Pirmasis GTD žingsnis - išsikraustyti iš galvos visus „daiktus“. Vienas iš būdų tai padaryti yra viską užrašyti 3x5 kortelėse, o geriausias skaitmeninis 3x5 kortelių atitikmuo yra „Kanban“ technika.
Eikime per GTD žingsnius ir pažiūrėkime, kaip gerai jie susikerta su Kanban.
Surinkite savo mintis
Jei esate panašus į daugumą žmonių, tikriausiai jūsų galvoje blaškosi 100 skirtingų užduočių, projektų, idėjų ir kitų dalykų (kaip tai vadina GTD). Pradėkime sukūrę gautuosius, kad visa tai iškrautumėte.
Mes ketiname naudoti Trello nes tai populiariausias „Kanban“ įrankis ir siūlo didelę nemokamą pakopą. Be to, „Trello“ turi puikius sparčiuosius klavišus ir gerai organizuotą vartotojo sąsają. Tai daro ją viena greičiausių ir paprasčiausių darbui naudojamų programų.
Galvojant apie protus, gyvybiškai svarbu sugebėti išvesti mintis be daugybės papildomų žingsnių. Bet vis tiek galite išbandyti alternatyva „Trello“ Jeigu tau patinka.
Patinka „Trello“ idėja, bet ne pati „Trello“? Šios alternatyvios „Kanban“ programos integruojamos su kalendoriais, el. Paštu, „Slack“ ir kt.
Pradėkite sukurdami naują plokštę ir pavadindami ją „GTD“.
Toliau pridėsime Pašto dėžutę sąrašą, kad iškrautumėte visus mūsų daiktus
Dabar skirkite keletą minučių ir sukurkite kortelę kiekvienai mintims ir idėjai, kurias turite galvoje. Pradėkite spustelėdami Pridėkite kortelę mygtuką. Tada įveskite savo pirmąją užduotį ar idėją, kad ir kokia ji būtų, ir pataikėte Įveskite.
Pakartokite šį procesą, kol nieko daugiau nesugalvosite.
Nustatykite sąrašus, kad jie atitiktų GTD sistemą
Kitas žingsnis - nustatyti, ar kiekvieną mūsų gautųjų elementą galima naudoti. Tai yra, ar galite ką nors padaryti dėl to, ar ne?
Pirmiausia sukurkime du veiksnių elementų sąrašus. Jei dėl ko nors galima imtis veiksmų, turėtumėte nuspręsti, ar tai užtruks mažiau nei dvi minutes, ar ne. Jei taip, turėtumėte kuo greičiau tai spręsti.
Jei ne, turėsite jį dar suskaidyti atlikdami kitą žingsnį. Du sąrašai, kurių jums reikės, yra „Projektai“ ir „Šiandien atlikti darbai“.
Spustelėkite Pridėti kitą sąrašą, tada sukurkite du sąrašus, kaip tai darėte pridėdami korteles į gautuosius.
Jei elemento negalima atlikti, jis gali patekti į keletą skirtingų vietų. Pirmiausia paklauskite „Ar tai svarbu?“ Jei tai nėra kažkas, dėl ko jūs aistringai domitės, galite tai ištrinti ir pamiršti.
Tada paklauskite, ar tai yra dalykas, kurį norėtumėte kada nors apeiti, bet dar ne taip. Gal tai tolima svajonė. Arba tai gali būti kažkas, kas bus įmanoma tik ateityje. Tokioms situacijoms sukurkite sąrašą pavadinimu „Kada nors / Gal“.
Jei elementas yra svarbus, bet yra informacinis, o ne veiksmingas, jis turėtų patekti į sąrašą „Nuoroda“. Kanbanas geriau tinka daiktams, kuriuos galima nagrinėti. Taigi nuorodų sąrašas turėtų būti laikinas informacijos sustojimas, kol ji bus perkelta į geresnę vietą, pvz., A lengva užrašų interneto programa.
Sąrašai, kuriuos reikia pridėti, jei dirbate su komanda
Nustačius, kad kortelė yra veiksma, vis tiek negalėsite su ja atlikti veiksmų. Taip gali nutikti todėl, kad prieš pradėdami laukiate, kol kas nors baigs ką nors kita. O gal kažkas kitas turėtų dirbti prie šio projekto.
Pirmojo scenarijaus atveju sukurkite sąrašą „Atidėtas“. Galite nustatyti terminą, kad gautumėte priminimą, kada turėtų būti atliekamas blokavimo projektas. Atidarykite kortelę spustelėdami ją ir pasirinkite Terminas norėdami pasiekti kalendorių.
Antruoju atveju sukurkite sąrašą „Deleguota“. Perkėlę kortelę į tą sąrašą, galite prie jos pridėti kitus narius. Vis dėlto kažkas turi pakviesti narius prisijungti prie valdybos.
Atidarykite kortelę ir pasirinkite Nariai. Tada susiraskite narį, su kuriuo norite pasidalinti atsakomybe.
Pirmiausia surūšiuokite, tada pagalvokite apie savo projektus
Dabar atėjo laikas iš tikrųjų pereiti per gautuosius ir nuvilkti elementus į atitinkamus sąrašus. Pradėkite nuo sąrašo viršaus ir eikite žemyn. Apsvarstykite kiekvieno elemento kategorijas, kurias sukūrėte, ir kur ji priklauso.
Surūšiavę visus daiktus, norėsite išanalizuoti savo projektus. Pažvelkite į kiekvieną iš jų ir pagalvokite apie sudėtingumą. Jei tai paprastas projektas, galite prie kortelės pridėti kontrolinį sąrašą. Atidarykite kortelę spustelėdami ją. Tada spustelėkite Kontrolinis sąrašas ir pradėkite pridėti savo daiktus, lygiai taip pat, kaip pridėjote korteles.
Didesniems projektams galite sukurti naują lentą, skirtą tam projektui valdyti. Tada galite perkelti kortelę į naują lentą. Norėdami tai padaryti, užveskite pelės žymeklį virš kortelės, kurią norite perkelti, ir spustelėkite pieštuko piktogramą. Tada spustelėkite Perkeltiir išskleidžiamajame meniu pasirinkite lentą, į kurią norite ją perkelti.
Kitas didelių projektų variantas taip pat apima kontrolinio sąrašo sukūrimą. Tai geras būdas eiti, jei turite idėją, ką norite padaryti su savo projektu, bet nesate pasirengę įdėti daug darbo.
Galite sukurti apytikslį elementų sąrašą kontroliniame sąraše kaip vietos rezervavimo ženklą. Pagalvokite apie tai, kaip jūsų idėjų siuntimo idėjos, tik tai yra potencialūs paprojekčiai. Tada, kai būsite pasirengę, galėsite perkelti savo kortelę į kitą lentą. Kiekvieną savo kontrolinio sąrašo elementą galite paversti nauja kortele.
Laikykitės sistemos darbo
Pradėti naudotis GTD lengva; galite tai padaryti per valandą ar dvi. Bet jūs turite išlaikyti sistemą, kitaip jums nepavyks. Kartą ar du per savaitę prisiregistruokite naudodamiesi „GTD Trello“ lenta. Išmeskite savo naujas mintis į gautuosius ir įvertinkite elementus kiekviename sąraše. Išsiaiškinkite, ar jie vis dar tinkamoje vietoje, ar ne.
Kai baigsite projektus, turite dvi galimybes. Kortelę galite ištrinti, jei apie ją nebereikia žinoti. Arba, jei norite įrašyti savo ankstesnius projektus, galite sukurti sąrašą „Atlikta“ ir perkelti ten užbaigtus projektus.
Ši sistema taip pat gali padėti planuoti savaitę. Galite pridėti kitą sąrašą, pavadintą „Atlikti darbai“. Šis sąrašas skirtas projektams, kuriuos planuojate dirbti artimiausiomis dienomis arba per ateinančią savaitę. Jei patikrinsite „Trello“ lentą sekmadienio vakarą arba pirmadienio rytą, tuomet galėsite suplanuoti savo savaitės darbus.
Padarykite šią sistemą savo. Jums nereikia laikytis GTD iki laiško, jei jis jums netinka. Jauskitės drąsiai ir išbandykite įvairius metodus. Svarbiausia, kad to laikytumėtės! Jei reikia, nustatykite kalendoriaus priminimą, nes sistema veiks tik tuo atveju, jei dirbsite sistemoje.
Štai kaip naudoti japonišką „Kanban“ projektų valdymo techniką, kad optimizuotumėte savo darbo eigą grupėje ar solo.
- Produktyvumas
- Bendradarbiavimo įrankiai
- GTD
- Užduočių valdymas
- Trello
- Produktyvumo patarimai
Lee yra visą laiką dirbantis klajoklis ir daugelio aistrų bei interesų turintis polimatas. Kai kurios iš tų aistrų sukasi apie produktyvumą, asmeninį tobulėjimą ir rašymą.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kuriame rasite techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Dar vienas žingsnis…!
Prašome patvirtinti savo el. Pašto adresą el. Laiške, kurį jums ką tik išsiuntėme.