Kaip kontroliuoti el. Pašto gautuosius ir išlikti produktyviems

Profesionalui neįmanoma sugalvoti dienos be el. Laiškų. Tyrimai rodo, kad įmonių specialistai praleidžia maždaug trečdalį savo darbo valandų tikrindami savo pašto dėžutes.

Suteikdami prioritetą el. Paštu, jūs paaukosite savo produktyvumą, dėmesį ir kūrybiškumą. Šie patarimai gali padėti kontroliuoti gautųjų tikrinimo laiką.

1. Apribokite el. Laiškų tikrinimą

Be galo daug kartų tikrindami gautuosius, niekur nenuvesite. Todėl apribokite norimų kartų skaičių patikrinkite naujus el. laiškus gautuosiuose.

Sukurkite ribą, atsižvelgdami į jūsų reikalavimus ir darbo krūvį. Tikrinti el. Paštą darbo laiko pradžioje ir pabaigoje yra gerai. Jei reikia, galite tai patikrinti ir po pietų.

Netikrinkite pašto dėžutės produktyviausiomis dienos valandomis, pavyzdžiui, ryte ir vakare, arba kai leidžiate laiką su šeima. Galite būti lankstus ir tęsti eksperimentus, kol rasite ką nors tinkamo. Pvz., Galite nustatyti tokias ribas:

• Netikrinkite verslo el. Pašto iki 10 val. Ir po 19 val. ar savaitgaliais.
instagram viewer
• Gautuosius tikrinkite tik du kartus arba tris kartus per dieną.
• Naudokite bet kurią struktūrizuotą sistemą, rodančią tik naujausius ar svarbius el. Laiškus.

2. Gaukite užduotis tiesiai į Užduočių tvarkymo programą

Ar esate vienas iš jų, kuris priklauso nuo el. Laiškų atliekant užduotis? Jei taip, laikas pasikeisti. Viena iš svarbiausių priežasčių nuolat tikrinti gautuosius yra ta, kad kiti priskiria jums naujas užduotis el. Laiškuose arba ten jūsų užduotis.

Susijęs: Geriausios „nTask“ funkcijos sklandžiam projektų valdymui

Jūsų el. Pašto dėžutė neturi veikti kaip jūsų darbų sąrašas. Apribokite el. Pašto naudojimą tik bendravimo tikslais, perkelkite viską, kas reikalinga, be atsako į užduočių valdymo programas ar užduočių sąrašo programas. Tokios programos taip pat siūlo greito ryšio funkcijas, dėl kurių projekto valdymas bus sklandus.

Jei atidarote el. Laišką ir perskaitote, ne tik uždarykite jį perskaitę ir užsiimkite kitais el. Laiškais. Nedelsdami elkitės su tuo el. Laišku, kad daugiau nebegrįžtumėte į gautuosius, kad galėtumėte atsakyti.

Jei el. Laišką reikia atsakyti, atlikite tai. Jei jums reikia el. Pašto, kad galėtumėte sužinoti ateityje:

• Pasilik tai.
• Jei el. Paštas yra svarbus verslui, pažymėkite jį žvaigždute.
• Jei jums to nebereikia, ištrinkite.

Darbas su kiekvienu perskaitytu el. Laišku yra raktas, kad gautieji ir smegenys nebūtų netvarkingi.

4. Uždarykite savo el. Pašto programą

Taip, galite tęsti darbą savo darbalaukyje nelaikydami ir neveikdami el. Pašto programos. Patikrinę ir atsakę į el. Laiškus, uždarykite programą ir susitelkite į užduočių atlikimą.

Informuokite savo šeimą, draugus, kolegas ir klientus, kad el. Paštas nėra geriausias būdas susisiekti su jumis nedelsiant.

Kai tai sužinos, iš jūsų lūkesčiai dėl atsakymo į el. Laišką bus riboti. Norėdami palaikyti ryšį su šeima ir kolegomis, galite naudoti įvairias kitas tiesioginio susirašinėjimo programas telefone ar nešiojamame kompiuteryje.

5. Laikykite atsakymus el. Paštu trumpus

Jei turite įprotį rašyti ilgus el. Laiškus, nustokite gaišti laiką ir pereikite prie rašyti trumpus el. laiškus. Įsitikinkite, kad jūsų el. Pašto adresai yra tikslūs, o jūsų užklausa nurodyta pirmoje eilutėje, kad išvengtumėte painiavos. Daugumą el. Laiškų galite baigti keliais sakiniais, o jo trumpumas rodo, kad vertinate visų, įskaitant ir savo, laiką.

Tik keliems el. Laiškams reikės ilgesnio atsakymo ir juos lengvai galėsite laikyti kategorijoje „atsakyti vėliau“. Jei įmanoma, galite siųsti tokius atsakymus garso pranešimų forma.

6. Pasakykite „Ne“ el. Pašto pranešimams

Pranešimai yra pagrindinė šiuolaikinio specialisto išsiblaškymo priežastis. Neteisinga būtų manyti, kad visi pranešimai gaunami iš socialinės žiniasklaidos.

Taip pat kartais pasirodo įspėjimai el. Paštu, todėl jūsų įprasta darbo eiga sutrinka. Įgalinus pranešimus el. Paštu, programos ar skirtuko uždarymas nebus naudingas.

Jei jūsų dėmesį atitraukia kiekvienas naujas el. Pašto pranešimas ir esate užimtas tikrindamas savo el. Pašto dėžutę, geriau išjungti naują el. Pašto pranešimą. Tai padės sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį, ypač į tas, kurioms reikia skirti visą dėmesį.

7. Pabandykite suaktyvinti savaitgalio automatinį atsakiklį

Šis metodas yra būtinas, jei esate laisvai samdomas darbuotojas ar solopreneris. Automatinis atsakiklis taupo jus nuo susvetimėjimo nuo visų, o jūsų ramybei nepaiso el. Laiškų.

Sukurkite apgalvotus ir informatyvius automatinius atsakymus, kurie galėtų pasirūpinti visais el. Laiškais, kuriuos gaunate savaitgaliais ar atostogų metu.

Susijęs: „Android“ programos, skirtos nustatyti automatinius atsakymus į viską

8. Nustokite tikrinti el. Paštą išmaniajame telefone

Šis punktas gali jus išgąsdinti FOMO. Tačiau gerai pagalvokite, ar jums tikrai reikia įdiegti el. Pašto klientą telefone, ar ne. Užuot gavę el. Laiškus, telefone galite naudoti daugiau tiesioginio ryšio programų, tokių kaip „Slack“. Palikime el. Laišką darbalaukiui ir mėgaukimės trumpa pertrauka be jokių rūpesčių.

9. Vertinkite gautųjų vietą

Galbūt naudojatės nemokama el. Pašto programa, tačiau tai nereiškia, kad leisite savo pašto dėžutėje netvarkyti nepageidaujamų el. Laiškų. Jei užsiprenumeravote svetaines, kurios visą dieną jus bombarduoja pardavimo ir reklaminiais pasiūlymais, laikas imtis tam tikrų veiksmų.

Daug reklaminių el. Laiškų patenka į jūsų el. Laiškus, nes pirmiausia davėte jiems leidimą. Taigi, atsisakykite svetainių, kurios nebedomina, prenumeratos.

Be to, gerai pagalvokite prieš registruodamiesi naujienlaiškiams kitą kartą. Tai nereikės praleisti laiko ieškant svarbių el. Laiškų ar ištrinant nereikalingus el. Laiškus.

10. Atskirkite asmenines ir verslo el. Pašto paskyras

Tai gali atrodyti kažkas, ką mes visi žinome, tačiau visada atsiras žmonių, kurie ir profesionalius, ir asmeninius el. Jei esate vienas iš jų, pats laikas sukurti skirtingus el. Laiškus asmeniniais ir profesiniais tikslais.

Stenkitės netikrinti asmeninio el. Pašto darbo valandomis (nebent tikitės, kad gausite svarbų el. Laišką). Taip pat venkite tikrinti oficialų el. Paštą ne darbo metu. Taigi galite išlaikyti sveiką darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, kuri galiausiai prisidės prie jūsų produktyvumo.

Dirbkite produktyviai, netrukdydami gautiesiems

Nors el. Paštas sukėlė revoliucinius pokyčius mūsų bendravimo procese, per didelis jo dėmesys gali būti ir blaškantis, ir žalingas. Apriboję dėmesį tik gautaisiais, galite ir toliau koncentruotis į kasdienes užduotis.

8 geriausi „Chrome“ užduočių tvarkymo būdai

Ar galite naudoti „Chrome“ naršyklę savo užduotims tvarkyti? Išbandykite šiuos užduočių valdymo plėtinius, kad galėtumėte tvarkyti (komandos) darbų sąrašus ir stebėti savo produktyvumą.

Skaitykite toliau

Apie autorių