„Produktyvumas 101“: Kaip naudoti „Atliktų darbų“ (GTD) metodą

Ar manote, kad galvoje apdorojate kelias užduotis ir projektus, bet iš tikrųjų jų neatliekate? Kai daug galvoji apie užduotis, projektus ir tikslus, tavo protui tampa sunku susitelkti į produktyvumą.

Sistemingai valdant užduotis, „Atlikti darbai“ (GTD) padeda sumažinti psichinę įtampą. Sužinokite daugiau apie GTD metodą, procesus ir kaip organizuoti, kad efektyviai atliktumėte užduotis.

Kas yra „Atliktų dalykų“ (GTD) metodas?

Penki veiksmai, būtent „Capture“, „Clarify“, „Organize“, „Review“ ir „Engage“, sukuria GTD sistemą, kuri profesionalams ar laisvai samdomiems darbuotojams daro produktyvesnį darbe ar namuose.

Norėdami nustatyti GTD metodą ir jo įrankius, turėsite investuoti keletą produktyvių valandų. Tačiau tokia nedidelė energijos ir laiko investicija atsipirks visam gyvenimui, jei ją nuolat praktikuosi.

Įdiegę GTD sistemą kiekvienai profesinei ar asmeninei užduočiai, pamatysite šiuos privalumus:

1. Sutaupysite daugiau laiko ir galėsite pasiekti tinkamą asmeninio ir profesinio gyvenimo pusiausvyrą.
instagram viewer
2. Tapsite efektyvesni ir produktyvesni valdydami užduotis. Tokiu būdu jūs būsite visiškai laisvas nuo psichinės įtampos.
3. Galite išvengti žalos projektui, sutelkdami dėmesį į reikšmingesnes užduotis.
4. Jūs tapsite kūrybiškesnis, nes jūsų protas neturi apdoroti nereikalingų duomenų.

Kada turėtumėte taikyti GTD metodą

Galite praktiškai pritaikyti GTD sistemą, kad atliktumėte bet kokias profesines ar asmenines pareigas. Laisvai samdomi darbuotojai ir profesionalai, kurie rūpinasi daugeliu užduočių, turėtų praktikuoti GTD, kad išliktų produktyvūs. Realaus gyvenimo scenarijai, labiausiai tinkantys GTD sistemai, yra šie:

1. Bijote, kad galite pamiršti mažas, bet svarbias bet kurio projekto užduotis.
2. Nesate tikri, ar sekate viską.
3. Savo profesiniame ir asmeniniame gyvenime atliekate kelis vaidmenis.
4. Dažnai patys inicijuojate įvairius projektus, bet negalite jų laiku įgyvendinti.
5. Niekada nebandėte tvarkyti užduočių „Getting Things Done“.

Kaip veikia GTD metodas

Pirmas žingsnis: fiksuokite

GTD metodo kūrėjas Davidas Allenas pabrėžia užduočių ir idėjų užfiksavimą rašant ar saugant skaitmeniniu būdu, kad protas nekeltų streso.

Vadinasi, į gautuosius turite nedelsdami išsaugoti įvykius, idėjas, susitikimus, užduotis, užduotis, tarpines užduotis, projektų nuorodas ir kt. Ši dėžutė gali būti popierinė failų sistema arba tokios programos kaip „Gmail“, „Yahoo Mail“, „Evernote“, „OneNote“ ir kt.

„Inbox“ yra vaizdinis elementų, kuriais reikia reguliariai rūpintis darbe ar namuose, vaizdavimas. Tai yra pirmas žingsnis link GTD pagrįstos asmeninės laiko valdymo darbo eigos. Šis žingsnis reikalauja daug energijos ir laiko, nes jums reikia pereiti plačius minties procesus, kad vienoje vietoje užfiksuotumėte visus darbus ir idėjas.

Naudodami, galite efektyviai užfiksuoti visas užduotis savo GTD gautuosiuose GTD pagrįstos laiko valdymo programos, tokios kaip „Trello“, „Asana“, „Notion“, „Evernote“, „nTask“, „ClickUp“ ir kt.

Antras žingsnis: patikslinkite

Po to, kai GTD gautuosiuose pateiksite idėjų ir užduočių, šiuos netvarkingus elementus turite konvertuoti į veiksmingus veiksmus. Vykdykite toliau nurodytą visų gautųjų elementų kontrolinį sąrašą:

1. Atlikite užduotį iškart, jei tai užtruks mažiau nei dvi minutes.
2. Jei projektas leidžia, ieškokite užduočių delegavimo galimybių.
3. Į konkrečios užduoties komentarų skyrių įdėkite informacinius elementus, tokius kaip dokumentai, bylos, kontaktinė informacija ir kt.
4. Jei ateityje reikės atlikti užduotį, priskirkite terminą.
5. Ištrinkite visus elementus, kurie nėra svarbūs asmeniniame ar profesiniame kontekste.

Susijęs: „Asana“ naudojimo pradedantiesiems vadovas bet kurio projekto stebėjimui

Trečias žingsnis: organizuokite

Norėdami organizuoti užduotis, turite jas įtraukti į laikinųjų darbų sąrašą, kad galėtumėte juos toliau apdoroti, remdamiesi šiais elementais:

1. Kalendorius: Susitikimus turite įvesti į savo kalendorių. Galite pradėti naudoti kalendoriaus programas, nes jos yra efektyvesnės nei popieriniai kalendoriai.
2. Kiti veiksmai: Užduotys, kurios netinka jokiam projektui, turėtų būti kitų veiksmų sąraše. Galite turėti skirtingus konkrečiam kontekstui skirtus sąrašus, pvz., Darbus, asmeninius, darbo, telefono skambučius ir kt.
3. Projektai: Turite organizuoti projektus atskirame sąraše, atsižvelgdami į kontekstus. Paskirkite konkrečius kiekvienos projekto užduoties terminus ir kasdien peržiūrėkite projektų sąrašą.
4. Laukiu: Jei kai kurias projekto užduotis pavedate kitiems, turėtumėte tvarkyti tų užduočių priminimų sąrašą.

Darbų sąrašai ir užrašų programėlės, pvz., „TickTick“„Todoist“, „Firetask“, „Hitask“, „Evernote“ ir kt. Padeda tvarkyti ir peržiūrėti savo darbų sąrašus.

Ketvirtas žingsnis: užsiimkite

Naudodamiesi šiais keturiais kriterijais sistemingai sužinosite, ką daryti toliau vykdant „Engage“ veiksmą:

1. Kontekstas: Jums teks skirtingos užduotys, susijusios su darbu, gyvenimu ir pomėgiais. Tai vadinama kontekstais. Kiekvienam iš šių kontekstų turite sukurti atskirus darbų sąrašus.
2. Laisvas laikas: Jei važiuodami iki kelionės tikslo turite apie 15 minučių, tikriausiai galite užsukti į maisto prekių parduotuvę ir nusipirkti prekių, kurias nurodėte savo pirkinių sąraše.
3. Galima energija: Suplanuokite sudėtingas užduotis tuo metu, kai esate energingesnis. Palikite paprastas užduotis, kad valandos būtų mažos.
4. Prioritetas: Taip pat galite nustatyti, ką daryti toliau, atsižvelgiant į užduočių prioritetą darbų sąraše.

GTD metodą taikantys užduočių valdymo įrankiai leis pridėti pasirinktinius užduočių rodinius su filtrais. Šie filtrai gali būti prioritetas, mokėjimo data, paskirtas asmuo, raktiniai žodžiai, sukūrimo data ir kt. Tokios programos taip pat automatizuoja GTD metodą, naudodamos tokias peržiūras kaip šiandien, būsimas, kitas vaizdas, kontekstai per etiketę ir kt.

Susijęs: Geriausios „nTask“ funkcijos sklandžiam projektų valdymui

Penktas žingsnis: peržiūrėkite

Peržiūrėjus GTD elementus, pvz., Kalendoriaus įrašus ir darbų sąrašus, jūsų GTD sistema atnaujinama. Taikant GTD metodą, jūs galite praktikuoti savaitines apžvalgas, kad gautumėte geriausią rezultatą. Peržiūros žingsnis leidžia patobulinti laiko valdymo darbo eigą ir nustatyti tolesnius veiksmus.

Užduočių valdymo įrankiai kad galėtumėte naudoti „Atlikti daiktus“, automatizuojamas peržiūros žingsnis. Tokios programos kaip „Infinity“, „Trello“, „Asana“, „Todoist“ ir kt., Turi įmontuotus GTD peržiūros šablonus. Šiuose šablonuose pateikiami visi kontroliniai taškai, kuriuos reikia atlikti norint sėkmingai atlikti savaitinę bet kurio projekto ar užduoties GTD darbo eigos peržiūrą.

Programos taip pat leidžia pritaikyti šiuos peržiūros šablonus, kad jie atitiktų jūsų projekto poreikius. Pavyzdžiui, galite sukurti apžvalgą kas du mėnesius, o ne kas savaitę. Galite sukurti užduočių komentarus ar užduotis, kad nustatytumėte savaitės apmąstymus ir dėmesį kitai savaitei.

Tapkite produktyvesni naudodamiesi „Atliktų darbų“ sistema

GTD metodas padalija visą užduočių valdymo procesą į penkis paprastus veiksmus: fiksavimas, aiškinimas, tvarkymas, peržiūra ir įtraukimas. GTD sistema ir darbų atlikimo įrankiai padeda labiau panaudoti smegenų pajėgumus atliekant užduotis nei neproduktyvios mintys.

Siekdami optimalaus našumo, žinokite, kaip pasirinkti geriausią programą užduočių valdymui, reguliariai taikant GTD metodą.

Internetinis užduočių valdymo vadovas: 10 patarimų, kaip pasirinkti tinkamą programą

Jei norite pasirinkti užduočių valdymo programą, kad galėtumėte efektyviau valdyti projektus, apsvarstykite keletą dalykų!

Skaitykite toliau

Apie autorių