10 patarimų, kaip neleisti el. Laiškams sumažinti jūsų produktyvumo

Nepaisant to, kad tai yra produktyvumo įrankis, elektroninis paštas yra pagrindinis trukdis darbo metu ir trukdo atlikti svarbesnes užduotis. Jums gali būti įprasta tikrinti el. Laiškus, kai tik gaunamas pranešimas.

Tokia praktika trukdo jūsų rezultatams ir trukdo pasiekti tikslą. Norėdami padidinti produktyvumą, norėdami kontroliuoti el. Pašto naudojimą, norėtumėte pasinaudoti šiais būdais.

1. Nepradėkite dienos naudodami „Inbox“

Ryte turėtumėte apsvarstyti savo prioritetus, sudarykite darbų sąrašą šiai dienai ir susitelkite į svarbiausią užduotį, nesijaudindami dėl kitų žmonių prašymų. Kad ir kaip būtų viliojanti iš ryto patikrinti savo el. Laiškus, tai nukreipia jūsų dėmesį.

Susijęs: Skaitmeninis vs. Popierinių darbų sąrašas: kuris yra geresnis?

Jūsų mintys sutrinka dėl galimų atsakymų į el. Laiškus ir dėl to nukenčia jūsų tikrasis darbas. Anksti ryte atsakę į el. Laiškus, žmonės žino, kad jau esate pasiekiamas. Taigi, jūs turite pradėti savo dieną sutelkdami dėmesį į darbą, o ne į el. Laiškus.

2. Reguliariai ištuštinkite gautuosius

Nebūtina atsakyti į kiekvieną gautą el. Laišką. Tačiau turite apdoroti kiekvieną el. Laišką, kad gautuosiuose būtų daug neskaitytų el. Laiškų. Priešingu atveju nerasite reikiamo el. Pašto adreso. Galite saugoti gautuosius be masinių neskaitytų pranešimų naudodami šiuos metodus:

• Atlikite: Jei el. Laiške prašoma atlikti bet kokią užduotį, kurią galima atlikti, o tai užtruks mažiau nei dvi minutes, atlikite tai nedelsdami.
• Delegatas: Tai nebūtinai reiškia atsakomybės perdavimą kitam. Taigi, galite perduoti užduotį tinkamiems žmonėms.
• Atidėti: Jei į el. Laišką nereikia skubiai atsakyti, atsakymą galite atidėti geresniam laikui.
• Ištrinti: Turėtumėte nedelsdami ištrinti kitam perduotus ar nekritiškus el. Laiškus, kad nekeltumėte painiavos ir netvarkos.

3. Susilaikykite nuo kiekvieno laiško visiems

El. Laiškų kopijavimas kartais gali būti reikalingas, tačiau dažniausiai tai reiškia bombardavimą atsakymais, kurie neturi nieko bendro su jumis. Siunčiant el. Laišką lauke CC nepridėkite daugiau nei dviejų asmenų.

Jei jūsų kolegos nusiųs jums el. Laiškus, kuriuose yra informacijos, kurios jums nereikia žinoti, taip pat galite gauti nereikalingų el. Laiškų. Tokiu atveju turėtumėte informuoti savo komandą, kad ji atsakytų individualiai, užuot atsakiusi visiems, nebent jie dalijasi informacija, kurią visi turi žinoti.

4. El. Pašto tikrinimas paketais

Yra dviejų tipų el. Pašto vartotojai: pirmasis tipas priklauso nuo pranešimų ir iškart patikrina el. Laišką, kai jis gaunamas. Antrojo tipo siuntėjas turi nustatytą laiką patikrinti visus paketuose esančius el. Laiškus, kad likusią dienos dalį galėtų apie tai pamiršti.

Norėdami efektyviai atlikti savo užduotis, turite būti antrojo tipo. Nustatykite savo taisykles, kada tikrinti laiką.

Vienas iš geriausių būdų sustabdyti el. Pašto gautųjų kontrolę ir sutaupyti brangų laiką yra išorinė pagalba tikrinant pranešimus. Išmani el. Laiškų tvarkymo galimybė yra naudoti tokius įrankius kaip Sanebox arba Išvyniokite.

„Sanebox“ padeda rūšiuoti ir atsisakyti el. Pašto gautųjų ir užimti vietą tik svarbiems el. Laiškams. Visi kiti el. Laiškai, pasiekiantys jūsų el. Pašto adresą, pateks į šiukšliadėžę arba archyvą. Su Išvynioti. Aš, galite atšaukti nebūtinas el. Pašto prenumeratas.

6. Pasirinkite naują ryšio modelį

Pristatę naują komunikacijos modelį tarp savo komandos narių, galite tapti mažiau priklausomi nuo el. Pavyzdžiui, galite naudoti projekto valdymo įrankį bendravimui grupėje arba surengti trumpą susitikimą. Naudodami projekto valdymo įrankius, prie projekto galite nurodyti visus reikalingus patarimus.

Taip pat galite suplanuoti pokalbį telefonu vienas, kad išvengtumėte ilgų el. Laiškų gijų. Bendradarbiaudami ir realiuoju laiku bendraudami galite naudoti tokias pranešimų siuntimo paslaugas kaip Atleistas, Pulkas, Jammerisir kt., kad galėtumėte greitai susisiekti su savo komanda bet kokiems poreikiams.

Susijęs: Kas yra vangumas ir kaip tai veikia?

7. Patobulinkite savo el. Pašto etiketą

Norėdami sėkmingai atlikti daugiau darbų be pertrūkių, sureguliuokite savo el. Pašto etiketus vadovaudamiesi šiais patarimais:

• Visada parašykite aiškią temos eilutę, kurioje nurodoma el. Laiškų tema. Taigi gavėjas nepastebės el. Laiškų ir jums nereikės siųsti papildomų el. Laiškų, kuriuose prašoma atsakymo.
• Niekada nepraleisk korektūra jūsų el prieš pataikydamas į Siųsti mygtuką. Tai užtikrins, kad nėra klaidos galimybės dėl klaidų.
• Įsitikinkite, kad el. Pašto paraše yra jūsų kontaktinė informacija, pvz., Telefono numeris. Taigi gavėjas gali tiesiogiai susisiekti su jumis, jei to reikia.

8. Eikite į uždelstą atsakymą

Dažnai galite atsakyti į el. Laiškus, kai tik jie ateina. Tačiau tai tik atitolins jūsų dėmesį nuo pagrindinės užduoties. Nustokite skubėti atsakyti į el. Laišką. Verčiau skirkite valandą ar net daugiau ir atsakykite pagal savo tvarkaraštį, kad tvarkytumėte gautuosius.

Jei nerimaujate dėl to, kad trūksta skubių el. Laiškų, tokiu atveju negausite el. Laiškų. Bet kokiomis kritinėmis situacijomis gausite telefono skambutį, o ne el. Laišką.

9. Išbandykite „Yesterbox“ metodą

Sukūrė Tony Hsiehas, šis metodas skatina atsakyti tik į vakar gautą el. Laišką, nebent jie būtų skubūs. Pagrindinė šios technikos taisyklė yra apdoroti vakar gautuosius, o ne šiandien. Žinoma, jūs perskaitysite skubų el. Laišką, kuriam reikia skubių veiksmų, tačiau nedaug el. Laiškų nepateks į šią kategoriją.

10. Atsisveikinkite su naujienlaiškiais

Kiekvienas el. Laiškas, gaunamas į jūsų gautuosius, yra lygiavertis viena išsiblaškymo akimirka. Didelė dalis kasdien gaunamų el. Laiškų yra naujienlaiškiai. Daugeliu atvejų jūs net neprisiminsite, kada užsiprenumeravote naujienlaiškį ir kodėl.

Kad gautieji būtų švarūs ir negautų nereikalingų pranešimų nelyginėmis valandomis, atsisakykite jums nereikalingų naujienlaiškių. Šis abonemento atsisakymas gali užtrukti, bet jūs visam laikui neturėsite nepageidaujamų el. Laiškų. Jei nenorite praleisti jokio įrašo, visada galite naudoti RSS kanalą, o ne el. Paštą.

Jūsų produktyvumas yra svarbesnis nei jūsų el. Laiškai

Pakanka nesibaigiančio el. Laiškų kaupimo, kad priverstumėte jus stresuoti ir blaškytis. Naudodamiesi šiais metodais, pakeisdami el. Pašto įpročius, galite nebeblaškyti el. Laiškų ir tapti labai produktyvūs.

10 būdų, kaip padidinti produktyvumą, suklaidinant savo darbo vietą

Sužinokite, kaip darbo vieta be netvarkos padeda atidžiai dirbti ir laiku atlikti užduotis.

Skaitykite toliau

Apie autorių

Išskleisti skaityti visą istoriją