Kaip paruošti darbų sąrašus naudojant „Eisenhower“ matricą

Galite padidinti savo produktyvumą tinkamai suplanuodami užduotis ir sumažindami trukdžius. Bet kaip pirmenybę teikti užduotims? Įtraukę viską į savo darbų sąrašą, pirmiausia užtikrinsite svarbiausias užduotis, o paskui - antrines.

Kai turėsite visų savo užduočių sąrašą, skirkite šiek tiek laiko organizuodami ir nustatydami prioritetus, kad įsitikintumėte, jog tinkamu laiku atliekate teisingus veiksmus. Šiame straipsnyje sužinosite, kaip nustatyti savo užduočių prioritetus, atsižvelgiant į jų reikalaujamą dėmesį ir kaip galite naudoti „Eisenhower“ principą, kad tinkamai jas atliktumėte.

Skirtingi dėmesio tipai

Prieš nustatydami prioritetą savo užduotims, supraskime skirtingus kiekvienos užduoties dėmesį.

1. Aktyvus dėmesys: Būtent toks dėmesys turi būti sutelktas ir palaikomas sunkiausioms ar sudėtingiausioms užduotims atlikti. Darbo rašymas, projekto pasiūlymų el. Laiškų siuntimas, akademinės problemos sprendimas, „YouTube“ vaizdo įrašo kūrimas yra užduotys, kurioms reikia skirti didžiausią dėmesį. Norėdami atlikti šias užduotis, turite aktyviai atkreipti dėmesį.

2. Aktyvus dėmesys: Aktyvus dėmesys reiškia kruopštų dėmesį, reikalingą atliekant kasdienes pakartotines, vidutinio lygio užduotis. Daugumai mažesnių kasdienių veiklų, pvz., Susitikimų planavimui „Google“ kalendoriuje, laukiančių el. Laiškų siuntimui, svarbių dokumentų siuntimui kolegoms, reikia aktyvaus dėmesio. Nors jūs kažko proaktyviai nesukuriate, vis tiek reikia šiek tiek dėmesio, kad viską atliktumėte.

3. Neaktyvus dėmesys: Norint atlikti palyginti nesudėtingas užduotis, kurias galite automatizuoti, reikia skirti minimalų dėmesį. Pašalinkite šlamštą nuo savo pašto, atšaukite el. Laiškų juodraščius, išsiųskite renginio kvietimus į savo kolegos sąrašą. Šiai veiklai atlikti reikia tik vieno paspaudimo. Norint atlikti tokią užduotį, jums nereikia tinkamo aktyvaus dėmesio.

Prioritetų nustatymas pagal dėmesio lygį

Prioritetų nustatymas pagal jų reikalaujamą dėmesio lygį yra puikus būdas išvardyti savo kasdienę veiklą.

Visos užduotys, kurioms reikia aktyvaus dėmesio, jums tikrai yra labai svarbios. Verta skirti daugiau laiko šioms užduotims atlikti, todėl jūs turėtumėte pradėti savo dieną. Be to, pabandykite šiai veiklai skirti labiausiai susikaupusią ir šviežią dienos valandą. Paėmęs kavos puodelį ir užmetęs ausines, gali būti aktyvus.

Neaktyvaus dėmesio reikalaujančios užduotys yra tarp aktyvios ir neaktyvios veiklos. Šias valandas galite skirti dienos metu, kai nesate nei aktyvus, nei neaktyvus. Jei teks paskambinti draugui, rytas gali būti netinkamas laikas tai padaryti. Taigi, nešvaistykite savo aktyvių valandų tokiai veiklai.

Galite suplanuoti užduotis, kurioms reikia tik neaktyvaus dėmesio, toms dienos valandoms, kai pateksite į tinginio zoną. Tai tinkamiausias laikas greitai juos pašalinti iš savo darbų sąrašų. Tokiu būdu jūs praleisite savo tingias valandas, atlikdami ką nors produktyvaus, nes diena progresuoja.

Įgyvendinkime minėtas sąvokas nustatykite prioritetus savo darbų sąrašams. Norėdami tai padaryti, peržiūrėkite 6 užduočių, kurias turite atlikti per dieną, sąrašą.

Aukščiau pateiktas užduočių sąrašas, scenarijaus rašymas ir „YouTube“ vaizdo įrašo filmavimas reikalauja daugiausia jūsų dėmesio. Taigi, spustelėkite abi šias užduotis ir nustatykite vieną prioritetą.

1. Spustelėkite trys taškai prieš kiekvieną užduotį.

2. Nustatyti prioritetas prie raudonos vėliavos.

Pamatysite, kad visos užduotys, kurių prioritetas yra vienas, bus aukščiau visų kitų užduočių.

Susitikdami su viršininku ir skambindami draugui neprivalote būti iniciatyvūs. Tačiau negalima daryti ir tinginiaujant, ir vangiai. Taigi, nustatykite šias užduotis kaip antrą prioritetą pasirinkdami oranžinę vėliavą iš prioriteto nustatymų.

El. Pašto kvietimų siuntimas kolegoms ir duomenų perkėlimas į „MS-Excel“ yra dvi užduotys, kurioms reikia jūsų neaktyvaus dėmesio. Taigi, nustatykite juos į savo prioritetinį medį, pasirinkdami mėlyną vėliavą iš prioriteto nustatymų.

Tokiu būdu galite nustatyti prioritetą užduotims savo darbų sąraše, nuspręsdami, kas bus aktyvus, neaktyvus ir aktyvus. Tik skiriant tinkamą dėmesį, kuris tinka kiekvienai užduočiai, reikia pasiekti efektyvumo tikslus.

Nustačius prioritetą savo kasdienėms užduotims ir suprantant kiekvieno reikalingą dėmesį, atėjo laikas jas įtraukti į tikrąją darbo dieną. „Eisenhower“ metodas yra gerai žinomas metodas, mokantis, kaip elgtis atliekant įvairias įprastas užduotis.

Susijęs: Geriausios „To-Do“ programos, skirtos sutelkti dėmesį į užduotis

Užduočių įtraukimas į dienos tvarkaraštį naudojant „Eisenhower Matrix“

Pasak Eisenhowerio, visas užduotis galite suskirstyti į keturias skirtingas kategorijas, atsižvelgdami į tai, kiek jos yra svarbios ir skubios. Tada jūs tai padarote akimirksniu, perduodate, atidėliojate arba visiškai išmetate.

Trumpai aptarkime kiekvieną iš šių kategorijų:

1. Daryk: Tai reiškia užduoties, kurios negalite išvengti, atlikimą. Žinodamas jo svarbą ir jautrumą laikui, tuoj pat jį užbaigi.
2. Deleguoti: Jūs perduodate užduotį kažkam kitam, o jie ja rūpinasi.
3. Atidėkite: Vis dėlto norite tai padaryti patys vėliau. Tai užduotys, kurias galite atidėti ir atitinkamai suplanuoti.
4. Išmeskite: Tai reiškia užduočių, kurios nevertos jūsų laiko, išmetimą, ir šios užduotys yra ne kas kita, kaip blaškymasis.

Štai kaip „Eisenhower“ metodas taikomas užduotims, atliekamoms tikrovėje.

„YouTube“ vaizdo įrašo filmavimas yra pirmoji užduotis, todėl turėtumėte tai padaryti daryk pirmiausia, nes tai yra jūsų prioritetas. Kitas jūsų prioritetas yra scenarijaus rašymas deleguoti savo rašytojui. Panašiai galite perduoti duomenų perkėlimo į „Excel“ užduotį.

Susitikti su viršininku ir paskambinti draugams gali būti atidėta, taigi atidėti šias dvi užduotis. Galiausiai, jei jums trūksta laiko, galite išpilti siunčiant kvietimus el. paštu ir atlikite juos vėliau.

Tai paprasčiausias ir efektyviausias būdas tinkamai valdyti savo darbo rutiną. Kitu atveju gali būti labai užsiėmęs neefektyviai atlikdamas užduotis netinkamu laiku, išskyrus produktyvumą.

Susijęs: „Todoist Shortcuts Cheat Sheet“, skirtas užduočių valdymui

Gaukite daugiau naudos iš savo darbų sąrašų

Nesvarbu, ar esate ryto žmogus, ar naktinė pelėda, filtruokite efektyviausias valandas ir paskirkite jas užduotims, kurioms reikia aktyvaus dėmesio. Jūsų prioritetas turėtų būti neleisti neaktyvioms ir aktyvioms užduotims atitraukti dėmesį nuo iniciatyvių užduočių.

Pradėkite naudoti produktyvumo programas, kurios padeda geriau veikti esant spaudimo sąlygoms, ir išlikite drausmingi.

Kaip atlikti slėgį: 8 produktyvumo programos, kurios padeda

Laikas ir spaudimas gali padaryti jus produktyvesnius. Pridėkite šias naudingas našumo programas prie savo darbo eigos, kad gautumėte teigiamų rezultatų!

Skaitykite toliau

Apie autorių