Kaip efektyviai valdyti laiką, naudokite 4 Covey kvadrantų matricą

Tarp viso jūsų turimo vertingo turto laikas yra pats brangiausias. Šiuolaikiniame sparčiai besikeičiančiame pasaulyje laiko trūkumas yra didžiausia problema, kurią turi žmonės. Tiek laiko praleidus dirbant, nėra laiko asmeniniams užsiėmimams.

Įprasta jaustis prislėgta atsakomybės ir veiklos. Kuo daugiau dirbi, tuo toliau jautiesi. Užuot nusprendę, ką norite veikti, jūs reaguojate į tai, kas vyksta aplink jus.

Straipsnyje paaiškinta, kaip galite naudoti „Covey“ keturių kvadrantų strategiją, kad sutelktumėte dėmesį į svarbiausias užduotis ir dirbtumėte našiau.

4 Covey kvadrantai

„4 Quadrants“ laiko valdymo strategiją sukūrė Stevenas Covey. Jis yra garsiosios knygos „Septyni labai efektyvių žmonių įpročiai“ autorius. Covey matrica padeda prioritetizuoti užduotis, atsižvelgiant į optimaliam efektyvumui skirtą laiką.

Pagrindinė šios strategijos idėja yra suskirstyti savo veiklą į keturis kvadratus, atsižvelgiant į jų svarbą ir skubumą. Aptarkime abu šiuos terminus prieš pereinant prie pačios strategijos.

1. Svarbu: Tai yra užduotys ar tikslai, kurie greičiausiai paveiks jūsų ilgalaikę sėkmę.

2. Skubus: Skubios užduotys yra tos, kurios reikalauja neatidėliotinų veiksmų. Jūs negalite jų atidėlioti.

Keturi laiko valdymo matricos kvadrantai

Tai yra keturi laiko valdymo matricos kvadrantai:

1. Q1: Skubu ir svarbu.

2. Q2: Ne skubu, bet svarbu.

3. Q3: Skubu, bet nesvarbu.

4. Q4: Neskubu ir nesvarbu.

Pirmenybę teikdami užduotims keturiuose kvadrantuose, galite atskirti užduotis, kurios galų gale iš tikrųjų skiriasi. Toliau pateikiama trumpa apžvalga apie kiekvieną kvadrantą.

1 klausimas: skubu ir svarbu:

Covey laiko valdymo matricoje šis kvadratas yra viršuje kairėje. Problemos ir krizės, kurioms reikia skubaus dėmesio, priklauso pirmajam kvadrantui. Jų nepaisymas ilgainiui gali būti problemiškas.

Paruošti pristatymą svarbiam susitikimui, kuris prasidės netrukus, yra užduotis, kuri patenka į pirmąjį kvadrantą. Tai skubu, nes neturite tam daug laiko ir tai yra svarbu, nes turite jį paruošti prieš prasidedant susitikimui.

Skubios ir svarbios užduotys, susijusios su terminais, mokyklos užduotimis, kasdienių el. Laiškų siuntimu ir panašia tiesioginį poveikį turinčia veikla.

2 klausimas: ne skubus, bet svarbus:

Covey laiko valdymo matricoje šis kvadratas yra viršuje dešinėje. Šiame kvadrate rasite užduočių, tiesiogiai susijusių su jūsų ilgalaikiais tikslais. Tai reikalauja jūsų kruopštaus dėmesio; tačiau tai nėra skubu, nes nėra riboto laiko atlikti šią užduotį.

Jei turite ilgalaikį tikslą įtvirtinti savo reputaciją biure ar klasėje, tai gali būti ne taip skubu; tačiau tai vis dar svarbu. Į šį kvadrantą patenka santykių plėtra, ilgalaikis planavimas, asmeninis tobulėjimas, sveikatos gerinimas ir susijusi veikla.

3 klausimas: skubu, bet nesvarbu:

Šis kvadratas yra apatiniame kairiajame Covey laiko valdymo matricos kampe. Visa ši veikla jums gali atrodyti neatidėliotina, tačiau galite jas pašalinti iš darbo eigos, nes ji jums yra labai svarbi.

Tarkime, kad dirbate svarbų projektą ir jums paskambina kolega, prašantis prisijungti prie susitikimo. Jei susitikimas neplanuojamas be darbotvarkės, galite jį praleisti. Kadangi apskritai tai neturės jokios teigiamos įtakos jūsų gyvenimui.

Kitaip tariant, visa laiką sugaišta veikla patenka į šį kvadrantą. Nesvarbu, ar tai nesvarbūs skambučiai, ar el. Laiškų siuntimas, kurie neprideda jokios vertės.

4 klausimas: neskubu ir nesvarbu:

Covey laiko valdymo matricoje šis kvadratas yra apačioje dešinėje. Į šį kvadrantą patenka visos veiklos, kurios užima laiko, nesukurdamos jokios vertės. Galite sutaupyti brangaus laiko išvengdami šių darbų ir išleisdami juos vertingesnėms veikloms.

Užduotys, kurias atliekate vien dėl pramogos, pvz., Televizoriaus žiūrėjimas, valandų naršymas internete, apkalbos apie žmones, jums nėra nei skubios, nei svarbios.

Susijęs: Būdai, kaip sekti savo laiko valdymo tikslus

„Covey“ laiko valdymo matricos stebėjimo pranašumai:

1. Produktyvumo didinimas: Laikydamiesi laiko valdymo matricos, pasikeičia užduočių atlikimo būdas, padedant geriau jas nustatyti pagal prioritetus. Jei sumažinsite laiką, kurį praleidžiate užduotims atlikti, galite žymiai padidinti savo produktyvumą.

2. Darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra: Gerai planuodami galite efektyviai atsikratyti įtemptos rutinos. Tokiu būdu galite praleisti daugiau laiko su savo draugais ir šeima.

3. Vytis tikslus: Nukreipdami dėmesį svarbioms užduotims, galite pagreitinti tikslų siekimo procesą.

4. Vengia gėdos: Pripažinę skubias užduotis, galite jas atskirti nuo ne tokių skubių, kad geriau laikytumėtės terminų. Tokiu būdu galite išvengti nepatogumų ir išsaugoti savo reputaciją.

Užduočių įdėjimo į dešinįjį kvadrantą svarba:

Net supratus šią strategiją, vis tiek būtina užduotis priskirti teisingiems kvadrantams. Geriausia būtų, jei nustatytumėte užduoties svarbą ir skubumą prieš ją pritaikydami bet kuriame kvadrate. Įsitikinkite, kad praleidote pakankamai laiko savo užduočių išdėstymui skirtingais kvadrantais, kad palengvintumėte jų sklandų vykdymą.

Susijęs: Produktyvumo patarimai, kurie duoda didžiulius rezultatus

Geras laiko valdymo matricos supratimas yra būtina sąlyga norint tinkamai ją įgyvendinti. Įdėkite šią strategiją į savo kasdienę užduotį, kad sužinotumėte, ar ji turi kokių nors pokyčių. Valdydami laiką ir atsidūrę tinkamoje vietoje, galite žymiai padidinti savo produktyvumą.

Būkite labiau organizuotas naudodamasis Covey laiko valdymo strategija

Covey keturių kvadrantų matrica yra vienas iš svarbiausių ir žinomiausių modelių laiko valdymo pasaulyje. Teisingai laikantis šios strategijos, galėsite būti produktyvesni ir išlikti aktyvesni.

Puiki organizacija ir tinkamas užduočių prioritetų nustatymas leidžia jums pasiekti daugiau per trumpesnį laiką. Taip pat galite nustatyti, kurioms užduotims reikia skirti daugiau dėmesio, ir jas atitinkamai paskirstyti.

Tačiau laiką galite pakeisti iš mažesnės vertės veiklos į didesnės vertės, net jei tas laikas yra nepakeičiamas. Jei vis dar stengiatės organizuoti savo dieną, galite ieškoti kitų laiko valdymo strategijų, pavyzdžiui, 80/20 taisyklės, kad taptumėte labiau organizuotu asmeniu.

Norėdami nustatyti savo užduočių prioritetus, naudokite 80/20 laiko valdymo taisyklę

Kaip maksimaliai padidinti savo laiką? Jei jau teikiate prioritetą, deleguojate ir vis dar stengiatės viską padaryti, turėtumėte išbandyti 80/20 taisyklę, dar vadinamą „Pareto principu“.

Skaitykite toliau

Apie autorių