Projekte net ir mažos klaidos gali pasirodyti brangios jūsų karjerai. Tai taip pat gali sužlugdyti projektą ir neigiamai paveikti jūsų veiklą, be to, jūsų organizacijai kainuoja daug pinigų.
Pateikiame keletą dažniausiai pasitaikančių projekto valdymo klaidų, kurių turėtumėte vengti bet kokia kaina.
1. Nesilaikant tinkamo metodo
Sėkmingam projektui reikia tinkamos strategijos, atitinkančios projekto reikalavimus ir komandos narių galimybes. Kad projektas būtų sėkmingas, turite rasti geriausią projekto valdymo metodiką, kad nariai būtų susitelkę ir įsitraukę.
Prieš kurdami strategiją, galite įvertinti savo komandos narių stipriąsias ir silpnąsias puses, atlikdami SSGG analizę. SSGG įrankiai leidžia pasirinkti projekto tikslą ir įvesti stipriųjų, silpnųjų, galimybių ir grėsmių duomenis.
2. Neefektyvus bendravimas
Efektyvaus bendravimo stoka yra viena iš pagrindinių projekto valdymo spąstų, su kuriais galite susidurti. Nesusipratimo metu komandos nariai kaltina vienas kitą; bet galiausiai tai trukdo projektui.
Norėdami išvengti tokių problemų, visada aiškiai bendraukite tarp projekto narių. Visų palaikymas kilpoje bus naudingas siekiant išvengti nesusikalbėjimo. Apie bet kokius sprendimų pakeitimus būtinai informuokite kitas suinteresuotąsias šalis.
Norėdami bendrauti realiuoju laiku, pasirinkite tokias programas kaip „Slack“, kurios registruoja visą pokalbį. „Google Jamboard“ yra galingas pasirinkimas garso ir vaizdo komunikacijai tarp komandos narių, dalyvaujančių projektų valdyme.
Susijęs: Kas yra silpnumas ir kaip jis veikia?
3. Nenaudokite projektų valdymo programinės įrangos
Turėtumėte maksimaliai išnaudoti automatizavimą ir užprogramuotus įrankius, kad galėtumėte protingai valdyti projektus. Sėkmingos organizacijos įdiegia vieną ar daugiau programų, kad supaprastintų projektų valdymą.
Projektų valdymo priemonės pagerina išteklių efektyvumą ir pažangos stebėjimą, neatsižvelgiant į projekto dydį ir tipą. Tu gali naudoti „ProofHub“ planuoti ir vykdyti projektus per „Kanban“ lentas, Ganto diagramas, internetinį tikrinimą ir dinamiškas ataskaitų teikimo funkcijas.
Taip pat galite išbandyti SpustelėkiteUp valdyti projektus ar užduotis, kad būtų galima panaudoti tokias funkcijas kaip priklausomybė nuo užduočių, pasikartojančios užduotys, judrus lentos vaizdas ir komentarų priskyrimas užduotims. Tai taip pat leidžia pasirinkti jūsų projektui tinkamą šabloną ir automatiškai pridėti galimų užduočių.
4. Komandos narių indėlio trūkumas
Viena iš pagrindinių projekto nesėkmių priežasčių yra nepakankamas komandos narių palaikymas. Tai gali atsitikti, kai projekto vadovas neklauso komandos. Arba, kai komanda nesirūpina tašku projekto naudai, tai gali turėti neigiamą poveikį.
Prieš projektą ir jo metu komanda turėtų kelis kartus susitikti su vadovu. Tai padės jiems suprasti projekto svarbą ir aptarti jo strategiją bei darbo eigą.
Jei susitikti akis į akį neįmanoma, komandos gali prisijungti prie virtualaus susitikimo per Mastelis kur jie gali dalyvauti apklausose ir aptarti projektą naudodamiesi lentos funkcija. „Google Meet“ taip pat siūlo susitikimo internetu funkciją su tokiomis funkcijomis kaip automatinis tiesioginis antraštė ir daugiau valdiklių susitikimo šeimininkui.
5. Kvalifikuotų išteklių trūkumas
Pasirinkus nepatyrusius ir neefektyvius išteklius gali kilti pavojus visam projektui. Dažnai narius projektui pasirenkate atsižvelgdami į jų galimybes, o ne pagal jų įgūdžius ir patirtį atitinkamuose projektuose.
Dėl šios priežasties labai svarbu protingai atrinkti komandos narius, kurie per nustatytą laiką gali paskatinti projektą sėkmingai užbaigti. Jei jūsų organizacijoje nėra tam tikram projektui reikalingos darbo jėgos, visada galite perduoti efektyvių ir patyrusių žmonių paslaugas Upworkas arba Fiverr.
6. Vienu metu dirbame su keliais projektais
Dirbdami vienu metu su daugeliu projektų, galite patirti daug žalos ir neigiamai paveikti jūsų darbo kokybę ir efektyvumą. Kad išvengtumėte kliūčių, perkelkite visas kitas užduotis dirbdami prie didelio projekto. Jei vienu metu turite valdyti daugiau nei vieną projektą, užduočių valdymui naudokite kalendoriaus ir užduočių sąrašo programas.
„Google“ kalendorius yra universali kalendoriaus programa, kurią turėtumėte naudoti dalyvaudami keliuose projektuose. Tai leidžia suplanuoti kalendoriaus įvykius iš el. Laiškų ir pokalbių, bendrinti savo pasiekiamumą ir peržiūrėti asmeninius ar verslo įvykius vienoje vietoje.
Taip pat galite naudoti „Todoist“, kad centralizuotumėte visas užduotis ir tinkamai jas organizuotumėte. Yra būdas be rūpesčių sinchronizuoti „Google“ kalendorių su „Todoist“ programa.
7. Nepraktiškas laiko įvertinimas ir valdymas
Kaip projekto vadovas, jūs privalote visus stebėti. Ir tam kartais galite pasiūlyti nerealų laiko planą klientui ir apkrauti komandos narius viršvalandžiais. Kitu atveju jūsų atlaidumas komandai vėluoja. Abi yra kenksmingos jūsų projektui ir kliento bei organizacijos santykiams.
Naudojant efektyvius laiko stebėjimo įrankius, pvz „Time Doctor“ padės sekti darbuotojų produktyvumą ir laikas, kurio reikia kiekvienai užduočiai. Jei jūsų projektas susijęs su atsiskaitymu pagal darbo laiką, galite naudoti Laiku už kruopštaus sąskaitų faktūrų darbo įrašo sukūrimą.
8. Komandos mikrovaldymas
Kaip projekto vadovas neturėtumėte valdyti savo komandos narių. Komandos nariai gali vertinti šį įprotį kaip nepasitikėjimo ženklą. Tai gali neigiamai paveikti darbo aplinką. Siūlydami tam tikrą laisvę savo komandai įkvėpsite juos kruopščiai dirbti ir sukurti teigiamą aplinką.
Tu gali naudoti Asana išsikelti tikslus projekto pradžioje ir gauti pranešimą, kai komanda atliks tam tikrą užduotį. Komandinis darbas yra dar viena užduočių valdymo programa, leidžianti priskirti užduotis kitiems ir sekti komandos pralaidumą bei užduočių delegavimo pajėgumus, kad būtų išvengta perdegimo.
9. Nesugebėjimas valdyti projekto apimties
Įpusėjus projekto apimties pakeitimas, bus neteisingai paskirstytos išlaidos ir laikas, o rizikuojama projekto sėkme. Net nedidelis pakeitimas gali atidėti visą operaciją.
Kad išvengtumėte šių problemų, nuo pat pradžių turite tiksliai apibrėžtą taikymo sritį. Norėdami įsitikinti, ar tinkamai valdomi projekto rezultatai, atidžiai stebėkite projekto pažangą. Be to, visuomet gerai informuokite rėmėjus, jei pasikeis taikymo sritis.
Su Wrike, galite valdyti projekto, kuriame yra daug užduočių ir užduočių, darbo eigą. Jo darbo grafikai ir išteklių valdymo funkcijos padeda be problemų valdyti projekto apimtį.
„NTask“ yra dar viena projektų valdymo priemonė kad nuolat informuotumėte apie projekto pažangą ir biudžeto panaudojimą, kad galėtumėte manyti, jog pasikeitė projekto apimtis.
Venkite bendrų klaidų sėkmingam projektų valdymui
Tinkamas planavimas, budrumas ir skaidrus bendravimas užtikrina lengvą projekto valdymą. Išbandykite šiuos patarimus, kad išvengtumėte kai kurių dažniausiai pasitaikančių projektų valdymo klaidų, ir laiku užbaigite projektus.
Ganto diagramos leidžia planuoti užduotis iki dienos ir vizualizuoti projekto eigą. Peržiūrėkite šias 5 nemokamas programas!
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Laiko planavimas
- Užduočių valdymas
- Daugiafunkcinis darbas
- Projektų valdymas
- Dėmesys
Tamalas yra laisvas rašytojas, dirbantis „MakeUseOf“. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus savo ankstesniame darbe IT konsultacijų įmonėje, jis prieš 3 metus rašymą priėmė kaip etatinę profesiją. Nerašydamas apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta groti „Splinter Cell“ ir žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Užsiprenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kuriame rasite techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
