Norėdami optimizuoti nuotolinio darbo laiką, naudokite šias naujas „Google“ kalendoriaus funkcijas

Dirbant nuotoliniu būdu, nesibaigiančių darbų tvarkymas suvalgo jūsų laiką ir energiją. Norint išspręsti šią laiko valdymo problemą, internete galima rasti daugybę naudingų įrankių. Tačiau „Google“ kalendorius yra vienas iš populiariausių įrankių, skirtų optimizuoti laiką ir pašalinti laiko švaistymą.

Taigi šis straipsnis supažindins su keliomis šauniomis funkcijomis, gudrybėmis ir plėtiniais, kuriuos galite naudoti norėdami maksimaliai išnaudoti nuotolinį darbo laiką naudodami „Google“ kalendorių.

„Google“ kalendoriaus naujos funkcijos

„Google“ nuolat atnaujina „Google Workspace“ (anksčiau „G Suite“) ir prideda naujų funkcijų prie savo programų, įskaitant Kalendorių. Aptarkime kai kurias iš šių savybių ir jų pranašumus.

1. Suplanuokite kalendoriaus įvykius iš pokalbių

Susirašinėdami su kolegomis ar klientais „Google“ pokalbiuose, galite tiesiogiai suplanuoti „Google“ kalendoriaus įvykius neišeidami iš pokalbio. Ši patogi funkcija sutaupo daug laiko ir vargo keičiant skirtukus.

Ji prieinama visiems „Google“ naudotojams, neatsižvelgiant į jų darbo srities planą. Pokalbių kūrimo juostoje yra

kalendorius piktogramą. Spustelėjus jį, šoniniame skydelyje (darbalaukyje) bus atidarytas kalendorius su įvykiu. Pagal numatytuosius nustatymus ji pridės visus pokalbio narius kaip dalyvius, bet jūs visada galėsite atlikti pakeitimus.

2. Iš anksto suplanuokite „Google Meet Breakout Rooms“

Ši funkcija leidžia iš anksto nustatyti „Google Meet Breakout“ kambarius per „Google“ kalendorių. Iš anksto suplanavę „Breakout“ kambarius, galite maksimaliai padidinti savo susitikimo laiką ir išvengti rūpesčių kuriant kambarius skambučio metu.

Nustatyti „Meet Breakout“ kambarius galima visiems vartotojams, išskyrus „Workspace Business Starter“, „Education Fundals“ ir „G Suite Basic“ naudotojus. Tai straipsnis apie „Google Meet Breakout Rooms“ planavimą padės jums tai padaryti.

3. Lengvai ir tiksliai pasidalykite savo prieinamumu

Nuotolinis darbas leidžia nustatyti valandas. Tačiau pranešti kolegoms apie nuolat besikeičiančią jūsų galimybę tampa iššūkiu.

Dabar galite pranešti apie savo galimybes kolegoms naudodamiesi dviem naujomis „Google“ kalendoriaus parinktimis: kartodami įrašus ne biure ir padalydami darbo laiką į kelis segmentus per dieną. Įgalindami įrašus ne biure, galite pasirinkti, ar atmesti visus susitikimus, ar tik naujai pridėtus susitikimus.

4. Žr. „Google“ pokalbių pasiūlymus, pagrįstus „Google“ kalendoriaus įvykiais

Kai planuojate susitikimą „Google“ kalendoriuje, pokalbio programos viršuje bus rodomas pokalbio pasiūlymo spartusis klavišas pokalbiai skyrius. Šis spartusis klavišas bus rodomas likus 10 minučių iki renginio ir liks ten 10 minučių po renginio / susitikimo.

Dėl šios funkcijos galite be rūpesčių dalytis failais ir tolesniais dokumentais. Naudojant šią funkciją taip pat tapo lengviau atnaujinti dalyvius apie bet kokius laiko ar dienotvarkės pakeitimus. Šią funkciją gali naudoti visi, išskyrus asmenines paskyras turinčius vartotojus.

5. Peržiūrėkite asmeninį ir verslo kalendorių kartu („Android 11“ ir naujesnės versijos)

Tai buvo bene reikalingiausia „Google“ kalendoriaus funkcija. Užuot persijungę tarp asmeninio ir darbo kalendoriaus, jūs žiūrite abu savo kalendorius kartu.

Jei nebendrinsite asmeninio kalendoriaus su darbo paskyra, administratorius ar jūsų kolegos nematys jūsų asmeninių užsiėmimų. Nors visi „Google“ vartotojai gali naudotis šia funkcija, ji pasiekiama tik įrenginiuose su „Android 11“ ir naujesnėmis versijomis.

Pastaba: Ir administratorius, ir vartotojai turėtų įjungti šią funkciją, kad bet kuris vartotojas galėtų naudotis šia funkcija.

6. Gaukite pranešimą, kai kas nors užsiprenumeruoja jūsų kalendorių

Užsiprenumeravę savo kolegos bendrą kalendorių, galite nuolat atnaujinti jų atliktus kalendoriaus pakeitimus.

Siekdama užtikrinti skaidrumą, „Google“ paskelbė, kad dabar gausite el. Laišką, jei kuris nors jūsų bendradarbis užsiprenumeruos jūsų kalendorių. Ši funkcija prieinama visiems vartotojams.

7. Kelių „Exchange“ taškų palaikymas „Google“ kalendoriuje

Pradėjus naudoti Kalendoriaus sąsaja funkciją, galite sinchronizuoti „Google“ darbo kalendorių su keliais „Microsoft Exchange“ galiniais taškais ir peržiūrėti vienas kito pasiekiamumą. Ši funkcija veikia „Exchange“ vietoje ir „Exchange“ internetiniuose serveriuose.

Visi abiejų pusių vartotojai galės peržiūrėti vienas kito kalendorius, tačiau vis tiek galite paslėpti bet kurį įvykį pažymėdami jį kaip nematomą.

Ši funkcija prieinama visiems „Google“ vartotojams, išskyrus „Workspace Essentials“, „G-Suite Nonprofits“ klientams ir „Enterprise Essentials“.

Susijęs: Įrankiai, skirti sinchronizuoti „Microsoft Outlook“ su „Google“ kalendoriumi

Kitos patogios „Google“ kalendoriaus funkcijos

Be naujų aukščiau aprašytų funkcijų, „Google“ kalendoriuje yra ir kitų funkcijų, galinčių palengvinti nuotolinį darbą, rinkinį. Čia pateikiama daugiau „Google“ kalendoriaus funkcijų, kuriomis turėtumėte pasinaudoti dirbdami namuose.

1. Suplanuokite mastelio keitimo susitikimus tiesiogiai iš „Google“ kalendoriaus

„Zoom Scheduler“ naršyklės plėtinys, kurį sukūrė pats „Zoom“, leidžia iš anksto suplanuoti „Zoom“ susitikimus tiesiogiai iš „Google“ kalendoriaus.

Nustatydami naują įvykį „Google“ kalendoriuje pamatysite parinktį iš anksto nustatyti mastelio keitimo susitikimą, kaip ir „Google Meet“ skambutį. „Zoom“ surinks visą informaciją iš „Calendar Event“ ir suteiks jums susitikimo nuorodą. Tai paprasta savybė, bet tikras laiko taupymas.

Parsisiųsti: Mastelio planuoklis „Chrome“ | „Outlook“ | „Firefox“ (Laisvas)

2. Siųskite sau darbotvarkę

Nesvarbu, ar esate blaškykla, ar itin organizuotas žmogus, norėtumėte gauti rytinį el. Laišką su dienos darbotvarke. Laimei, „Google“ suteikia jums galimybę tai padaryti. Įjungę šią parinktį „Google“ kalendoriuje, dienos grafiką gausite gautuosiuose kiekvieną dieną 5:00 val.

3. Norėdami planuoti susitikimus, naudokite funkciją „Surask laiko“

Kai jūsų komanda dirba nuotoliniu būdu, rasti laiko tarpą susitikimams tampa keblu. Naudodama šią išmanią funkciją, „Google“ patikrins dalyvių kalendorius ir parodys jums galimus lizdus. Taigi galite greitai suorganizuoti susitikimus, nesijaudindami dėl dalyvių galimybės.

4. Padarykite kalendoriaus įvykius iš el. Pašto

Gavote el. Laišką su išsamia įvykio informacija? Pridėkite jį tiesiai prie „Google“ kalendoriaus spustelėdami trijų taškų piktogramą virš el. Pašto ir sutaupykite laiko.

5. Norėdami stebėti kalendoriaus laiką, naudokite „Toggl“

Dirbant nuotoliniu būdu, būtina stebėti, kiek laiko jūs iš tikrųjų praleidote lankydamiesi susitikimuose ar susitikimuose, ypač jei jums mokama už valandą. Tokiu atveju galite naudoti „Toggl“, kad galėtumėte stebėti bendrą laiką, praleistą „Google“ kalendoriaus įvykiuose.

Parsisiųsti: Perjungti už „Chrome“ | „Firefox“ (Nemokama, galima prenumerata)

Naudokite šias funkcijas, kad dirbtumėte protingai

Nesvarbu, ar dirbate nuotoliniu būdu, ar namuose, „Goggle“ kalendorius yra puiki priemonė bendradarbiaujant su komanda. Šios naujos funkcijos dar labiau palengvino nuotolinį darbą, leidžiantį išlaikyti užduotį ir sekti.

Nors visi aukščiau paminėti gudrybės ir plėtiniai gali padidinti jūsų produktyvumą, negalėsite maksimaliai išnaudoti savo laiko, kol neišmoksite naudoti „Google“ kalendoriaus sparčiųjų klavišų.

„Google“ kalendorius: kiekvienas reikalingas spartusis klavišas

Tvarkykite savo „Google“ kalendorių kaip profesionalas naudodamiesi šiuo nemokamu atsisiųstu PDF rinkiniu.

Skaitykite toliau

Apie autorių