
Naudokite specialią programinę įrangą
„Microsoft Excel“ yra puiki skaičiuoklė. Tai puikiai tinka mažiems duomenų rinkiniams arba jei bandote tai įrodyti. Bet jei norite išplėsti savo darbą, turėtumėte apsvarstyti specialią programinę įrangą.
Naudodami specialiai jūsų tikslui sukurtą programinę įrangą, jūs gausite geresnį funkcionalumą, dirbsite greičiau ir galėsite atlikti darbus efektyviau. Nors kai kurių jų įrengimas pareikalaus laiko ar pinigų (arba abiejų), ilgainiui sutaupysite pinigų.
Ieškote pigesnės „Microsoft Excel“ alternatyvos? Šios skaičiuoklės programos siūlo viską, ko jums reikia už mažesnę kainą.
Skaityti toliau
- Produktyvumas
- „Microsoft Excel“
- Skaičiuoklė
- Duomenų analizė
Jowi yra rašytojas, karjeros treneris ir pilotas. Nuo to laiko, kai tėvas, būdamas 5 metų, nusipirko stalinį kompiuterį, jis įsimylėjo bet ką. Nuo tada jis naudoja ir maksimaliai išnaudoja technologijas visais savo gyvenimo aspektais.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
