Renginių planavimo programinė įranga: 5 programos, skirtos efektyviai valdyti įvykius

Sėkmingo renginio organizavimas yra ir naudinga, ir įtempta pareiga. Jums reikia specialių įgūdžių, kad sudarytumėte biudžetą, kuriame atsižvelgiama į nenumatytas aplinkybes, surastumėte vieną ar daugiau tinkamų vietų, reklamuotumėte renginį ir pan.

Tačiau be to, kad turi didelį dėmesį detalėms, organizacinius įgūdžius ir yra išmanantis tinklelis, pasikliauti renginių planavimo programine įranga bus daug galimybių supaprastinti valdymo procesą ir sutaupyti laikas.

Kaip pasirinkti idealų įvykių planavimo programą

Yra daug renginių planavimo programų, kurių kiekviena siūlo specifines funkcijas. Tačiau geriausia įvykių valdymo programinė įranga atitinka jūsų poreikius, nes skirtingi įvykiai reikalauja skirtingų funkcijų.

Taigi, turėsite apibūdinti savo būsimo renginio poreikius, kad žinotumėte, kaip pasirinkti idealią programinę įrangą. Štai keli klausimai, padėsiantys jums atlikti šią užduotį:

• Kokio tipo renginį organizuojate-asmeniškai, virtualiai ar mišriai? Tai padės jums pasirinkti programą, palaikančią įvykio tipą.
instagram viewer
• Ar tai uždaras ar atviras renginys? Jei tai yra uždaras renginys, jums gali prireikti tik programinės įrangos, kuri padėtų išsiųsti kvietimus konkretiems svečiams. Priešingu atveju jums reikės programos su integruotomis rinkodaros priemonėmis, skirtomis renginiui reklamuoti.
• Ar renginių planavimo programinė įranga turi mobiliąją versiją? Turėdami mobiliesiems pritaikytą renginių planavimo programinę įrangą, galėsite pasiekti visą savo informaciją kelyje. Taip pat galite naudoti programą bendrinti su renginiais susijusią informaciją su dalyviais.
• Ar turite apskaičiuoti daug viešojo maitinimo atsargų? Galite naudoti programą su integruota įvykių planavimo skaičiuokle, kad visa informacija būtų vienoje vietoje.
• Ko reikia renginiui? Čia galite parašyti visas reikalingas priemones, įskaitant pranešimų sistemas, bilietų pardavimo sistemas, dalyvavimo registracijos įrankius ir kt.
• Ar jums reikia bendradarbiauti su kitais renginių organizatoriais ar suinteresuotais asmenimis? Jei taip, turėtumėte pasirinkti programą, kuri leistų bendrauti.

Šie klausimai turėtų padėti susiaurinti renginių planavimo programų sąrašą. Tačiau gali tekti maišyti skirtingas programas, priklausomai nuo įvykio dydžio arba jei nerandate vienos, atitinkančios visus jūsų poreikius. Atsižvelgdami į tai, turėtumėte apsvarstyti šiuos renginių planavimo sprendimus:

Plačiai žinoma, kad „Eventbrite“ yra vienas iš geriausi įrankiai aplinkiniams įvykiams surasti, tačiau jos įrankių rinkinyje taip pat yra renginių valdymo programa - „Eventbrite Organizer“.

Nesvarbu, ar planuojate nedidelį susitikimą, ar didelį vakarėlį, galite pasikliauti „Eventbrite Organizer“ savo vieno langelio įrankį, skirtą renginiams kurti, renginių pardavimams valdyti ir tiesioginiam apsilankymui stebėti išmanusis telefonas.

Taip pat galite naudoti „Eventbrite“, norėdami reklamuoti savo renginį internete ir dalytis svarbia informacija su pakviestaisiais.

Parsisiųsti: „Eventbrite“ organizatorius „Android“ | „iOS“ (nemokama, pritaikyta kaina)

Planuojant renginį yra tiek daug judančių dalių. Štai kodėl jums reikia turėti vieną centrinę vietą, kad galėtumėte tvarkytis ir sekti atliktas ir nebaigtas užduotis.

monday.com yra galingas įrankis, kurį galite naudoti norėdami perkelti visus savo vykdomus projektus toje pačioje platformoje. Nors pirmiausia tai yra projektų valdymo įrankis, jame taip pat yra renginių planavimo funkcijos ir įmontuoti šablonai, kuriuos jūs ir kiti bendradarbiai galite naudoti planuodami savo biudžetą ar tvarkaraščius.

Galite naudoti Mano savaitė funkcija, skirta kurti ir priskirti užduotis kitiems komandos nariams, o jos informacijos suvestinė naudojama jūsų pažangai stebėti ir įvertinti. Taip pat galite naudoti monday.com, norėdami bendrauti su komandos nariais programoje, todėl nereikės pasiklysti krūvoje el. Pabandyk „monday.com“ galingi organizaciniai įrankiai, skirti sustiprinti jūsų komandos bendradarbiavimą.

Parsisiųsti: monday.com skirtas „Android“ | „iOS“ (nemokama, aukščiausios kokybės versija)

3. Kišeninis planuotojas

Vienas iš svarbiausių renginių planuotojo įgūdžių yra galimybė sudaryti tikslius biudžetus, atsižvelgiant į neplanuotas situacijas. Tai reiškia, kad turėsite kreiptis į matematiką.

Tačiau visų šių rankinių skaičiavimų atlikimas gali užtrukti daug laiko, todėl dažnai tenka susidoroti su griežtais tvarkaraščiais. „Pocket Planner“ yra veiksminga ir paprasta naudoti programa, kuri gali padėti tiksliai apskaičiuoti jūsų įvykius. Turėdami visus skaičiavimus vienoje vietoje, taip pat sutaupysite laiko.

Parsisiųsti: Kišeninis planuotojas „iOS“ (Laisvas)

Socialinės lentelės yra praktinis įrankis, kurio specializacija yra renginių schema, padedanti įsivaizduoti savo vietą, sutvarkyti sėdimų vietų išdėstymą ir bendradarbiauti su dalyviais.

Galite sukurti savo architektūrinį planą arba naudoti vieną iš jo 3D šablonų. Tiesiog pasirinkite įvykio tipą, pasirinkite stilių atitinkantį šabloną ir koreguokite pagal savo poreikius.

Šią programinę įrangą galite naudoti kurdami renginių erdvės išdėstymą, pridėdami visų rūšių iš anksto paruoštų objektų, įskaitant projektorius, scenas, lenteles ir kt. Programinę įrangą taip pat galite bendrinti maketu su kitais bendradarbiais.

Jei pageidaujate renginių valdymo platformos „viskas viename“, kad išvengtumėte žongliravimo su keliais specializuotais įrankiais, nesuklysite su „Whova“. Tai daugiafunkcinė programinė įranga, leidžianti valdyti virtualius, asmeninius ar hibridinius įvykius naudojant tą pačią sistemą.

Kai kurios pagrindinės jo funkcijos apima renginių registraciją, konferencijų valdymą, renginių rinkodarą, svetainių kūrimą, dalyvių registraciją, dalyvių įtraukimą, tinklų kūrimą ir kt.

Naudodamiesi programa taip pat galite dalytis informacija su dalyviais, pvz., Renginio dienotvarke ir kita logistika (automobilių stovėjimo tvarka ir žemėlapiai). Be to, dalyviai gali pasinaudoti savo tinklo funkcijomis, kad galėtų dalytis renginio nuotraukomis, keistis kontaktais nuskaitydami vizitines korteles ar net siųsti pranešimus vieni kitiems per programą.

Parsisiųsti: Kam „Android“ | „iOS“ (nemokama demonstracija, pritaikytos kainos)

Tvarkykite savo įvykius užtikrintai

Dabar galite atsisakyti daug laiko reikalaujančio „pasidaryk pats“ metodo ir pasikliauti šiomis renginių valdymo priemonėmis, kad palengvintumėte planavimo procesą, supaprastintumėte operacijas ir padėtumėte organizuoti sėkmingesnius renginius.

Tačiau atsižvelgiant į tai, kad nėra dviejų vienodų įvykių, svarbiausia yra nustatyti savo poreikius ir pasirinkti tinkamiausią programinę įrangą, kuri išlygins kiekvieną jūsų įvykio elementą. Eikite į priekį ir pasirinkite programinę įrangą, kuri padės jums prisiminti kitą įvykį.

6 individualūs planuotojai, kuriuos galite lengvai sukurti naudodami „Google“ diską

Kodėl nepakeitus savo užduočių programos „Google“ disko planavimo priemonei? Šie internetiniai planuotojai, sukurti naudojant „Google“ įrankius, įrodo savo universalumą.

Skaityti toliau

Apie autorių