Pernelyg didelė priklausomybė nuo popieriaus biuruose kenkia aplinkai. Be to, nesudėtingų biuro dokumentų apsauga gali būti varginanti. Dėl to misijai svarbūs failai gali būti atskleisti bet kam, įskaitant atsitiktinį lankytoją.
Pašalinus popierių iš biuro, galite išvengti visos tokios rizikos. Štai keletas internetinių programų ir patarimų, kuriuos galite naudoti, kad jūsų biuras būtų be popieriaus.
Perjunkite iš popierinio lankytojų žurnalo į internetinę lankytojų valdymo sistemą. Naujoviški ir patikimi lankytojų valdymo įrankiai gali valdyti visą biuro lankytojų valdymo procesą.
Lobitas leidžia stebėti visus lankytojus, tuo pat metu fotografuojant ir spausdinant ženklelius. Jame taip pat yra tokių funkcijų kaip pranešimai šeimininkams, avarinės evakuacijos valdymas ir įspėjimas apie saugos darbuotojus.
Proxyclick yra debesimis pagrįstas sprendimas, padedantis kontroliuoti žmonių srautą. Priemonę galima pritaikyti ir ji vadovaujasi integruotu požiūriu, kad priekinis stalas būtų efektyvus ir neskelbtini duomenys būtų apsaugoti.
2. Apskaitos programos
Biuro apskaitos tvarkymas popieriuje taip pat gali būti įtemptas, atimantis daug laiko ir painus. Naudodami apskaitos programas, galite padaryti procesą be popieriaus, greitai ir lengvai.
Šalavijų apskaita yra apskaitos programa, kurią galite naudoti net neturėdami jokios apskaitos patirties. Kai prijungsite jį prie savo banko sąskaitos, operacijų srautas taps vientisas. Galite sekti pardavimus, pirkimus ir pinigų srautus naudodami paprastą ataskaitų teikimo funkciją.
„QuickBooks“ yra dar viena internetinė apskaitos priemonė, leidžianti savarankiškai apskaičiuoti PVM, mokesčius ir darbuotojų darbo užmokestį. „QuickBooks POS“ yra išplėstinis leidimas, leidžiantis smulkaus verslo savininkams valdyti mažmeninės prekybos skaitiklius be popieriaus.
3. Projektų valdymo programos
Jei planuojate naudoti dokumentus projekto valdymo etape, tai gali lengvai kainuoti didelius pinigus. Kad visi komandos nariai liktų tame pačiame puslapyje, turėsite atsispausdinti kelias to paties failo kopijas. Tačiau galite išvengti tokių išlaidų ir tapti ekologiškais naudodami užduočių ar projektų valdymo įrankius.
Projekto valdymo įrankis Asana turi intuityvią vartotojo sąsają, kurią kiekvienas gali naudoti užduotims priskirti ir sekti. Programa padeda bendrinti failus realiuoju laiku, komentuoti užduotis ir kurti skaitmenines ataskaitas.
Spustelėkite aukštyn yra dar vienas projektų valdymo įrankis, leidžiantis integruoti daugybę trečiųjų šalių programų. Jame taip pat pateikiamas darbo krūvio rodinys, kuris padeda sekti atskirų išteklių darbo krūvį.
Susijęs: Kas yra „ClickUp“? Geriausios projektų valdymo funkcijos
Ar vis dar švaistote lipnius užrašus savo užduotims? Turėtumėte to atsikratyti ir pasirinkti užduočių sąrašo programas.
Todoistas leidžia organizuotai išvardyti visas užduotis. Tai taip pat leidžia jums pridėti skyrius ir papildomas užduotis, skirtas jūsų užduotims suskirstyti į kategorijas. Šioje programoje taip pat galite pridėti prioritetų lygių ir mėgstamiausių žymų.
Any.do leidžia jums pasiekti savo darbų sąrašą iš bet kurio įrenginio. Tai taip pat primins jums atlikti svarbias užduotis nustatytu laiku.
5. Užrašų rašymo programos
Padarę užrašų rašymo procesą be popieriaus, galite sutaupyti užrašų ir rašiklių išlaidas. Be to, prieš susitikimą nereikia praleisti laiko ieškant užrašų knygelės netvarkingame darbalaukyje.
Su tokia užrašų programėle kaip „Evernote“, galite išsaugoti visą svarbią informaciją, pasiekiamą visuose įrenginiuose, naudodamiesi internetinio sinchronizavimo funkcija. Taip pat galite suasmeninti užrašų formatą ir prie jų pridėti vaizdų, garso failų ir dokumentų.
Simplenote leidžia pridėti, peržiūrėti, redaguoti ir publikuoti pastabas „Markdown“ formatu. Jūs ir jūsų komanda galite pasidalyti bet kokiomis pastabomis grupėje dėl bendradarbiavimo ir idėjų.
Jei nusprendėte atsisakyti popieriaus, jūsų strategija turėtų būti skaitmeninių esamų popierinių dokumentų kopijų kūrimas.
Naudoti „Adobe Scan“ savo išmaniajame telefone, kad popierinis dokumentas būtų konvertuotas į PDF failą. Programa taip pat padeda valdyti failo matmenis, be tokių funkcijų kaip apkarpymas, pasukimas, komentarai, pasirašymas ir spalvų redagavimas.
„ABBYY FineReader“ PDF yra pažangus dokumentų skaitytuvas, kuris palaiko daugiau nei 190 kalbų ir išsaugo jas 12 skirtingų failų formatų. Be nuskaityto ir ranka rašyto teksto nuskaitymo, galite pridėti komentarų ir parašų.
7. Failų bendrinimo ir saugos programos
Jau praėjo tie laikai, kai turėjote padaryti atspausdintas ataskaitos kopijas ir jas išplatinti gavėjams. Naudodamiesi internetinėmis failų bendrinimo programomis, galite saugoti failus debesyje ir bendrinti prieigą tik su tinkamais gavėjais.
Dėžė leidžia išsaugoti ir bendrinti failus ir dokumentus debesyje, laikantis pramonės atitikties ir duomenų privatumo politikos. Tai užtikrina sklandų komandos narių bendradarbiavimą.
Taip pat galite naudoti Google diskas saugiai saugoti biuro failus ir dalintis jais tik su numatytais gavėjais. Be to, įrankis leidžia tvarkyti failus naudojant skirtingus aplankus.
8. Kalendoriaus programos
Kalendoriaus programos tapo neatsiejama profesinio gyvenimo dalimi. Visų rūšių verslui gali būti naudinga naudoti kalendoriaus programą, užuot įrašę susitikimus popieriniame dienoraštyje.
Kalendoriškai yra internetinė susitikimų planavimo programa, kurioje galite profesionaliai ir efektyviai suplanuoti susitikimus. Naudodami šią programą galite automatizuoti priminimų ir tolesnių veiksmų procesą.
„Google“ kalendorius yra populiarus internetinis kalendorius, kuriame galite spalvinti kalendoriaus įrašus ir tvarkyti kalendoriaus įvykius. Jo pasiūlymų įrankis padės automatiškai užpildyti įrašus, kad sutaupytų jūsų laiko. Šiame internetiniame kalendoriuje galite lengvai redaguoti bet kurio internetinio susitikimo tvarkaraštį.
Susijęs: Patarimai, kaip išvengti atidėliojimo ir laikytis terminų
Dabar atėjo laikas atsisakyti spausdintų teisinių dokumentų. Pereikite prie skaitmeninių susitarimų ir elektroninių parašų pasaulio, kad sutaupytumėte popieriaus ir pagerintumėte savo komandos darbo efektyvumą.
Siūlyti yra internetinė platforma, leidžianti sudaryti, sekti, siųsti ir pasirašyti visų rūšių sutartis, pasiūlymus ir susitarimus. Galite naudoti iš anksto sukurtus pasiūlymų šablonus iš šios programos turinio bibliotekos.
PandaDoc leidžia supaprastinti sutarčių valdymą lengvai kuriant, redaguojant ir pasirašant dokumentus. Ji siūlo tokias paslaugas kaip pasiūlymai, pasiūlymai, sutartys ir formos - visa tai skaitmeniniu formatu be jokio popieriaus.
10. Internetinės fakso programos
Net jei planuojate pašalinti visas faksogramas, tai gali būti neįmanoma, jei klientai primygtinai norės jas naudoti. Vis dėlto, internetines fakso programas gali padėti išimti popierių iš fakso. Šios programos nukreipia faksogramas į kompiuterį, išmanųjį telefoną ar bet kurį kitą jūsų pasirinktą įrenginį. Taip pat galite automatizuoti faksogramą ir kasmet sutaupyti tūkstančius popieriaus lapų.
„RingCentral“ yra internetinė fakso programinė įranga, leidžianti valdyti gaunamas ir siunčiamas faksogramas internetu ir tuo pačiu sutaupyti. Taip pat galite naudoti Sveiki, Sign siųsti ir gauti faksogramas, išlaikant konfidencialumą ir saugumą.
Dabar mintyse galite piešti aiškų vaizdą, kai planuojate eiti be popieriaus biure ar namuose, kad ir kur dirbate. Neilgai trukus įgyvendinti elektroninės darbo vietos politiką, kai jūsų paslaugoms yra aukščiau pateiktos internetinės programos.
Atsikratyti popieriaus yra vienas iš daugelio būdų, kaip iškraipyti darbo vietą ir padidinti našumą.
Sužinokite, kaip netvarkinga darbo vieta padeda atidžiai dirbti ir laiku atlikti užduotis.
Skaityti toliau
- Produktyvumas
- Internetiniai įrankiai
- Skaitmeninis dokumentas
- Organizacijos programinė įranga
Tamalas yra laisvai samdomas rašytojas „MakeUseOf“. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacijų įmonėje, prieš 3 metus jis priėmė rašymą kaip visą darbo dieną dirbančią profesiją. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir nuolat žiūrėti „Netflix“/ „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia