Kaip importuoti duomenis iš „Microsoft Word“ formų į „Excel“ skaičiuoklę

Formų naudojimas programoje „Microsoft Word“ informacijos rinkimui yra gana paprastas ir patogus. Pagrindinis iššūkis yra surinktų duomenų perkėlimas į „Excel“ skaičiuoklę.

Gali būti didžiulė rankiniu būdu įvesti visus jūsų surinktus duomenis. Laimei, yra keli būdai, kaip automatiškai užpildyti duomenis iš „Microsoft Word“ formų į „Excel“ skaičiuoklę.

Supratimas apie formas „Microsoft Word“

Prieš pradėdami aptarkime formas „Microsoft Word“ dokumentuose. Jums gali būti įdomu, kaip veikia „Word“ formos, tačiau tai gana paprasta.

Naudodami „Word“ galite sukurti standartizuotus dokumentus, kurie gali būti naudojami duomenims rinkti. Tai daro pateikdama jums pasirinktą šabloną.

Šablone yra visi atitinkami laukai, kuriuos galbūt norėsite užpildyti savo vartotojams. Kai nurodysite klausimus, vartotojai turės galimybę užpildyti šiuos šablonus. Tada šie atsakymai saugomi „Word“ formose, prie kurių galima prisijungti bet kuriuo metu.

„Excel“ skaičiuoklės kūrimas iš „Microsoft Word“ formos

Galite naudoti bet kurį iš šių metodų, atsižvelgdami į turimų formų skaičių arba duomenis, kuriuos norite eksportuoti iš „Word“ formų.

1 metodas: vienos ląstelės importas

Geriausia naudoti šį metodą, jei norite importuoti duomenis iš atskirų langelių į „Excel“ skaičiuoklę. Štai žingsniai, kuriuos reikia atlikti norint naudoti šį metodą.

1. Kompiuteryje atidarykite naują „Excel“ skaičiuoklė.
2. Spustelėkite Įterpti skirtuką ir pasirinkite Objektas variantą.
3. Spustelėjus jį, Objektas parinktis pateks į langą, kaip parodyta ekrano kopijoje.
4. Ten pasirinkite Kurti iš failo variantą.
5. Ieškokite per „Microsoft Word“ dokumentai norėdami importuoti norimą failą.
6. Pasirinkite jį dukart spustelėdami failo pavadinimą, tada uždarykite langą spustelėdami Gerai mygtuką. Šis procesas sujungs „Word“ failą su „Excel“ skaičiuokle.
7. Dabar jūsų langelio teksto laukelis turėtų būti rodomas = EMBED („Dokumentas“) po juo, kaip parodyta paveikslėlyje. Tai galima atlikti tik tuo atveju, jei įgalinti „Word“ šaltinio dokumento redagavimo leidimai.
8. Spustelėkite Skirtukas Failas>Išsaugoti kaipir pervardykite savo „Excel“ failą, užuot perrašę ankstesnį nepašalintą dokumentą.
9. Spustelėkite Sutaupyti vėl užbaigti procesą.

2 metodas: langelių duomenų importavimas

Šis antrasis metodas leidžia importuoti duomenų langelį po langelį. Štai keli žingsniai, padėsiantys jums tai padaryti.

1. Atviras „Word“ dokumentą su numatytais perduoti duomenimis.
2. Spustelėkite ant liuko žymių, esančių ant stalo.
3. Nukopijuokite lentelę paspausdami „Ctrl“ + C.
4. Tada galite Uždaryti jūsų žodinis dokumentas.
5. Atidarykite „Excel“ skaičiuoklę ir spustelėkite pirmasis langelio tinklelis.
6. Įklijuokite nukopijuotus duomenis paspausdami „Ctrl“ + V. Jūsų duomenys bus įklijuoti, kaip parodyta šiame paveikslėlyje.

Jei nuspręsite naudoti šį metodą, įsitikinkite, kad „Excel“ lentelės išdėstymas yra toks pat kaip „Word“ lentelės, kurioje yra išsami informacija.

Tai reiškia, kad jei jūsų žodžių lentelėje yra dešimt stulpelių, jūsų „Excel“ lentelėje turėtų būti tas pats.

3 metodas: konvertuokite „Word“ į „Excel“ naudodami CSV failus

Kitas paprastas būdas konvertuoti informaciją iš „Word“ formos į „Excel“ skaičiuoklę yra kableliais atskirtų reikšmių naudojimas (CSV) failą. CSV failas yra atskirtas tekstinis failas, kuris kableliais atskiria failo reikšmes.

Naudoti šį metodą yra paprasta. „Word“ išskiria atitinkamus duomenis iš kito jūsų formos teksto. Tai reiškia, kad jūsų kliento atsakymai negali būti maišomi su papildoma informacija iš šablono.

Konvertuojamas „Word“ į CSV

Prieš naudojant CSV duomenims perkelti į „Excel“ skaičiuokles, gali reikėti konvertuoti „Word“ formą į CSV formatą. Norėdami konvertuoti failus, galite naudoti bet kurį iš šių būdų.

1 variantas: Naudojant parinktis konvertuoti „Word“ į CSV

Galite naudoti Galimybės skirtuką konvertuoti formą į CSV, atlikdami šiuos veiksmus.

1. Atidarykite „Word“ formą. Įsitikinkite, kad joje yra visa reikalinga informacija.
2. Pasirinkite Failas> Parinktys.
3. Ant Galimybės skydelyje pasirinkite Išplėstinė. Tai rasite kairėje dialogo lango pusėje, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau.

4. Patikrinti Išsaugokite formos duomenis kaip atskirtą teksto failą.

5. Galiausiai uždarykite dialogo langą spustelėdami Gerai.

Dabar galite eksportuoti duomenis į „Excel“ arba išsaugoti dokumentą taip, kaip jums patinka.

2 parinktis: naudodami „Išsaugoti kaip“ eksportuokite duomenis į CSV

Arba galite naudoti Išsaugoti kaip galimybė išsaugoti dokumentą CSV formatu. Jei tai yra jūsų idealus metodas, tada pateikite keletą žingsnių, kurie padės jums tai padaryti.

1. Dar būdami „Word“ formoje, spustelėkite Failo meniu> Išsaugoti kaip variantą.
2. Pamatysite dialogo langą su paprastu tekstu, pasirinktu pagal numatytuosius nustatymus, kaip parodyta paveikslėlyje.
3. Jei atlikote kokių nors pakeitimų, turite pervadinti failą ir spustelėti Sutaupyti.
4. Bus parodytas peržiūros dialogo langas, panašus į ekrano kopiją, kuriame bus rodomi duomenys, kuriuos ketinate eksportuoti į savo CSV formatą. Norėdami eksportuoti duomenis, spustelėkite Gerai.

Atlikdamas šiuos veiksmus, „Word“ išgaus formos duomenis į .csv failą. CSV failai yra suderinami su „Excel“. Jie suteikia jums laisvę prieiti prie jų bet kurioje „Excel“ versijoje.

Norėdami atskirti skirtingus dokumento laukus, „Word“ įterpia kablelius. „Excel“ naudoja šiuos kablelius duomenims, priklausantiems įvairioms ląstelėms, atskirti.

3 parinktis: naudodami eksportavimą išsaugokite duomenis CSV

Jei nenorite naudoti Išsaugoti kaip parinktį, galbūt norėsite apsvarstyti parinktį Eksportuoti. Štai kaip eksportuoti duomenis į CSV failą.

1. Vis dar naudodami savo formą spustelėkite Failas.
2. Pasirinkite Eksportuoti variantą.
3. Spustelėkite PakeistiFailo tipas, tada skiltyje Failų tipai ir pasirinkite Paprastas tekstas (* .txt). Tai taip paprasta, kaip atrodo ekrano kopijoje.
4. Spustelėkite Išsaugoti kaip. Tai darydami atidarysite Išsaugoti kaip dialogo langas, kuris leis jums redaguoti failo ypatybes.
5. Pasirinkite pageidaujamą failo vietą.
6. Pavadinkite failą kaip norite ir spustelėkite Sutaupyti. Tada duomenys bus eksportuoti.

Formos duomenų importavimas į „Excel“

Dabar, kai konvertuojate „Word“ formos duomenis į CSV formatą, kitas žingsnis yra importuoti juos į „Excel“ skaičiuoklę.

Jūsų failas gali būti nematomas „Excel“, nes „Excel“ pagal numatytuosius nustatymus rodo tik „Excel“ failus. Norėdami pasiekti savo CSV failą, atlikite šiuos veiksmus.

1. Atidarykite a naujas „Excel“ skaičiuoklė.
2. Spustelėkite Failas>Atviras.
3. Pasirink Naršyti piktogramą ir pasirinkite Visi failai tipų išskleidžiamajame sąraše.
4. Raskite failo vietą ir pasirinkite ją.
5. Spustelėkite Atviras. Tai paskatins „Excel“ atidaryti Teksto importavimo vedlys, kaip parodyta žemiau. Spustelėkite Apribota>Kitas.

Daugybė formų

Kartais per vieną dieną gali tekti konvertuoti daugybę formų. Šiuo atveju gali būti sunku atlikti šį procesą.

Geriausias variantas yra sukurti kodo ryšius su skaičiuokle, naudojant ADO, kai tvarkote daugybę formų. ADO („ActiveX“ duomenų objektas) automatizuos perdavimo procesą. Tokiu būdu tampa lengviau perduoti duomenis.

Susijęs: Pašėlusios „Microsoft Excel“ formulės, kurios yra labai naudingos

Kodėl verta naudoti šiuos metodus

Nors šių naujų metodų mokymasis gali būti bauginantis, ilgainiui jie atsipirks. Naudodami šiuos metodus, galite sutaupyti daug laiko.

Jie taip pat padidina jūsų tikslumą, kai reikia įvesti duomenis. Tokiu būdu klaidų rizika tampa šiek tiek mažesnė, nes duomenys perkeliami iš vienos programinės įrangos į kitą, o ne įvedami rankiniu būdu.

Kaip sujungti du „Microsoft Excel“ stulpelius (greitas ir paprastas metodas)

Naudodami kelis „Excel“ stulpelius sutaupysite laiko juos rankiniu būdu sujungdami. Štai kaip sujungti „Excel“ stulpelius.

Skaitykite toliau

Apie autorių

Išskleisti skaityti visą istoriją