Kaip sukurti profesionaliai atrodančias „Excel“ skaičiuokles

„Microsoft Excel“ yra puiki bendros paskirties skaičiuoklių programa. Atsižvelgiant į tai, kaip lengva jį naudoti, kuriant sudėtingesnes skaičiuokles, tikrai pasitaikys klaidų.

Kai kurios dažniausiai pasitaikančios klaidos yra sudėtingi santykiai, paslėpta informacija, nesuprantami skaičiavimai ar tiesiog klaidos. Norėdami sukurti ir išlaikyti nuolat gerus „Microsoft Excel“ failus, visada turėtumėte nepamiršti kelių dalykų.

Kaip paruošti gerą skaičiuoklę?

Pirmiausia, prieš pradėdami kurti skaičiuoklę, turite pasirinkti organizacijos standartą. Jei dirbate profesionalioje aplinkoje, šis organizacinis standartas nustatys etapą visiems vartotojams, kurie naudos / dirbs jūsų skaičiuoklėje.

Bendras standartas pagerina jūsų bendravimą su komanda ir sutaupys kūrimo laiko.

Be to, svarbu sukurti skaičiuoklę atsižvelgiant į ateitį. Turite būti pasirengę, nes tikrai susidursite su atvejais, apie kuriuos nežinojote, kai pradėjote kurti skaičiuoklę.

Turėdami omenyje būsimus pokyčius, galite padaryti savo darbalapį patvaresnį. Tai savo ruožtu reiškia, kad sugaištate mažiau laiko, kai turite sukurti pakaitinį darbalapį.

Susijęs: Kaip dirbti su „Microsoft Excel“ darbalapių skirtukais

Pasinaudokite keliais darbalapiais

Galbūt nustebsite sužinoję, kiek profesionalų daro šią klaidą! „Microsoft Excel“ siūlo kelis darbalapius, todėl svarbu išmokti juos naudoti. Pirmiausia turėtumėte įdėti skirtingų tipų duomenis į skirtingus darbalapius.

Pavyzdžiui, pagrindinei informacijai galite naudoti pirmas porą darbalapių; skaičiavimams gali būti naudojami šie darbalapiai, o paskutinis lapas dažnai naudojamas rezultatams ir grafikams.

Žinoma, tai taip pat skiriasi priklausomai nuo jūsų atliekamo darbo tipo ir to, kas jums patogiausia. Atminkite, kad turint kelias lenteles darbalapyje, gali kilti daug problemų, kai bandysite jas sutvarkyti, įterpti ar formatuoti langelius.

Dirbdami su komanda, turėdami kelis darbalapius, skirtus skirtingoms darbo dalims, visiems bus lengviau suprasti, kas vyksta.

Informacijos srauto organizavimas

Informacija turėtų tekėti iš viršaus kairės į apačią dešinėje, o jūs turėtumėte sutvarkyti savo darbalapius, kad laikytumėtės šios struktūros. Jūsų laiko juosta turėtų būti nuosekli visuose darbalapiuose, nes taip visiems bus lengviau suprasti, kaip veikia skaičiuoklė.

Kai tvarkote informacijos srautą, venkite kryžminių modelių, nes jie linkę atitraukti skaitytojų dėmesį. Be to, turėtumėte vengti bet kokių žiedinių nuorodų.

Stulpelių ir eilučių žymėjimas etiketėmis

Nors paprasčiausia skaičiuoklė be jokių etikečių jums (kaip darbalapio kūrėjui) gali būti nesupainiota, kitiems vartotojams tai gali būti gana problematiška.

Štai kodėl svarbu pradėti žymėti stulpelius ir eilutes paprastais pavadinimais. Įsitikinkite, kad to paties tipo duomenims nuolat naudojate tuos pačius pavadinimus.

Ko reikėtų vengti rašant formules?

Jei jūsų „Excel“ skaičiuoklėje yra daug formulių, galite padaryti keletą dalykų, kad jis atrodytų daug profesionaliau. Visų pirma venkite atlikti pakartotinius skaičiavimus ir tik vieną kartą apskaičiuokite formules.

Jei nukopijuosite formulę, padidinsite klaidų tikimybę. Maža to, jei pakeisite vieną formulę, anksčiau padaryta kopija nebus pakeista. Tai gali sukelti daug painių klaidų.

Jei jums reikia vėl naudoti tą pačią formulę, geriau kreiptis į pirmąją instanciją, kurioje turėjote naudoti formulę.

Be to, formulėse visada turėtumėte vengti fiksuotų skaičių. Vietoj to, ką turėtumėte naudoti fiksuotoms reikšmėms, yra atskiros įvesties langeliai ir naudokite nuorodas į šią langelį, kai naudojate ją skaičiuodami.

Papildomi dalykai, kurių turėtumėte vengti darydami skaičiuokles

Vienas iš svarbiausių dalykų, kurio reikia vengti naudojant „Microsoft Excel“, yra galimybė Sujungti langelius. Tai retai yra gera idėja, dažniausiai naudojama tik estetikai tobulinti. Sujungę lentelės langelius turėsite didesnę tikimybę susidurti su nuorodomis ir skaičiavimais.

Viena iš didžiausių rizikų yra ta, kad pateikiate nuorodą į sujungtą langelį. Nurodydami sujungtą langelį, visi langeliai bus jūsų skaičiavimų dalis, o tik vienas iš jų bus teisingas.

Kitas dalykas, kurio turėtumėte vengti, yra informacijos, tokios kaip eilutės, stulpeliai ir net darbalapiai, slėpimas. Tai tik padidins tikimybę, kad kiti vartotojai praleis kažką svarbaus dirbdami su / skaičiuoklėje.

Išsaugokite estetiką iki galo

„Excel“ stiliaus parinktys yra plačios, leidžiančios įvairiais būdais koreguoti langelių vertes pagal savo pageidavimus. Galite pasirinkti skirtingas kraštines, spalvas, temas ir kitas funkcijas.

Nieko blogo, jei norite turėti konkretų skaičiuoklės dizainą, tačiau paprastai tai padarius žiūrovams bus abstrakti informacija.

Jei planuojate kurti skaičiuoklės stilių, pabandykite ją išlaikyti nuoseklų visame dokumente. Nuoseklus ir paprastas formatavimo stilius padės skaitytojams daug lengviau suprasti jūsų skaičiuoklę!

Be to, taip pat svarbu sukurti legendą ir aiškiai išaiškinti savo šaltinius. Galite sužinoti, kaip tinkamai sukurti diagramos legendą programoje „Excel“ iš pareigūno „Microsoft“ Interneto svetainė.

Susijęs: Kaip pridėti „Sparklines“ programoje „Excel“

Sužinokite, kaip padaryti „Excel“ dokumentą profesionalų

Kurti ir prižiūrėti nuolat gerus „Excel“ failus nėra taip sunku, jei žinote pagrindinius patarimus. Nieko blogo, jei norite susikurti „Excel“ dokumento stilių, tačiau stenkitės palikti stilių / estetiką pabaigai.

Pirmiausia turėtumėte sukurti aiškią ir glaustą skaičiuoklę nuo pradžios iki pabaigos. Po to galite pridėti šiek tiek koregavimo prie „Excel“ dokumento, tačiau stenkitės, kad jis būtų paprastas ir nuoseklus visuose darbalapiuose!

Kaip „Excel“ rasti ir pašalinti žiedines nuorodas

Štai ką turite žinoti apie „Microsoft Excel“ žiedines nuorodas ir kaip jas spręsti, kai jos pasirodo.

Skaitykite toliau

Apie autorių